26Aug
Pokud nám řeknete, že e-mail vypadl z módy, požádáme vás, abyste se podívali na naše doručené pošty. Být schopen třídit a organizovat nepořádek zpráv, které přijíždějí denně je docela klíč k udržení zdravého rozumu na pracovišti.
Nejedná se pouze o spam. Spam stále existuje, nepříjemný fakt života, ale existují způsoby, jak s tím vypořádat. Je to nával dalších e-mailů, které dostaneme - aktualizace o softwaru, pozvánky na události, e-mailové seznamy, na které jsme se přihlásili, ale nikdy si nepamatujeme, že se odhlásíte - to vše vyžaduje nějaký způsob, jak uspořádat, třídit a poslat zprávy na jejich správné místo, ať už jde o určenou složku nebo o koš.
Mluvili jsme poměrně trochu o aplikaci Outlook, včetně zásad elektronické pošty, jako je složení a odesílání, způsoby přidávání a přijímání příloh, stejně jako import kontaktů a správa adresářů.Chceme nyní zaměřit pozornost na větší obrázek tím, že se zaměřujeme na správu schránky.
Zvládnutí vaší pošty aplikace Outlook
Aplikace Outlook obsahuje řadu funkcí, které vám pomohou filtrovat poštu na správná místa. Chcete-li začít, pokud klepnete pravým tlačítkem myši na zprávu nebo myš na pásku, zjistíte, že existuje funkce nazvaná Rychlé kroky.
Pokud ji rozbalíme ze stuhy, můžeme tuto funkci vidět v plném rozsahu.
První věc, kterou si pamatujete, je, že rychlé kroky jsou v podstatě pravidla( je zde funkce nazvaná Pravidla, o které budeme brzy diskutovat).Druhá věc, kterou si pamatujete, je, že na rozdíl od pravidel, které pracují za zákulisí bez vašeho vstupu, se Quick Steps spoléhají na vaše vstupy do práce.
První věcí, kterou uděláte, je vybrat Rychlý krok, který chcete vytvořit. Jednoduše řečeno, abychom ilustrovali náš názor.
V tomto Rychlém kroku vybereme zprávu, kterou považujeme za různé, a klikněte na tlačítko Rychlý krok, který přesune zprávu do složky Misc a označí zprávu jako Číst.
Pokud klepnete na tlačítko "Možnosti", můžete vidět, jak je konstruován Quick Step a můžete jej také upravit, například přidávat nebo odstraňovat součásti z něj nebo z něj.
Například na této obrazovce můžete odstranit krok, kde jsou zprávy označeny jako Číst, takže vše je přesunuto do složky Různé, ale jeho stav zůstává nezměněn.
Takhle fungují rychlé kroky, mohli bychom trávit poměrně trochu času, ukazující vám různé způsoby, jak mohou být vytvořeny a implementovány, ale chceme se přesunout na pravidla, abychom ilustrovali rozdíl.
Základní pravidla pravidel
Jak jsme již zmínili, kroky Quick Steps jsou něco, na čem jednáte, zatímco pravidla fungují automaticky v zákulisí podle zadaných kritérií.Po klepnutí na tlačítko "Pravidla" byste měli z rozbalovacího seznamu zvolit "Vytvořit pravidlo. ..".
Primární podmínky pro tvorbu pravidel jsou docela zásadní a možná se nemusíte ani ponořit do žádných pokročilých možností, takže jdeme dál a zkoumáme některé z jejich jednodušších aspektů.
Na následujícím obrázku vidíte, že můžete směrovat poštu od určitých odesílatelů nebo na základě předmětu nebo komu je odeslán. Odtamtud můžete aplikaci Outlook upozornit vizuálně a / nebo se zvukem. Můžete také přesunout zprávu do určité složky, která se na rozdíl od rychlého kroku stane bez vašeho vstupu.
Pokud klepnete na tlačítko "Vytvořit pravidlo", zobrazí se následující dialogové okno průvodce.
V okně Pravidla a upozornění můžete také kliknout na tlačítko "Nové pravidlo".
Tímto způsobem otevřete první okno Průvodce pravidly, které vás provede procesem.
pravidla jsou překvapivě nekomplikovaná, pokud už víte, co chcete, aby pravidlo dělat. Klikněte na "Rozšířené možnosti. .." a uvidíte, co tím myslíme. Nejen že uvidíte možnosti ze základní obrazovky Vytváření pravidel, najdete úplně nový svět s dalšími pravidly, která můžete použít.
Představte si, že použijeme Quick Step, který jsme vytvořili dříve a chcete jej změnit. Chtěli bychom zvolit naše kritéria z výše uvedených voleb a pak kliknout na tlačítko "Další". V tomto případě budeme přesunout poštu, která bude odeslána do našeho účtu How-To Geek.
Na další obrazovce vybereme volbu "přesunout na zadanou složku" a v dolní části klikneme na podtržený odkaz "přesunout ji do zadané složky". Zobrazí se nám možnosti, které nám umožní směrovat poštubez ohledu na složku, kterou si vybereme, což je v tomto případě "Misc."
Po klepnutí na tlačítko "Další" budete dotázáni, zda existují výjimky z tohoto nového pravidla. Pokud tomu tak není, můžete kliknout na tlačítko "Další" a budete pokračovat na poslední obrazovku, kde budete vyzváni k zadání nového pravidla, ať už ho chcete zapnout, spustit jej po dokončení a nakonec, budete jej moci posoudit.
To je ono, klikněte na tlačítko Dokončit a máte dobré jít. Toto pravidlo můžete vidět kliknutím na tlačítko "Pravidla" a potom na možnost "Spravovat pravidla a upozornění" z rozbalovací nabídky.
Můžete se kdykoli vrátit, změnit pravidlo, přidat nové, vytvořit kopie, odstranit a další funkce. Nezapomeňte, že chcete-li dodržet pravidlo, ale nechcete, aby běžel po celou dobu, můžete zrušit zaškrtnutí políčka vedle ní.
Chcete-li se dozvědět více o automatickém přesunu zpráv do určité složky, doporučujeme vám prohlédnout si tento článek.
Vymazání a ignorování e-mailových zpráv
Získáte mnoho e-mailů, které nechcete nebo potřebujete, ať už je to předem od nadmíru bujarého rodiče, nebo rovnou spam, udržet vaše schránky zkrocené a dobře upravené budevelkou výzvu, pokud nevíte, jak používat nástroje, které máte k dispozici.
Jak vidíte viditelně zobrazené na pásu karet, je zde část věnovaná výmazu věcí, nejdůležitější je velké tlačítko "Smazat" a jeho obří X. Můžete také jednoduše vybrat zprávu nebo skupinu zpráv a kliknout na toto tlačítko neboStačí klepnout na klávesu "Smazat".
Pojďme se podívat na tuto sekci Smazat trochu víc a uvidíme, co další to může nabídnout. Za prvé, je tlačítko "Ignorovat".
Co ignoruje? Když vyberete zprávu nebo konverzaci a kliknete na tlačítko Ignorovat, zobrazí se dialogové okno.
Rozdíl mezi tímto a jednoduše odstraněním konverzace spočívá v tom, že ignorování se bude vztahovat na tuto a všechny budoucí zprávy, což znamená, že pokud jste na konferenci a respondenti stále odpovídají na všechny, už je nebudete vidět, což je docela darnužitečný.
Další významnou možností je funkce vyčištění.Klepnutím na tlačítko "Vyčistit" spustíte rozbalovací nabídku s následujícími možnostmi
Jakoukoli volbu zvolíte, uvidíte dialog, který nabízí stejný výsledek, všechny redundantní zprávy budou smazány.
Pokud klepnete na tlačítko "Nastavení", dostanete se k volbám Konverzní vyčištění.Jak můžete vidět, můžete použít funkci vyčištění pro archivaci starých redundantních konverzací do alternativní složky, což je pravděpodobně nejužitečnější volba.Často je lepší jednoduše archivovat věci, než je smazat, jen v případě, že je budete muset později nahlásit.
Zatímco tyto funkce jsou skvělé a vidíme v nich zřejmé zásluhy, nebudou mít velký vliv na tohle bezbožnické dilema: spam.
Spam, spam Spusťte!
Spam nemá stejný druh titulků, jaký kdysi udělal, protože většina moderních filtrů nevyžádané pošty dělá docela dobrou práci při odstraňování všech. Používáte-li službu Gmail nebo jinou službu webmailu, pravděpodobně ji nevidíte hodně, což neznamená, že tam není, zejména pokud uděláte špatnou omluvu, že souhlasíte s tím, aby společnost sdílela vaši adresuse svými marketingovými partnery nebo kliknete na nesprávnou schránku a mylně se zaregistrujete, abyste se dostali do distribučního seznamu.
Otázkou je, že se spam stále děje, ale aplikace Outlook vám dává možnost, abyste ji s nadějí udrželi do značné míry pod kontrolou pomocí nevyžádaných filtrů.Pokud obdržíte zprávu, která je zjevně nevyžádaná nebo nevyžádaná, můžete tuto zprávu vybrat a potom kliknout na tlačítko "Nevyžádaná pošta" pro rozbalovací seznam možností.Pro nežádoucí zprávy zvolíte možnost "Blokovat odesílatele", ale pro všechno ostatní budete chtít upravit možnosti nevyžádané pošty.
Čím je vaše úroveň filtrování přísnější, tím větší pravděpodobnost, že něco, co skutečně chcete nebo potřebujete vidět, může být neúmyslně odfiltrováno. Pokud k tomu dojde, budete muset zacházet s dotčenými e-maily pomocí voleb, které jste viděli na předchozí obrazovce obrazovky.
Je dobré strávit nějaký čas zkoumáním možností nevyžádané pošty. Seznamy whitelistů můžete nastavit od určitých odesílatelů a konkrétních příjemců, přičemž explicitně blokujete odesílatele, kterým víte, že jim nedůvěřujete.
Udržování vašeho schránky nakloněného a zaneprázdněného se věnuje věnování a pozornosti detailům. Abych byl upřímný, několik dobře navržených pravidel může nahradit spoustu práce, ale vždy budou nové výzvy. Nezapomeňte na tyto nástroje - rychlé kroky, pravidla, ignorování a filtry nevyžádané pošty - a budete na vaší cestě zkrotíte svůj e-mail.
Teď se slyšíme od vás.Řekněte nám o vašich oblíbených oblíbených krocích a pravidlech nebo o tom, jak zacházet s nevyžádanou poštou. Naše diskusní fórum je otevřené, a proto nám poskytněte své připomínky a dotazy.