8Sep
Aplikace Outlook není příliš užitečná, pokud nemáte kontakty. Jistě, můžete zadávat e-mailové adresy tak, jak jdete, ale to je časově náročné a náchylné k chybám. Je lepší mít kontakty v aplikaci Outlook, takže můžete rychle vypnout zprávu jen několika kliknutími.
V nedávném článku jsme diskutovali o tom, jak začít používat aplikaci Outlook, a dnes chceme tuto možnost rozšířit o spolupráci s kontakty. Vaše kontakty budou centrem vašeho zážitku v aplikaci Outlook, těmi, s nimiž korespondujete a jak budete používat aplikaci.
Jak můžete očekávat, můžete provést spoustu správy kontaktů s aplikací Outlook a mít adresář nastaven předtím, než začnete používat, má velký smysl.
Vytvoření adresáře
Chcete-li začít spravovat své kontakty, musíte nejprve otevřít režim Lidé, abyste mohli začít pracovat. Existuje poměrně málo způsobů, jak přidat kontakty do adresáře. Na začátku pravděpodobně budete importovat adresář z jiného zdroje, jako je webmail nebo jiný e-mailový program.
Všimněte si, že pro každý e-mailový účet, který máte, budete mít adresář.V této konkrétní situaci máme lokální adresář pro náš lokální datový soubor aplikace Outlook a my máme další, který je spojen s naším e-mailovým účtem.
V každém případě pokryjeme základní informace, takže pokud nemáte adresář, který chcete importovat, můžete začleňovat kontakty ručně.Na následující obrazovce vidíme část nového adresáře, který je nyní zcela prázdný.
Chcete-li začít, stačí kliknout na tlačítko "Nový kontakt" a otevře se nové okno s kontakty. První věc, která vás může vyskočit, je, jak je to zaneprázdněné, ale nemusíte se bát, pokud se podíváte kolem mnoha rysů na pásu, uvidíte, že je to docela standardní kontaktní formulář typu run-of-the-mill.
Pojďme do pronásledování a pak nakonfigurujte kontakt pro How-To Geek vyplněním příslušných hodnot. Můžete také přidat obrázek, který je zbytečný, ale přesto příjemný dotek na neurčitý, nudný adresář.
Po dokončení zadání kontaktu nebo kontaktů budete chtít buď kliknout na tlačítko Uložit &Zavřít "nebo můžete kliknout na tlačítko" Uložit &Nový "pro vytvoření jiného kontaktu. Pojďme to udělat. Můžeme si vybrat mezi vytvořením úplného nového kontaktu nebo nového kontaktu pro stejnou společnost.
V tomto případě si vybereme druhou možnost, abychom ušetřili čas při psaní, po klepnutí na tlačítko "Uložit &Zavřít "a odhalit nové záznamy adresáře.
Není to špatné, máme už dva kontakty, které můžeme poslat e-mailem, ale člověk je časově náročný.Bylo by mnohem jednodušší, kdybychom mohli přesunout kontaktní informace z jiného zdroje do aplikace Outlook.
Pokud používáte webovou službu nebo jinou službu, jsou vaše kontakty s největší pravděpodobností v této oblasti a budou muset být importovány do aplikace Outlook. Chcete-li zadat každý kontakt jeden po druhém, pak to určitě uvítáte, ale doporučujeme importovat hlavní seznam kontaktů, ať už z Thunderbirdu, Gmailu nebo jiné e-mailové služby.
Import a export záznamů o kontaktech
Bez ohledu na to, zda používáte Gmail nebo Yahoo Mail! Nebo máte od roku 1997 e-mailové konto, které jste pečlivě uchovávali a udržovali, kontakty a všechny, budete pravděpodobně potřebovat kontakty do kontaktů aplikace Outlooken masse.
Chcete-li to provést, můžete exportovat kontakty z jiného zdroje a importovat je do aplikace Outlook. Obvykle to lze snadno dosáhnout jednoduchým zpřístupněním nastavení nebo možností z vašeho e-mailového účtu nebo klienta a výběrem možností exportu kontaktů.
Obvykle pak stačí importovat do aplikace Outlook. Jedná se o poměrně přímočarý proces a bude to podobné ve většině e-mailových aplikací.Doporučujeme přečíst si náš článek, který vysvětluje, jak exportovat a importovat kontakty do aplikace Outlook a naopak.
vCard? Co je to vCard?
Možná jste slyšeli vCards( Virtual Card File nebo. VCF), možná jste dokonce obdrželi jeden nebo použít jeden.vCards, jsou standardní elektronické vizitky, které můžete vyměňovat s ostatními, například prostřednictvím e-mailového podpisu nebo přílohy.
Bez ohledu na to existuje několik způsobů, jak můžete vCard zpracovat v aplikaci Outlook. Nejpravděpodobnějším scénářem je situace, kdy budete možná muset importovat kontakt z nebo exportovat do vCard. How-To Geek má úplný popis tohoto procesu, který vás rychle přivede k rychlosti.
Někdy můžete mít vCard vCard uložen vCard. Pokud se pokusíte převést tento soubor, bude importován pouze první vCard v souboru. Chcete-li toto omezení překonat, musíte nejprve převést na soubor CSV a potom importovat do aplikace Outlook. Doporučujeme přečíst si tento článek k úplnému popisu tohoto procesu.
Nakonec můžete všechny kontakty exportovat do jednotlivých vCardů nebo do jednoho hlavního vCardu, jak je popsáno v předchozím odstavci. Ještě jednou máme skvělý návod, jak to udělat, a proto byste měli být rychlý, jak získat vCardy z aplikace Outlook a poměrně snadno.
Vytvoření a správa kontaktních skupin
Pojďme se diskutovat o skupinách, protože dokážeme rychle vypnout zprávu vybrané skupině duší, ujišťuje vás, že nezapomenete zahrnout někoho a ušetříte od psaní každého jména do pole Komu: .
Chcete-li nastavit skupinu kontaktů, klepněte na pásku na "Nová kontaktní skupina".
Poté, co jste otevřeli, musíte nejdříve rozhodnout, co chcete zavolat vaší skupině( zde pojmenujeme naši "CES 2015") a poté kliknout na "Přidat členy" a vybrat "Z kontaktů aplikace Outlook".podívejte se nebo zvolte jiný adresář, například chcete-li zahrnout lidi z adresáře vaší společnosti.
Ze seznamu vybereme členy naší skupiny. Nezapomeňte, že můžete vybrat členy podržením "CTRL" a levým kliknutím na každého člena. Bez ohledu na to, kdykoli chcete přidat nové členy, vyberte jméno nebo jména a klikněte na tlačítko "Členové - & gt;", které je přidá do skupiny.
Po dokončení klikněte na tlačítko OK.
Budete vráceni na obrazovku správy skupiny, kde můžete posoudit členy nové skupiny a provést další změny. Můžete například předávat skupinu jako kontakt Vcard nebo Outlook, přidat poznámky o skupině, poslat e-mail celé skupině nebo vytvořit schůzku pouze s těmi členy skupiny.
V našem případě budeme pouze kliknout na tlačítko "Uložit &Zavřít ", abyste oficiálně vytvořili skupinu a vrátili se do hlavního okna aplikace Outlook. Nyní vidíme naši novou skupinu v našem seznamu kontaktů označeném ikonou skupiny. Vpravo můžete vidět členy skupiny a existují ikony, na které je možné provádět akce. V tomto příkladu je k dispozici pouze ikona e-mailu a tlačítko "Upravit".
Měli byste si uvědomit, že nejrychlejším způsobem, jak zaslat e-maily do skupiny, je jednoduše zadejte její jméno do pole Komu: v tomto případě bychom mohli zadat "CES 2015" a aplikace Outlook by věděla, že zprávu posílá všem v tomtoskupina.
Možnosti lidí
Pokud kliknete na "File - & gt;Možnosti ", můžete nakonfigurovat aplikaci Outlook několika způsoby v několika různých kategoriích.
Zde jsou vaše možnosti lidí.Na rozdíl od jiných kategorií v aplikaci Outlook možnosti Lidé jsou málo a docela snadné vyřešit.
Možnosti, které naleznete zde, vám umožňují rozhodnout, jak se podávají jména, zda se zobrazí další index a zda se zobrazují stavy a fotografie online.
Správa kontaktů aplikace Outlook je poměrně jednoduchá, ale jak jste viděli, můžete jim mnohem více spravovat,udržovaný.Vyplatí to mnohem víc, než si můžete zážitek z aplikace Outlook ukončit, pokud máte ve svých kontaktech více informací než jen jméno a e-mailovou adresu.
Pokud jste nadále částečně využívali něco jako Gmail jako svého primárního poskytovatele e-mailu, můžete stále používat aplikaci Outlook, která vám pomůže spravovat své kontakty a současně je nechat synchronizovat s vaším účtem Gmail.
