Zkrátit zpět na čas strávený odesláním a příjmem e-mailu

Photo by H je pro domácí

E-mail může usnadnit komunikaci, ale může také vyčerpat váš čas. Přečtěte si, jak zpracovat příchozí e-maily a napsat odchozí e-mail, abyste ušetřili čas.

Podle průzkumu z roku 2005 odhady zaměstnanců ukázaly, že čas strávený na e-mailu způsobil, že podnik s 10 000 zaměstnanci ztratí odhadovaných 152 milionů dolarů mzdy ročně.

Email má jasně své nevýhody. Nejasné e-maily odvádějí zaměstnance od důležitých úloh souvisejících s prací, komunikačních kanálů v cloudu a často vytvářejí další práci. Vyhněte se nástrahám e-mailů podle níže uvedených návrhů.

Jak příchozí e-mail může ušetřit čas

Foto od Dvortygirl

Existuje mnoho typů e-mailových zpráv, které mohou ztrácet čas. Ty, které:

• Mohou být sníženy z více zpráv a kondenzovány do komplexní
• Nesouvisí přímo s vámi
• Vztahuje se k vám, ale ne přímým způsobem, což vám neumožňuje, jak nebo byste měli reagovat( a jíup time)
• Nesměřujte na to, abyste podnikli nějaké kroky( což je neproduktivní)
instagram viewer
• Odstraňujte a / nebo povzbuzujte ztrátu času na webu
• Nejsou vhodné pro e-mail a dávají větší smysl prostřednictvím dynamického komunikačního kanálu, jako jeobchodní schůzku nebo nějaký formát, který je vhodnější pro obsah( jako samostatně stálý dokument bohatý na informace)

Jak efektivně zpracovávat příchozí e-maily

Abyste mohli efektivně číst a zpracovávat e-maily, musíte se zaměřit na dvě věci -poselství e-mailu( nebo nedostatek) a rozhodování o tom, jaké kroky je třeba přijmout v reakci.

Krok 1: Zjistěte zprávu( nebo nedostatek)

Kdykoli čtete nový e-mail, věnujte co nejméně času, aby zjistil:

• Zda se vám řečník přímo nebo nepřímo oslovuje
• Zda řečník vám řekl, coočekáváte od vás
• Zda je to provedeno jasně
• Zda celková zpráva je pro vás relevantní
• Zda se celková zpráva zdá být vhodná vzhledem k kontextu vašeho vztahu k odesílateli( nebo nedostatek, pokud se snaží zahájit podnikánívztah například)

To vám pomůže zjistit, co je zpráva e-mailu a jak chcete reagovat. To znamená, že pokud hodláte reagovat na prvním místě.

Je obzvláště důležité si uvědomit, zda reproduktor dělá jednu nebo více věcí, které vás mohou přitahovat do plýtvání drahocenného času, jako jsou:

• Není jasné, co se snaží říct
• Používání jazyka mätoucím nebo eufemistickým způsobem,(např. "Myslím, že potřebujeme mít srdce k srdci v určitém okamžiku" versus "Můžeš mi zavolat tento týden, abychom mohli mluvit po telefonu o něco důležitém?")
• Rambling nebo odcházející téma
• Včetně informací, kterénení žádná z vašich obchodních, nevhodných, urážlivých nebo nekoherentních
• Cc nebo bcc'ing vás na zprávách, které nejsou pro vás relevantní
• Opakování stejné zprávy prostřednictvím různých e-mailů nebo opakování toho, co již bylo řešeno v předchozích komunikacích jiných než e-mail
• Psaní o něčem, o kterém jste již diskutovali a vyřešili - zapomnětlivým nebo nedbalým způsobem

V těchto typech situací seobzvláště opatrně reagujte efektivně tak, že minimalizujete, kolik času strávíte na komunikaci. Protože je snadné nechat výše uvedené nejednoznačné e-mailové scénáře vyčerpat váš čas.

Krok 2: Rozhodněte se, na jakou akci je třeba provést

Jakmile zjistíte, o čem se zpráva týká, zjistěte nejproduktivnější způsob, jak reagovat. Zde jsou některé typické odpovědi:

• Přenášení konverzace na lepší komunikační médium, jako jsou telefonní a konferenční hovory
• Reakce na opakovanou otázku, kterou dotazují více lidí - nikoliv e-mailem, ale prostřednictvím média bohatšího na informace, které lze sdílet, jako je Doc Google Doc
• Notreagovat na zprávy, které neumožňují jasné, co mluvčí od vás očekává( i když je to trochu nezdvořilé)
• Řešení nejasných zpráv s přímými a stručnými konkrétními otázkami, jako například: "Chcete-li sestavu dokončit? "Nebo" Jak byste chtěli, abych se k tomuto projektu podílel? "
• Zvednutí telefonu a volání na osobu, kdykoli začne docházet k dramatickému nebo komunikačnímu poruchu - vytahování prostřednictvím e-mailu bude trvat déle a může zesílit konflikt

Step3: Získejte zpět na úlohu

A co je nejdůležitější, po odpovědi na e-mail( který může sestávat z nereagování a namísto odstranění zprávy), jou potřebujete vrátit se na úkol. Přejděte na další e-mail, který čeká ve vaší doručené poště, nebo přepněte zařízení a vraťte se zpět do práce, a ne na odpovědi na požadavky jiných lidí.

Jak odesílání e-mailu může způsobit ztrátu času

Photo by Adikos

Navíc existuje mnoho typů e-mailových zpráv , které pošlete na , které mohou ztrácet čas. Ti, kteří:

• jsou zbytečně nataženi do několika zpráv, z nichž každá potřebuje čas a myšlenku na přizpůsobení, místo jedné komplexní
• Nesouvisí přímo s příjemcem, což je ztráta úsilí na vaší straně
• Nejsoudostatečně jasné a vyčerpávejte dlouhé e-mailové konverzace a / nebo nedorozumění nebo vůbec žádné produktivní akce( což znamená, že budete muset trávit čas znovu zahájením konverzace později)
• Nepokládejte příjemce, aby podnikl nějaké kroky, což jeneproduktivní
• Odstraňujte a povzbuzujte příjemce, aby ztrácel čas na webu - což znamená, že to povzbuzuje to samé z vás
• Nevhodné pro formát e-mailu, ale lépe komunikované prostřednictvím konverzace v reálném čase nebo prostřednictvím instruktážního dokumentu nebo dokumentu bohatého na informacejako manuál, článek blogu, stránku s nejčastějšími dotazy, zprávu společnosti nebo prezentace v programu PowerPoint

Jak efektivně odesílat e-mail

Chcete-li napsat e-mailykteré neztrácejí váš čas v dlouhodobém horizontu( nemluvě o čase příjemce), musíte se zaměřit na pět věcí: komunikovat jasnou zprávu, požádat příjemce o přijatelné kroky, používat dobrou strukturu, editovat před zasláním,a účinně sledovat.

Krok 1: Získat přehled o vaší zprávě

Předtím, než dokonce vytvoříte e-mail, potřebujete získat jasnou zprávu. Určete:

• Co chcete komunikovat
• Proč chcete komunikovat
• Jaké akce chcete, aby příjemce přijal
• Jak je nejlépe přesvědčit, aby podnikli takovou akci

Zde jsou některé běžné důvody pro odeslání e-mailu:

• Připomenout někomukonečný termín
• Dát někomu instrukci písemně o úloze
• Požádat o rychlou otázku, na kterou lze odpovědět odpovídajícím způsobem psaním
• Chcete-li odpovědět na rychlou otázku, která může být zodpovězena odpovídajícím způsobem psaním
• Procházet informacemi citlivými na čas
• Nabídka dostupných datpro naplánování schůzky
• Postupujte po schůzce a ukažte uznání

Ve všech těchto příkladech, s výjimkou posledního, chcete, aby váš příjemce podnikl nějaké kroky( i když je to jen odpověď na vás).

Někdy se akce nepodobá akci. Možná chcete:

• Projděte podél tipu pro svého spolupracovníka
• Umožněte přátelům vědět, že jste bezpečně přistáli na cílové cestě
• Uveďte stručnou informaci o tom, jak děláte na svém novém cíli a jak se můžete dostat do dalšíhoněkolik týdnů

V každé z těchto situací neřídíte příjemci, aby podnikl určitou akci. Nicméně předpokládá se, že se od nich neočekává, že by podnikli jakoukoliv akci, pokud dáte e-mail řádné uzavření nebo alespoň podepsáním vašeho jména. Chápou, že komunikace může snadno skončit vaším e-mailem;že nemusí reagovat.

Krok 2: Požádejte příjemce o přijatelné kroky

Chcete-li psát efektivní e-maily, které vám ušetří čas, je nutné, abyste je mohli uplatnit. A musíte se ujistit, že váš příjemce je jasný, co se od nich očekává.

Pokud se na to nesnažíte, ale snažíte se vysvětlit svůj životní příběh nebo vysvětlit, proč se rozhodnete pro další model iPhone místo toho, abyste získali poslední verzi, můžete zapomenout na úsporu času,hodně myšlení a času.

Zaměřte se na následující skutečnosti, když je možné provádět e-maily:

• Nastavení lhůt
• Vymezení pohotovostních plánů
• Nabídka možných možností dalšího průběhu akce( např. Časy, kdy jste k dispozici pro osobní schůzku, místa, kde se můžete setkat)
• Poskytnutí stanoviska při požadavku na jednu
• Vytvoření žádosti, která je vhodná pro psaní a je praktičtější než použití jiného způsobu komunikace
• Poskytování sady pokynů pro úkol, který váš příjemce souhlasil s prováděním

Buďte proaktivní a asertivní při nastiňováníakční kroky. Vyhýbejte se otevřeným otázkám, pokud nebudete mít jinou možnost. Vzhledem k tomu, že otevřené otázky jsou opakem akčního obsahu.

Zde je několik příkladů:

• Místo toho, abyste požádali příjemce, aby vám dal svůj plán( a ztrácíte e-mail v procesu) - začněte zasíláním vašich dostupných časů schůzek.
• Místo toho, aby se vaše příjemce zeptal, co si myslí o určitém obchodním rozhodnutí, načrtněte potenciální rozhodnutí a požádejte o vytvoření zpětné vazby.tak to nebude muset přijít s něčím samo o sobě a místo toho bude mít něco co pracovat s

Udržujete emailem žalobou tím, že poskytujete jasné pokyny čtenáři a udržuje obsah spouštěný spíše než otevřený.

Nejdůležitější je, abyste se ujistili, že jakákoli činnost, kterou od čtenáře očekáváte, bude jasně oznámena. Nepředpokládejme, že vědí, že chcete tento týden uspořádat schůzku, jen vám nabízíme vaše dostupné časy. Nepředpokládejme, že vědí, na jakou pracovní úlohu se vztahuje sada pokynů.Uveďte to výslovně a laskavě jim dejte vědět, co chcete, aby se udělali.

Krok 3: Vytvořte správnou strukturu

Jednou máte jasně definovanou zprávu a vy jste ji provedli v řízení, je čas organizovat ji tak, abyste tuto srozumitelnost a vaše žádosti, které jste schopni podat žalobu, sdělili.

Odstavce: Obecné pravidlo, které je třeba dodržovat, je dodržování odstavců pod pěti větami. Není jen obtížné soustředit se na dlouhé odstavce při čtení na webu, ale neoblomné odstavce dávají příjemci příležitost ztrácet pozornost a možná uniknout nejdůležitějším bodům. To pak vede k nedbalým nebo redundantním reakcím, které mraví komunikační kanál.

Věty: Při psaní vět použijte aktivní hlas. Udržujte věty krátké a na bod. Vyhněte se odbočování na dotycích nebo zbytečně vysvětlete své úvahy nebo pocity o věcech. Místo toho se držte faktů a jakých kroků požadujete od svého příjemce.

Slova: Snažte se nepoužívat velká slova nebo slang, pokud nevíte, že vaše publikum je bude rozumět. Vyhněte se vtipem a kulturním odkazům, které by mohly být špatně pochopeny, protože vše, co lze snadno interpretovat, je potenciální překážkou pro efektivní komunikaci.

Vyvarujte se dalších slov a kvalifikovaných frází."Vzhledem k současné situaci, v níž se to právě děje, myslím, že by mohlo být moudré. .." je kvalifikační prohlášení, které nejenže odpadá slova a čas, ale odvádí od skutečného poselství.Místo toho pouze uveďte své doporučení, aniž byste je museli kvalifikovat.

Dalším příkladem: "Zajímalo by mě, jestli se vás mohu zeptat. .." Vypusťte tuto větu a jednoduše ji položte. Také zvýší vaši důvěru, protože nebudete podvědomě hledat povolení pro aktivní komunikaci.

Interpunkce: Interpunkční interpunkce jednoduchá.Kvalifikační slova a fráze jsou efektivní pouze tehdy, když se používají ke zdvořilosti při zahájení komunikace s někým, s nímž byste chtěli mít obchodní nebo osobní vztah. V takových případech nemusíte nutně chtít být k blížícím se, ale použijte nějaké zdvořilé fráze, abyste si uvědomili jejich čas.

Minimalizujte použití čárkami - to vám přirozeně pomáhá udržovat krátké věty. Vyhněte se lehkému textu inspirovanému mluvit, s nadužíváním dot-dot-teček a následných čár. Místo toho přesvědčte své věty správnou angličtinou a využijte kontrakce, pokud to dává smysl, protože dělají lepší čtení.

Navíc zvážíte přerušované seznamy s kuličkovými body a pomocí řady pomlček rozdělíte hlavní oddíly( které mohou obsahovat jeden nebo více odstavců).

Odrážky a řezy částí zlepšují čitelnost webu a pomáhají vám lépe uspořádat zprávu.

Krok 4: Upravit před odesláním

Než odešlete e-mail, zkontrolujte, zda je nahlas přečtete 1-2 minuty. To vám pomůže chytit chyby nebo si všimnete nevhodných částí, které byste normálně nehovořili osobně.Odstraňte tato další slova a zjednodušte interpunkci. Odrážejte seznamy a odstraňujte odstavce.

Když můžete odpovědět na následující otázky "ano", pak jste připraveni "zaslat":

• Je zpráva jasná?
• Jsou očekávání použitelná a jasně uvedena?
• Bude můj příjemce schopen úspěšně přijmout mé poselství?Úspěch znamená, že vědí, jaká reakce se od nich očekává.
• Kdyby byly roly obráceny, mohla bych tuto zprávu úspěšně obdržet?

Krok 5: Efektivní sledování

Navíc buďte aktivní při sledování vašich e-mailů.Pokud někdo neodpoví na přímou žádost, nestrádejte čas tím, že se divíte, co se stalo. Místo toho pošlete s nimi zdvořilý, ale přímý e-mail. Použijte zásady uvedené výše. A neztrácejte příliš mnoho času, abyste se pokusili dostat odpověď;pokud příjemce s vámi nekomunikuje, zjistěte, kdy přesunout, nebo se k nim osobně přiblížit.

Použití e-mailu pro ukládání času

E-mail vám může ušetřit spoustu času, pokud víte, jak jej efektivně používat. A to platí jak pro odesílání, tak pro přijímání zpráv.

E-mail je nejlépe využíván k doručování zpráv, které jsou akceptovatelné a jsou přiměřeně sdělovány psaním. Využíváte-li výhody e-mailu a vyvarujete se mnohým nástrahám, které strávíte časem, slouží jako mocný nástroj.