قم بإعداد مستند ورد الخاص بك للتوزيع الجماهيري

كتب هذا المقال من قبل عسكر، المهوس وراء موقع التكنولوجيا ديموجيك.

إذا كنت تعمل على فريق أو عندما تتعامل مع عملائك، فقد ترغب في التأكد من توزيع مستنداتك بالطريقة الصحيحة بحيث تصل المعلومات الواردة في المستند إلى الجمهور المناسب وتحترم سرية المعلومات.

يحتوي ورد 2007 على ميزة يمكنك من خلالها إعداد مستند ورد بشكل رسمي للتوزيع المناسب لمجموعة من الأشخاص أو حتى لأي فرد لديه عامل مصداقية معين.

إعداد

إطلاق ورد 2007 وإنشاء المستند بالطريقة التي تريدها.

بمجرد أن تكون راضيا عن المستند وتكون جاهزة للتوزيع، توقف مؤقتا للحظة قبل أن تصل إلى تطبيق البريد الإلكتروني واتبع هذه الخطوات البسيطة للحصول على الوثيقة جاهزة للتوزيع.ضع في اعتبارك أن هذه الخطوات معزولة وما يعنيه ذلك يمكنك اختياره واختيار الخطوات التي تريد اتباعها.

انقر فوق الزر أوفيس ثم انقر فوق الخيار " إعداد ".هناك 7 خيارات مختلفة يجب أن تكون قادرا على رؤية.سأشرح كل من هذه الخيارات حتى تتمكن من اختيار واختيار مجموعة مناسبة من الخيارات لمتطلبات التوزيع الخاصة بك.

خصائص المستند

الأول في القائمة هو الخيار " بروبيرتيز ' الذي يمكنك من خلاله إدخال معلومات البيانات الوصفية عن الوثيقة.

يمكنك إدخال اسم مؤلف الوثيقة، العنوان، الموضوع، الكلمات الرئيسية، الفئة، الحالة والتعليقات.

يمكن مشاهدة بعض هذه من خلال ملف & غ؛ & غ؛ خصائص الحوار .

ضع في اعتبارك أنه بمجرد الانتهاء من الوثيقة لن تتمكن من رؤية هذه الخصائص ولكن حتى ذلك الحين يمكنك إقران الخصائص مع المستند الخاص بك للآخرين للحصول على فكرة عن المستند قبل فتحه.

فحص المستند

الخيار الثاني في القائمة هو الخيار " إنسبكت دوكومنت ".كجزء من الإعداد لتوزيع المستند الخاص بك يمكنك فحص وثيقة للتعليقات، والمراجعات، وعلامات المراجعة، والحاشية التوضيح.يمكنك فحص البيانات الوصفية المخفية أو أي معلومات شخصية تم حفظها باستخدام المستند.يمكنك فحص أي بيانات شمل مخصصة تم تخزينها مع المستند.يمكنك أيضا فحص أي معلومات عن الرؤوس والتذييلات وأي علامات مائية.وأخيرا، يمكنك أيضا فحص أي نصوص مخفية في الوثيقة.

اختر خيارات الفحص التي تريد التأكد منها قبل توزيع المستند وعند الضغط على الزر " إنسبكت " سيقوم ورد بفحص المستند وسوف يخطرك بأي عناصر يجدها عند فحصه.

سيتم وضع علامة تعجب على العناصر التي تحتاج إلى اهتمامك ويمكنك اختيار إعادة فحصها إذا أردت.

تشفير المستند

الثالث في القائمة هو الخيار " إنكريبت دوكومنت ".اختر هذا الخيار إذا كنت تريد أن يتم عرض المستند فقط من قبل أشخاص معينين تثق بهم.انها تسمح لك لتشفير وثيقة مع كلمة مرور من اختيارك والمستخدمين لإدخال كلمة المرور هذه لعرض الوثيقة.

اختر كلمة سرية يمكنك توزيعها على المجموعة.نصيحتي هي عدم اختيار كلمة المرور التي تستخدمها شخصيا ولكن بدلا من كلمة المرور التي لا يمكن لأحد استخدامها لتتبع مرة أخرى إلى حساباتك على الانترنت أو أي حسابات حساسة التي تستخدمها شخصيا.

قم بتأكيد كلمة المرور مرة أخرى.كلمات المرور حساسة لحالة الأحرف وتأكد من الحفاظ على / تذكر كلمة المرور كما لا توجد وسيلة لاستعادة كلمة المرور إذا كنت قد نسيت وليس هناك طريقة لفتح الملف إذا كنت قد نسيت كلمة المرور.

بمجرد تشفير يجب أن تكون قادرا على رؤية أن خيار القائمة لديه لون الخلفية قليلا للإشارة إلى أن هذا المستند هو مشفر.

عندما يحاول الأشخاص الموجودون في مجموعة التوزيع فتح مستند مشفر سيطلب منهم إدخال كلمة مرور.

بدون كلمة مرور لن يتمكنوا من فتح المستند على الإطلاق.

تقييد إذن

رابعا على القائمة هو الخيار " تقييد إذن ".يمكنك استخدام الخيار "تقييد الإذن" لتقييد ما يمكن للأشخاص القيام به مع المستند.إذا كانت الوثيقة حساسة، يمكنك استخدام "تقييد الأذونات" لتقييدها من تحرير المستند ونسخه وطباعته.

يستخدم إذن تقييد عميل إدارة حقوق ويندوز لتنفيذ القيود.

قد تتم مطالبتك بتثبيت أداة إدارة حقوق ويندوز .لا تقلق، والمضي قدما وتثبيته، فمن مصدر موثوق به.وبمجرد تركيب يجب أن تكون قادرا على تكوين ما يمكن للناس القيام به مع الوثيقة.

إضافة التوقيع الرقمي

خامسا في القائمة هو الخيار " إضافة التوقيع الرقمي ".التوقيعات الرقمية تضمن سلامة الوثيقة.فكر في التوقيعات الرقمية كتوقيع ورق ولكن تم إجراؤها إلكترونيا للراحة.عندما يكون المستند لديه توقيع رقمي فإنه يدل على سلامة وثقة الوثيقة.سيأتي هذا في متناول اليدين إذا كنت تقوم بتوزيع المستند على مجموعة كبيرة جدا من الجمهور.

انقر فوق الخيار " إضافة التوقيع الرقمي " وسوف يطالبك ورد مربع الحوار أعلاه للبحث عن مزودي التوقيع الرقمي على سوق المكتب.

في سوق أوفيس أونلين على الإنترنت، يجب أن تتمكن من العثور على موفر التوقيع الرقمي الذي يمكنك استخدامه لتوقيع المستند.

تشغيل مدقق التوافق

دعونا تخطي الخيار الأخير " مدقق توافق التشغيل " أولا.إذا كنت قد استخدمت أية ميزات خاصة ب ورد 2007، وإذا كنت تشك في أن جمهورك قد يستخدم إصدارات قديمة من ورد، فقد تحتاج إلى تشغيل "مدقق التوافق" للتأكد من إمكانية قراءة المستند من قبل الجمهور بأكمله.

سيقوم ورد 2007 بتشغيل مجموعة من عمليات التحقق من التوافق المعرفة مسبقا، وإذا وجد أي مشكلات توافق سيتم إدراجها في مربع الحوار أعلاه، إن لم يكن من الجيد الانتقال إلى الخطوة النهائية قبل توزيع المستند.

وضع علامة باسم

النهائي يجب أن تكون هذه الخطوة الأخيرة التي تريد اتباعها قبل توزيع المستند إلى المجموعة.كما يشير الاسم إلى أن هذا الإجراء سيتم وضع علامة على المستند كل مجموعة للتوزيع.

نظرا لأن هذا يؤدي إلى تغييرات مهمة في المستند، ستتم مطالبتك بالتأكد من رغبتك في وضع علامة على المستند على أنه نهائي.

بمجرد وضع علامة على الوثيقة على أنها نهائي لا يمكن تحرير الوثيقة وسيتم تنظيفها من أي قراءات دليل والتعليقات الخ

الوثائق النهائية الحصول على رمز جديد على شريط الحالة التي تبدو أكثر مثل المطاط على الورق.

الحصول على وثيقة تم إعدادها للتوزيع يمكن أن يساعدك على تجنب بعض الأخطاء الواضحة التي تقوم بها عند توزيع مستند إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص.لم يكن لديك لمتابعة جميع الخطوات.بدلا من ذلك يمكنك اختيار واختيار أي واحد تريد / تفضل.ورد 2007 مرنة بما فيه الكفاية للقيام بما تطلب منه القيام به عند إعداد وثيقة للتوزيع.

آمل أن تجد هذا مفيد وآمل أن تستفيد من قدرة ورد 2007 في وضع اللمسات الأخيرة على مستند قبل التوزيع بشكل صحيح.إذا كان لديك أي أسئلة أو تعليقات واسمحوا لي أن أعرف في التعليقات.