Zapomeňte na triky: Zde je nejlepší způsob, jak uspořádat doručenou poštu Gmailu

E-mailové doručené e-maily se stále objevují.První společnost Google představila Prioritní poštu a nyní používá karty kategorií.Dropbox zakoupil poštovní schránku, která změní doručenou poštu na více úkolů.Microsoft Outlook.com má funkci Sweep, která automaticky vyčistí doručenou poštu.

Všechny jsou pokusy o správu vaší e-mailové schránky pro vás. Tyto triky nejsou nikdy tak chytré jako vy, takže můžete svůj e-mail mnohem chytřejší tím, že budete mít aktivnější roli.

Zde budeme používat službu Gmail, ale zásady by měly být podobné u každého poštovního klienta.

Použijte klasickou doručenou poštu

Nejprve se zbavíme toho, co Gmail používá dnes. Tyto poštovní schránky nikdy nedosahují kategorií a prioritizace zcela správné.Vynucují vás, abyste prošli celým emailem, abyste se ujistili, že vám nic nezmeškáte a povzbuzujete, abyste stále dostali nevyžádanou nevyžádanou poštu tím, že je zametáte pod koberec.

Chcete-li ve službě Gmail používat klasičtější doručenou poštu, klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte možnost Nastavení.Klepněte na kartu Doručená pošta, klepněte na pole Typ doručené a vyberte Nejprve nepřečtené.Všechny karty a priority budou zmizeny.

Odhlásit se od e-mailu Nezajímá vás o

S kategoriemi a prioritami s kartami zakázanými budou všechny vaše e-maily seřazeny do jedné velké hromady. Všechny tyto zbytečné e-maily a informační bulletiny o sociálních sítích, na které se vám nelíbí, budou ve vaší schránce spolu s aktuálními důležitými e-maily.

To je dobré - spíše než jen zametání e-mailů, které nechcete vidět pod koberečkem, měli byste je zabránit v úplném příchodu.

Zvažte typ e-mailů, které nechcete vidět. Mezi běžné typy zbytečných e-mailů patří oznámení o Facebooku a Google+, propagační e-maily a informační bulletiny, které jste možná nechtěně přihlásili. Vždy, když přijde e-mail, který nechcete vidět, otevřete ji a použijte odkaz Odhlásit se - najdete je obvykle v dolní části e-mailu - odhlaste se od e-mailu a zabraňte jeho příchodu do budoucnosti.

( Mějte na paměti, že byste neměli používat odkaz Unsubscribe, pokud je email skutečně spam, protože spammer to bere jako znamení, že někdo čte e-mail a posílá ještě více nevyžádané pošty. Klikněte na tlačítko Spam, pokud je to skutečný spame-mail a klikněte na Odhlásit se, pokud je to legitimní organizace.)

Jistě, vlastně odhlášení je trochu víc práce předem, ale vaše e-mail je mnohem více zvládnutelné v dlouhodobém horizontu. Vždy, když přijde e-mail, o který se vám nelíbí, použijte odkaz Odhlásit a okamžitě zabráníte příchodu e-mailů do budoucnosti.

Odeslat nepotřebné e-maily, které nemůžete odhlásit od koše

Podle zákona USA( konkrétně zákona CAN-SPAM) je ve skutečnosti nelegální, aby společnost neposkytla odkaz na odhlášení v e-mailech, takže se můžete odhlásit od budoucích e-mailů.Některé společnosti se však buď nedostaly, nebo je to jedno. Spíše než podniknout soudní kroky k vyřazení svých e-mailových seznamů, můžete jednoduše vytvořit filtr, který od nich odešle všechny budoucí e-maily do koše, kde je nemusíte vidět.

Při práci s takovouto e-mailovou službou v Gmailu ji otevřete, klikněte na odkaz Více a zvolte Filtrování takových zpráv. Naladějte filtr, chcete-li zablokovat e-maily - například pokud se vám nikdy nelíbí o tom, že od tohoto odesílatele obdržíte další e-maily, můžete filtrovat podle jejich e-mailové adresy. Použijte filtr k odeslání všech takových e-mailů do koše.

automaticky archivuje e-maily, které nechcete vidět

Některé e-maily jsou důležité, ale možná je nechcete vidět. Například online obchody vám mohou zasílat potvrzení pokaždé, když si od nich něco zakoupíte. Je dobré mít takové příjmy jen v případě, že je budete potřebovat, ale pokud často nakupujete produkty a nikdy nechcete vidět takové e-maily, můžete jim zabránit, aby se dostali do vaší schránky.

To se týká mnoha různých typů e-mailů - například PayPal vám zašle zprávu "Přeneseme peníze do banky" pokaždé, když stáhnete peníze. Možná budete chtít tento e-mail pro vaše záznamy, ale možná nebudete chtít vidět ve vaší doručené poště.

Pokud automaticky archivujete takové e-maily, které se dodávají, můžete tento proces umístit na autopilot. Stačí otevřít takovou e-mailovou zprávu, kliknout na tlačítko Více v Gmailu a vybrat Filtrování takových zpráv. Nalaďte svůj filtr tak, aby zahrnoval e-maily, které chcete chytit - pravděpodobně na základě předmětu, pokud je to vždy stejné.Řekněte službě Gmail, aby automaticky archivovala e-maily a označila je jako přečtená, takže vás nebudou obtěžovat.

Můžete také mít Gmail automaticky použít štítek, například "Automaticky archivovaný" nebo specifičtější štítek. To vám umožní rychle najít e-maily v budoucnu, pokud je skutečně potřebujete.

Nastavení automatických štítků

Pokud jste tento postup sledovali, měli byste být schopni snížit objem příchozích e-mailů.Nyní vám pomůžeme třídit e-maily, které vám záleží.

Tato část je volitelná, ale může pomoci, pokud obdržíte mnoho e-mailů - zejména pro různé účely. Můžete například kombinovat několik účtů Gmail do jedné doručené pošty a získat všechny osobní a pracovní e-maily na stejném místě.

Zkuste vytvořit filtry, které automaticky třídí příchozí e-maily na konkrétní štítky. Například můžete mít e-maily z vaší banky automaticky získat štítek "Banka".Mohli byste mít osobní e-maily získat "osobní" štítek a pracovní e-maily získat "práce" štítek. Příjemci zakoupených produktů by mohli získat štítek "Příjem".Není třeba dělat tuto část ručně - stačí nastavit službu Gmail, takže vám automaticky zařadí e-mail do kategorií.

Barevné kódy všech těchto štítků a můžete mít svůj e-mailový klient automaticky kategorizovat své e-maily a ukázat vám na první pohled, odkud jsou. Chcete-li barevný kód označit v Gmailu, klepněte na jeho barevné pole v levém podokně a vyberte novou barvu.

S takovým systémem štítků můžete dokonce mít aplikaci Gmail v systému Android a oznamovatelé e-mailů na jiných platformách vás upozorní pouze při příchodu nových zpráv na důležité štítky, čímž se zabrání přeplňování oznámení.

Pokud existují určité e-maily, které chcete zvýraznit - možná e-maily od vašeho šéfa nebo manžela - můžete nastavit filtr, který automaticky pošle zprávy od tohoto odesílatele při příjezdu. Můžete vybrat typ doručené pošty "Starred first" ve vašich nastaveních doručené pošty v Gmailu, takže takové důležité e-maily se automaticky dostanou nahoru do doručené pošty. To se stane přesně podle toho, jak nakonfigurujete službu Gmail - nebudete muset bojovat s prioritním systémem doručené pošty a pokoušet se učit Gmailu, co je skutečně důležité.

Není to proces set-it-and-forget-it. Jistě, po odhlášení z e-mailu nebo nastavení filtru bude váš e-mailový klient pokračovat v akcích na všech příchozích e-mailových zprávách - vždy však budou k dispozici nové typy e-mailů.Budete muset podniknout kroky k odhlášení a správnému filtrování a zabránit tomu, aby vaše schránka e-mailů znovu začala být neorganizována.

Emailové triky se pokoušejí automatizovat tento proces - pokoušejí se automaticky skrýt e-maily, které nechcete vidět, zvýraznit, co je důležité a kategorizovat svůj e-mail pro vás. Ale s trochu více up-front práce, můžete nastavit vaše e-mailové schránky pracovat přesně tak, jak chcete, vyloučit potřebu všech těchto triků.