17Aug
"مكتب رقية" وعدنا لا يبدو أن يصل لكثير من الناس.غير أن الواقع هو أن مكتبا بلا أوراق هنا اليوم إذا كنت ترغب في الاستفادة منه.
إذا كنت لا تزال الشخص الذي يطبع رسائل البريد الإلكتروني، وصفحات الويب، وغيرها من الوثائق، يمكنك التوقف الآن.هناك طرق أفضل لتتبع المعلومات الخاصة بك والوصول إليها بسرعة أكبر - لا يمكنك البحث عن الكلمات على قطعة المادية من الورق، بعد كل شيء.
القضية ضد الطباعة
الطباعة مكلفة وغير مريحة، تتطلب خراطيش الحبر مكلفة في كثير من الأحيان، ورقة الطابعة، والطابعات الجديدة عندما تفشل هذه الطابعة النافثة للحبر رخيصة لا محالة.كل تلك الورقة تصبح فوضى التي يجب تنظيمها بشكل صحيح، أو أنك لن تكون قادرة على العثور على ما كنت تبحث عنه.لا يمكنك الوصول إليه عندما كنت بعيدا عن مكتبك، لا يمكنك البحث عبر ذلك، وكان لديك نسخة واحدة فقط حتى كنت في ورطة إذا كان أي شيء يحدث من أي وقت مضى لذلك.
كان الطباعة ضرورية عندما كانت أجهزة الكمبيوتر الطوب الثقيلة التي تجلس على مكاتب.نحن الآن تتجول مع أجهزة الكمبيوتر في جيوبنا، وأقراص التي يمكن أن تقارب حجم قطعة من الورق، والخدمات السحابية التي يمكن نسخ احتياطي ومزامنة جميع المستندات الخاصة بك عبر جميع الأجهزة الخاصة بك.يمكنك البحث عن الوثائق التي قمت بحفظها من خلال الكلمات التي تحتوي عليها بحيث لم يكن لديك لإعداد وإتقان نظام إيداع معقدة.
كيفية الطباعة
نحن المهوسون قد توقفت الطباعة منذ فترة طويلة، ولكن هناك الكثير من الناس هناك الذين لا يزالون طباعة رسائل البريد الإلكتروني وصفحات الويب بانتظام.سنحاول تقديم بعض النصائح لإرشادك بعيدا عن الطابعة وإلى طريقة جديدة لحفظ وتنظيم المعلومات التي تكون منطقية.
- إنشاء مجلس الوزراء ملف رقمي : أولا، سوف تريد أن تقرر أين عليك حفظ الأشياء بدلا من طباعتها.فإنه يساعد على الحصول على موقع واحد ثابت حيث يمكنك حفظ كل شيء.كنا نوصي نوعا من الخدمات السحابية التي تتزامن عبر جميع الأجهزة الخاصة بك حتى تتمكن من الوصول إليها على الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية وكذلك جهاز الكمبيوتر الخاص بك.يستخدم العديد من الأشخاص إيفرنوت كأرشيف لجميع ملاحظاتهم ومستنداتهم، ولكن يمكنك أيضا اختيار الحفظ إلى خدمة تخزين في السحاب مثل دروببوإكس أو غوغل دريف أو ميكروسوفت أوندريف.إذا كنت تفضل التخزين المحلي حقا، يمكنك حفظ الملفات إلى مجلد واحد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك - ولكن تأكد من إجراء نسخ احتياطي.وسيكون هذا أقل ملاءمة كما سيكون لديك لنسخ الملفات يدويا إلى الأجهزة الأخرى الخاصة بك إذا كنت ترغب في عرضها في أماكن أخرى.
- طباعة إلى بدف : يمكن طباعة أي شيء قد ترغب في طباعته - سواء كان إيصالا أو مستندا أو بريدا إلكترونيا أو صفحة ويب - إلى ملف بدف.أولا، سوف تحتاج إلى تثبيت طابعة بدف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ويندوز.ثم يمكنك الذهاب من خلال عملية الطباعة كالمعتاد، واختيار طابعة بدف الظاهري.ستحصل على ملف يمكنك تخزينه في شيء مثل إيفرنوت أو دروببوإكس.
- طباعة رسائل البريد الإلكتروني : يمكن طباعة رسائل البريد الإلكتروني إلى بدف بنفس الطريقة.يمكنك أيضا محاولة تمييزها بنجمة( إذا كنت تستخدم غميل) أو إضافتها إلى مجلد خاص أو تصنيف حيث يمكنك الرجوع إليها لاحقا.يمكنك الوصول إلى هذه الرسائل الإلكترونية لاحقا من أي جهاز لديه برنامج بريد إلكتروني - لا حاجة للطباعة.
- صفحات ويب الطباعة : إذا قمت بطباعة صفحات الويب للإشارة إلى وقت لاحق، يمكنك طباعتها إلى بدف بدلا من ذلك.يمكنك أيضا وضع إشارة عليها لعرضها لاحقا( يمكن مزامنة الإشارات المرجعية عبر جميع أجهزتك).إذا كنت تريد قراءة صفحة الويب لاحقا، استخدم خدمة مثل بوكيت أو إنستابابر لإنشاء قائمة بالأشياء التي تريد قراءتها.خدمات مثل هذه تأخذ صفحة ويب، وتحويله إلى مقالة قابلة للقراءة، النص فقط، وحتى تخزينها حاليا على الأجهزة النقالة حتى تتمكن من قراءة صفحة الويب في وقت لاحق دون الحاجة إلى الطباعة.
- خرائط الطباعة : يجب أن لا يكون لديك لطباعة الخرائط إذا كان لديك هاتف ذكي مع نظام تحديد المواقع.إذا كنت تستخدم خرائط غوغل، فيمكنك تسجيل الدخول إلى تطبيق خرائط غوغل وعرض قائمة بعمليات البحث التي أجريتها على موقع خرائط غوغل على جهاز الكمبيوتر.يمكنك أيضا طباعة الخريطة إلى بدف، بطبيعة الحال.
- وثائق الفاكس : لا تزال بعض الشركات القديمة المتكلسة تتطلب رسائل الفاكس.يمكنك استخدام خدمة مثل هيلوفاكس لإرسال الفاكسات عبر الويب.هيلوفاكس تقدم خمس فاكسات مجانية شهريا - وهذا ينبغي أن يكون أكثر من كافية للمستخدمين المنزليين التي تحتاج فقط في بعض الأحيان إلى الفاكس الأعمال.
- عندما يصر شخص ما على الوثائق المطبوعة : للأسف، لا تزال بعض المنظمات تصر على الوثائق المطبوعة.هناك فقط لا الحصول على جميع أنحاء هذا.إذا لم يأخذوا بدف عن طريق البريد الإلكتروني، قد تضطر إلى الطباعة.
- ما يجب القيام به مع مستندات الورق القديم : من الأسهل البدء في المضي قدما بطريقة ورقية بدلا من اتخاذ قرار بتحويل جميع المستندات الورقية القديمة بشكل منهجي إلى نسخ رقمية - والتي يمكن أن تكون الكثير من العمل.ومع ذلك، يمكنك مسح المستندات القديمة الخاصة بك إلى ملفات بدف مع الماسح الضوئي.
استخدام الملفات الرقمية
لديك مساحة العمل الرقمية الآن عدد من المزايا التي لا تحتوي على الورق:
- النسخ الاحتياطي : يتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من الملفات الخاصة بك إذا كنت قد تخزينها مع خدمة مثل إيفرنوت، دروببوإكس، محرك جوجل، أو سكيدريف.إذا كان منزلك يحترق، فلن تفقد الوثائق الهامة الخاصة بك.
- البحث : يمكنك البحث بسهولة عبر جميع الوثائق الإلكترونية الخاصة بك للعثور على الوثائق التي تحتاج إليها دون غربلة من خلال الجبال من الورق.إيفرنوت، دروبوكس، محرك جوجل، سكيدريف، حتى ويندوز - لديهم جميعا ميزات البحث عن النص الكامل.
- أسيس إيفريوهير : يمكن الوصول إلى أوراقك أينما كنت من جهاز كمبيوتر شخصي أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي.إذا كنت خارجا وتحتاج إلى أن ننظر شيء ما، يمكنك أن تفعل ذلك من الهاتف الذكي الخاص بك بدلا من الذهاب إلى المنزل وحفر من خلال أوراقك.
- لا يوجد فوضى : لا داعي للقلق بشأن التخزين، وتنظيم، وجعل مساحة ل، و ديكلوترينغ المستندات الخاصة بك.
- لا تكاليف الطباعة: إذا كنت لا تحتاج لشراء الحبر مكلفة، والطابعات الرخيصة، وأكوام من ورق الطابعة، عليك توفير المال.
بالطبع، قد تكون بعض الوثائق حساسة جدا ليتم تخزينها عبر الإنترنت.في مثل هذه الحالات، يمكنك دائما استخدام التشفير - إنشاء حاوية مشفرة وتخزينها في خدمة مثل دروببوإكس، محرك جوجل، أو سكيدريف.سيحتاج الأشخاص إلى كلمة المرور قبل أن يتمكنوا من الدخول إلى مستنداتك.
الائتمان الصورة: سارة كولب ويليامز على فليكر، سيلانر على فليكر، جيريميفو على فليكر
