11Sep
Všichni máme několik velkých kusů textu, které musíme pravidelně psát - například vaše adresa, dlouhé názvy nebo fráze nebo dokonce tabulky a obrázky, které často používáte. Funkce AutoText v aplikaci Word umožňuje ukládat tyto části textu a rychle je vložit několika stisknutími kláves, takže můžete ztrácet méně času při psaní.
Funkce AutoText je součástí aplikace Office již delší dobu, ale nyní je součástí programu Quick Parts, který byl přidán do aplikace Office 2007. Kromě funkcí AutoText umožňuje funkci Rychlé díly vložit dokumenty( například titul aautor) a pole( například data a čísla stránek).Záznamy rychlých součástí a automatického textu jsou také známé jako "stavební bloky" a aplikace Word obsahuje mnoho předdefinovaných stavebních prvků.Můžete také přidat libovolné vlastní stavební bloky, jak chcete.
POZNÁMKA: Předtím jsme psali o tom, jak odkazovat na text z jiných dokumentů v aplikaci Word, abyste mohli vložit znovu použitelný obsah do jiných dokumentů, které se automaticky aktualizují.Trik popsaný v tomto článku je podobný použití položky AutoText. Jakmile je však obsah vložen pomocí položky AutoText, tento obsah nebude automaticky aktualizován při změně položky automatického textu.
K dispozici je i jiný software, jako je například Free PhraseExpress for Windows, který provádí podobný úkol v celém systému. To je skvělé, protože funguje v každé aplikaci, nejen v aplikaci Word, ale AutoText má několik vlastních výhod - totiž má více možností formátování( zejména Word-specific) než PhraseExpress a je k dispozici kdekoliv. Takže pokud nemáte oprávnění instalovat programy třetích stran na pracovní počítač, například můžete stále používat AutoText.
Položky automatického textu lze uložit pouze v šablonách, nikoli v samotných dokumentech. Ve výchozím nastavení jsou nové položky AutoText uloženy v šabloně Normal.dotm. To omezuje dostupnost položek automatického textu pouze v počítači, pokud sdílíte šablonu Normal.dotm s jinými počítači. Položky položky AutoText můžete přidat do vlastních šablon, ale s tím máme omezení, které budeme diskutovat později v tomto článku.
Jak vytvořit nový text automatického textu
Chcete-li začít, vytvořte nový dokument aplikace Word a zadejte obsah( text, obrázky, tabulky atd.), Který chcete přidat jako položku automatického textu. Poté zvýrazněte obsah a klikněte na kartu "Vložit".
Pokud chcete, aby byl váš text automatického textu uložen s formátováním odstavce pro všechny odstavce v položce včetně posledního odstavce, ujistěte se, že značka odstavce na konci posledního odstavce je součástí vašeho výběru. Značka odstavce ukládá formátování odstavce. Pokud nezadáte značku odstavce na konci odstavce, tento odstavec při vložení provede styl odstavce okolního textu. Pokud nevidíte značku odstavce na konci každého odstavce, můžete si ji vybrat v možnostech. Jakékoli formátování znaků, které jste použili na obsah AutoText, se automaticky uloží do položky Automatický text.
V sekci "Text" klikněte na tlačítko "Prozkoumat rychlé díly" a přesuňte kurzor myši na položku "AutoText" v rozevírací nabídce. Poté z podnabídky vyberte "Uložit výběr do galerie automatického textu".
POZNÁMKA: Můžete si všimnout volby "Uložit výběr do galerie rychlých částí", která je k dispozici přímo v nabídce "Rychlé díly".Tato volba přidává vybraný text jako položku "Rychlé díly", nikoliv položku "AutoText".Položky "Rychlé díly" a "Automatický text" jsou oba stavebnicemi. Položku můžete přidat takto, ale budeme diskutovat o tom, že ji přidáme jako položku automatického textu.
Zobrazí se dialogové okno "Vytvořit nový stavební blok".Zadejte název položky automatického textu do pole "Název".
Doporučujeme, aby se názvy položek AutoText dostatečně lišily, takže musíte zadat pouze několik znaků jména, které chcete vložit do dokumentu. Pokud více položek AutoText mají názvy, které jsou velmi podobné, budete muset zadejte dostatečné jméno, takže Word ví, které položky chcete vložit.
Můžete také změnit kategorii pro tuto položku. Rozbalovací seznam "Kategorie" obsahuje možnost "Vytvořit novou kategorii", která umožňuje přidat tuto položku automatického textu do vlastní kategorie. Můžete také změnit "Galerie", ve které je položka vytvořena.
Rozbalovací seznam Možnosti umožňuje určit, jak je položka vložena do dokumentu. Pokud vkládáte malý text, například název společnosti, vyberte možnost "Vložit obsah pouze", která vloží obsah položky do řádku na kurzoru. Obsah můžete také vložit jako svůj vlastní odstavec nebo na jeho vlastní stránku( ideální pro vytváření standardních titulních stránek).
Přijmout výchozí nastavení pro rozevírací seznam "Uložit do".Tím uložíte položku Automatický text do šablony Normal.
Jakmile nastavíte novou položku automatického textu, klikněte na tlačítko "OK".
Při zavření posledního dokumentu aplikace Word, který jste otevřeli, se může zobrazit následující dialogové okno s dotazem, zda chcete uložit změny provedené v šabloně Normal.dotm, pokud jste zapnuli možnost, která bude vyzvána k uložení šablony Normal. Chcete-li uložit položku AutoText v šabloně "Normal.dotm", klepněte na tlačítko "Uložit".
Vložení položky automatického textu do dokumentu
Nyní, když jsme vytvořili novou položku AutoText, vložte ji do dokumentu. Vytvoření nového dokumentu aplikace Word nebo otevření existujícího dokumentu. Klikněte znovu na kartu "Vložit" a v rozbalovací nabídce přesuňte kurzor myši na položku "AutoText".Všimněte si, že zadaná položka automatického textu je k dispozici přímo v podnabídce "Automatický text".Vyberte jej pro vložení obsahu do této položky.
Položku AutoText můžete také zadat jednoduše tak, že začnete zadávat název položky Automatický text. Zobrazí se malý vyskakovací okno se jménem odpovídající položky AutoText a pokyny, které vám říkají, že stisknete "Enter" pro vložení.Stisknutím klávesy "Enter" vložte celou položku AutoText do dokumentu. Můžete také stisknout tlačítko "F3".
Obsah položky AutoText jsou vloženy, doplněné o původní zlomy a formátování řádků.
Chcete-li, aby položky AutoText byly rychlejší a snazší, můžete do panelu nástrojů Rychlý přístup přidat "AutoText".
Jak zapnout možnost "Zobrazit návrhy automatického dokončování"
Pokud se při zadávání názvu položky automatického textu nezobrazuje návrh automatického dokončování, budete pravděpodobně muset zapnout možnost "Zobrazit návrhy automatického dokončování".
Chcete-li zapnout možnost "Zobrazit návrhy automatického dokončování", otevřete existující dokument aplikace Word nebo vytvořte nový a klepněte na kartu "Soubor".
Na obrazovce zákulisí klikněte na "Možnosti" v seznamu možností na levé straně.
V seznamu položek na levé straně dialogového okna "Možnosti aplikace Word" klepněte na položku "Upřesnit".
V sekci "Možnosti úpravy" klikněte na políčko "Zobrazit návrhy automatického dokončování", takže zaškrtněte políčko.
Nyní budete moci stisknout "Enter" po zadání části názvu položky automatického textu a vložit ji.
Jak upravit obsah existujícího položky automatického textu
Řekněme, že jste se přestěhovali do nového domova a je třeba změnit adresu v položce Automatický text. To je snadné.Jednoduše zadejte požadovaný záznam v novém dokumentu aplikace Word, vyberte jej a potom otevřete podnabídku "Automatický text", jak jsme popsali dříve. V podnabídce pod libovolnými existujícími položkami funkce Automatický text vyberte možnost "Uložit výběr do AutoText Gallery".
Do pole "Název" zadejte stejné jméno jako existující položka AutoText a klikněte na tlačítko "OK".
Zobrazí se dialogové okno s potvrzením. Klepnutím na tlačítko Ano vyměníte předchozí položku automatického textu za novou.
Nyní můžete vložit aktualizovaný záznam AutoText do jakéhokoli nového nebo existujícího dokumentu aplikace Word jako dříve.
POZNÁMKA: Nezapomeňte, že změna položky automatického textu NEPŘEHRÁVA obsah této položky v žádném existujícím dokumentu, kde ji již vložili. Upravený obsah položky AutoText se používá pouze při vkládání záznamu kdykoli po jeho změně.
Jak upravit vlastnosti existujícího položky automatického textu
Kromě úpravy obsahu položky Automatický text můžete také měnit vlastnosti položky, například šablonu, ve které je uložena, kategorie a podobně.
Chcete-li to provést, vytvořte nový dokument aplikace Word nebo otevřete existující dokument. Klikněte na kartu "Vložit" a potom na tlačítko "Prozkoumat rychlé díly" v části "Text".V rozevírací nabídce vyberte položku "Organizační bloky budov".
Zobrazí se dialogové okno "Organizační bloky budov".Zobrazí se seznam všech bloků "Building blocks", které zobrazují "Jméno" každého z nich a "Galerie", "Kategorie" a "Šablona", ve kterých se nachází. Jsou seřazeny podle abecedy podle "Galerie".Naše nová položka "Adresa" je uvedena nahoře, protože je v galerii "AutoText".Klikněte na položku a vyberte ji. Na pravé straně dialogového okna se zobrazí náhled položky.
Po výběru položky "Adresa" klikněte na "Upravit vlastnosti" pod seznamem "Stavební bloky".
Stejné dialogové okno se zobrazí jako při vytvoření položky Automatický text;nicméně se nyní nazývá "Upravit stavební blok".Změníme "Možnost" na "Vložit obsah do jeho vlastního odstavce, takže adresa je vždy vložena začínáme na samostatném řádku, i když je kurzor na konci jiného řádku. Po provedení této změny klikněte na tlačítko "OK".
Znovu se zobrazí dialogové okno s potvrzením potvrzení, že chcete položku AutoText vyměnit za revidovaný.Klikněte na "Ano".
Jak odstranit položku automatického textu
Pokud zjistíte, že již nepotřebujete položku AutoText, můžete ji odstranit ze sbírky stavebních prvků.Chcete-li odstranit položku automatického textu, otevřete dialogové okno "Organizační bloky budov", jak je popsáno v poslední části. Vyberte položku automatického textu, kterou chcete odstranit, a klikněte na tlačítko "Odstranit" pod seznamem "Stavební bloky".
Zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda si přejete smazat vybraný stavební blok, v tomto případě položku Automatický text. Klikněte na "Ano" pro smazání záznamu. Vrátíte se do dialogového okna "Organizační bloky budov".Klepnutím na tlačítko Zavřít jej zavřete a vrátíte se do dokumentu.
AutoText má zřejmě jednu vlastnost při použití vlastní šablony. Testovali jsme položky AutoText na vlastní šablonu, ale když jsme vytvořili nový dokument založený na této šabloně, položka Automatický text nebyla k dispozici. Když jsme však vytvořili nový dokument založený na šabloně Normální a poté jsme připojili vlastní šablonu k tomuto dokumentu, byl k dispozici položka Automatický text. Chcete-li například uložit vlastní položky do vlastní šablony, ujistěte se, že jste po vytvoření vytvořili šablonu svých dokumentů, jinak vaše položky AutoText nebudou k dispozici. Pokud zjistíte něco jiného, dejte nám vědět v komentářích.
Starší verze aplikace Word( 2003 a předchozí) umožňují kopírovat položky automatického textu z jedné šablony na jinou. Nicméně od aplikace Word 2007 byla tato funkce odstraněna.