10Sep
Microsoft Office ukládá skryté metadata do dokumentů sady Office, včetně doby, po kterou jste na nich pracovali, jméno každého, kdo na dokumentu pracoval, když byl dokument vytvořen, a dokonce i předchozích verzí dokumentu.
Před publikováním dokumentů Office veřejně nebo jejich odesláním někomu pravděpodobně budete chtít zkontrolovat, jaké skryté informace obsahuje dokument a odebrat citlivé údaje. Tato metadata mohou poškodit vaše soukromí nebo být potenciálně trapné.
Zobrazení a odebrání skrytých dat
V aplikaci Office 2013 nebo Office 2010 klepněte na nabídku Soubor, klepněte na položku Informace a nástroj Kontrola dokumentu bude přední a středový a informuje vás o potenciálně citlivých informacích, které dokument obsahuje. Tato informace je více zřejmá než ve starších verzích sady Office, ale je stále snadné ji chybět, pokud si nejste jisti, že Office přidává citlivé údaje do vašich dokumentů.
V sadě Office 2007 klepněte na tlačítko Office orb na pásu karet, přejděte na položku Prepare a klepněte na položku Kontrolovat dokument.
Chcete-li zobrazit skryté metadata v dokumentu, klepněte na tlačítko Kontrola problémů, klepněte na položku Kontrola dokumentu a vyberte typy metadat, pro které chcete dokument prověřit. Můžete nechat všechny vybrané možnosti prozkoumat dokument pro všechny typy metadat.
Klepnutím na položku Kontrola a Office prohlédnete dokument pro metadata. Klikněte na tlačítko Odebrat vše vedle typu metadat, které chcete odstranit.
Všimněte si, že po odstranění většiny těchto metadat nebudete moci obnovit. Z tohoto důvodu společnost Microsoft doporučuje vytvořit novou kopii dokumentu( použijte funkci Uložit jako) před odstraněním metadat a publikováním dokumentu. Pak budete mít kopii dokumentu s metadata. Samozřejmě, pokud nechcete, aby tato metadata byla vůbec, můžete ji jednoduše odstranit, aniž byste se museli starat o zachování kopie.
Jaký typ metadat ukládá služba Office?
Office ukládá vlastnosti dokumentu včetně podrobností, jako je autor, předmět, název, datum vytvoření dokumentu, kdy jste jej naposledy upravili a jak dlouho jste pracovali na dokumentu. Tyto vlastnosti budou také obsahovat název jakékoli šablony, kterou jste použili při vytváření dokumentu, záhlaví e-mailů a další související informace. To může být potenciálně trapné - například můžete poslat zprávu TPS šéfovi a říkat, že jste celý den pracovala na tom samém. Metadata by však mohla odhalit, že jste pracovali na zprávě TPS jen několik minut, spolupracovali s jinými lidmi a že jste při jeho vytváření používali šablonu s názvem "Useless TPS Report Template".Ještě horší je, že existují další důsledky týkající se ochrany soukromí - můžete publikovat dokument na webu bez vašeho jména s ním spojeného, ale vaše jméno se ve výchozím nastavení objeví ve vlastnostech dokumentu.
Záhlaví, zápatí, vodoznak a text formátovaný jako skrytý text by mohly být také zahrnuty, ale nebudou se objevovat, pokud uděláte zkreslený sken dokumentu. Nástroj vám říká, zda váš dokument obsahuje tyto informace.
Pokud při psaní dokumentu spolupracujete s jinými lidmi, bude obsahovat ještě více dat. V metadatech se zobrazí jména všech, kteří pracovali na dokumentu, stejně jako všechny komentáře, revizní značky, inkoustové anotace a předchozí verze dokumentu. Pokud publikujete dokument, na kterém jste pracovali, pravděpodobně budete chtít všechna tato data odstranit, než je sdílet.
Jak zabránit ukládání metadat z úložiště
Bohužel budete muset nástroj Office Inspector nástroj použít k odstranění citlivých dat z každého jednotlivého dokumentu před jeho publikováním nebo sdílením s někým. Neexistuje žádný integrovaný způsob, jak tyto informace odstranit z více dokumentů najednou, ani neexistuje nastavení pro celý Office, které by zabránilo úřadu používat tato data pro dokumenty.
Však můžete Office automaticky odebrat metadata při každém uložení souboru. Toto nastavení musíte použít pro každý dokument, který používáte - je to nastavení specifické pro dokument, nikoli nastavení pro celé zařízení.
Chcete-li zabránit sadu Office ukládat metadata spolu s dokumenty, klepněte na nabídku Soubor, klepněte na tlačítko Možnosti a vyberte kategorii Trust Center. Klepněte na tlačítko Nastavení centra důvěryhodnosti a vyberte možnosti soukromí.Povolte možnost "Odebrat osobní informace z vlastností souborů při uložení".Pokud se zobrazí šedě, klepněte na tlačítko Inspektor dokumentu níže, spusťte Inspektor dokumentů a odstraňte všechny osobní údaje dokumentu. Potom byste měli mít možnost zaškrtnout políčko.
Nezapomeňte, že musíte tuto možnost změnit pro každý dokument zvlášť.
Tyto informace mohou být užitečné a některé z nich jsou dokonce klíčové pro spolupráci nebo pro korporace, aby sledovaly, kdo pracoval na dokumentu. Ale když je čas zveřejnit dokument, pravděpodobně budete chtít tuto metadata odstranit.