Co BCC je a proč jste hrozná osoba, pokud ji nepoužíváte

Několik zařízení v moderním digitálním pracovním postupu je tak široce dostupné, ale je tak široce ignorováno( nebo přímo zneužito) jako funkce e-mailu BCC.Pokud jste vinni zneužíváním nebo zanedbáváním své moci( a máte tu šanci, že jste), je načase litovat a v průběhu procesu omezit spam a chránit soukromí vašich přátel a rodiny.

Co je BCC a odkud pochází?

V každém e-mailovém klientovi jsou tři adresové sloty: TO, CC a BCC, což znamená "[dodat]", "carbon copy" a "blind carbon copy".Tato označení jsou překážkou světa, která předcházela elektronické poště: fyzické dopisy a poznámky.

Například v obchodních poznámkách z poloviny 20. století by měl být primární příjemce slot typu TO, slot CC pro jednotlivce, kteří potřebují komunikaci, ale kteří nebyli primárními příjemci, a třetí slot BCC,pro jednotlivce, kteří potřebují být v komunikaci taky, ale z jakéhokoli důvodu by jejich identita byla zadržena z poznámek rozeslaných příjemcům v TO a CC slotů.

Při příchodu elektronické pošty byly kopírovány stejné konvence používané v papírové poště a v poznámkách, a to jak z obeznámenosti, tak i proto, že zůstaly užitečné, i když zpráva již nebyla fyzicky kopírována a doručována.

Pokud tyto konvence existovaly po desetiletí před příchodem e-mailu a přetrvávají v nejbližších půlstoletí, kde vzniká problém? Existují dvě formy zneužití BCC: pasivní agresivní kopie slepého uhlíku( zlovolná forma problému) a zanedbání kopírování slepého uhlíku k ochraně soukromí( potíže, které vznikají z nevědomosti).Podívejme se na to, jak a proč se vyhnout každému.

Řekněte Ne k pasivnímu agresivnímu kopírování slepého uhlíku

Nejhorší použití slepé kopie je pasivně agresivně zachytit spolupracovníka. Tento druh zneužívání BCC vzrůstá, když zaměstnanci využívají funkci BCC jako způsob, jak nepřímo trápit své spolupracovníky, sání na šéfa nebo jinak zabývající se dysfunkčními pracovišti.

Obrázek s laskavým svolením EC Comics.

Zaměstnanec by například mohl dát svého šéfa jako adresáta BCC na e-mail, který posílá jinému zaměstnanci, aby jeho šéf viděl, že komunikuje s jiným zaměstnancem nebo že druhý zaměstnanec nesplňuje nějaký druh povinnostinebo termínu. Tento druh tajné veverkové komunikace je obecně zamračen na pracovišti a nebudeme chtít podporovat jakékoliv chování, které chová drobné a pasivní agresivní pracovní prostředí.

Naše jediná rada v této záležitosti je: Zastavte to.

Pokud vaše kontaktní oddělení nebo váš šéf výslovně nepřijde k vám a nenaučí vám BCC vaši komunikaci, měli byste se této praxi vyhnout.

Pokud se lidé mimo primární komunikaci potřebují uchovat ve smyčce, a to ještě vyššími, nejlepší praxe je zahrnout je jako adresáty CC a upozornit adresáty na to, kdo byl zařazen a proč.

nejenže vytváří zralější dialog na pracovišti, ale také vám pomáhá vyhnout se obzvláště nepříjemné události: jestliže váš šéf nebo jiný příjemce BCC používá funkci odpovědi - vše, co efektivně odhalí a odhalí,obsahu předchozího e-mailu. Snažte se vysvětlit to jednomu spolupracovníkovi, kterého jste spiknutí proti vodnímu chladiči.

Naštěstí je počet lidí, kteří zuřivě využívají funkci BCC, malý, což nás vede k těm, kteří tvoří většinu zneužití: nevědomí.

Přátelé nevytvářejte karbonové kamarády

Pokud většina lidí nepoužívá zločinně funkci BCC jako součást kampaně proti psychologickým válkám proti jejich spolupracovníkům, pak kam to opustí?Zanechává nás s milióny lidí, kteří nevědomky opomíjí dokonce používat funkci BCC na prvním místě.

Obrázek s laskavým svolením Denver Public Library, Western History Collection.

Proč je funkce BCC tak důležitá?Umožňuje vám poslat e-mail někomu, aniž by tato osoba viděla všechny ostatní, kteří obdrží e-mail, a účinně chrání své osobní údaje. Zde je příklad předávání e-mailů, vyřazených z vlastních e-mailových archivů:

Každé modré rozostření ve snímku s filtrem ochrany soukromí je e-mailová adresa. Nejen, že jsme byli v seznamu příchozích příjemců, na které jsme byli zařazeni, více než 40 e-mailových adres, ale v předávaném e-mailu( viděném výše), které obsahují 13 a 8 e-mailových adres, jsou dvě sady zbylých bloků dopředu. To znamená, že v celém těle e-mailu je více než 60 e-mailových adres.

Nyní se můžete ptát sami sebe "Tak co? Co na tom záleží? "Záleží na několika důvodech. V prvé řadě existuje jednoduchá otázka soukromí a respektování soukromí osob na vašem seznamu kontaktů( ať už jsou to přátelé, rodina nebo obchodní partneři).Je samozřejmé, že lidé, kteří vypálí dopředu a hromadné e-maily s desítkami svých přátel a spolupracovníků, si nemají čas osobně kontaktovat každou z těch desítek příjemců a zeptat se, zda chtějí, aby jejich kontaktní informace byly sdíleny se všemi ostatními naSeznam adresátů.Je naprosto neuctivé sdílet kontaktní informace bez souhlasu dotyčné osoby.

Stane se ještě více neúctající a obtěžující, čím více se rozrůstají dav lidí, kterým jste e-mailem. Pokud zasíláte e-mailu deseti lidem v malé občanské organizaci, která se již navzájem pozná, může to být problém. Pokud jste učitel a zasíláte několik( nebo ne stovek) studentů nějaký doplňkový materiál, najednou sdílíte osobní kontaktní informace mnoha lidí s mnoha dalšími lidmi, s nimiž se možná nebude chtít podělit.

Ještě horší je, že pokud někdo náhodně zasáhne odpověď na všechny e-maily, které pošlete s plně načtenými zásuvkami TO a CC , každá osoba na původním seznamu příjemců obdrží odpověď. V nejlepším případě je to relativně neškodné, ale jistě ztrácí čas všech ostatních, když otevřou e-mail, aby zjistili, co je v diskusi nové.V nejhorším případě, jak se mnohokrát stalo v korporacích po celém světě, e-mail může mít svůj vlastní život, protože stovky zaměstnanců odpovídají, tvrdí a jinak komunikují s e-mailem. Taková odpověď - všechny řetězové reakce mohou pokrývat tisíce e-mailů a mohou dokonce vyvolat plamenné války( v Tandemových počítačích se koncem 20. století vyskytla jedna taková plamenná válka, která trvala roky ).

Druhým a praktičtějším zájmem o ty z vás, kteří by se nemuseli starat o dobrou e-mailovou etiketu a ochraně soukromí vašich přátel, tento druh hromadných e-mailů neúmyslně vytváří úhledné seznamy e-mailových adres pro škodlivý software a spammery, aby se sklízely. Pokud vaše e-mailová adresa skončí na obrovském e-mailu posílaném kolem pověstného světa, můžete si být jisti, že někde po řádku skončíte na seznamu nevyžádané pošty. Ještě horší je, že pokud jeden z uživatelů, který skončí se zaslaným e-mailem, který sedí v ústech doručené pošty, skončí zasažen malwarem, který se replikuje prostřednictvím seznamů kontaktů a e-mailových adres nalezených ve doručené poště, pravděpodobně skončíte s nebezpečným e-mailemnajít cestu k tobě.

Použití BCC Wisely

Pokud jste v posledním táboři, ti, kteří ignorují funkci BCC, se pravděpodobně ptáte sami sebe, co můžete udělat, abyste se vyhnuli ochraně soukromí a bezpečnosti, jak jsme popsali výše. Nemějte obavy, jakmile si uvědomíte, jak strašné je ignorovat funkci BCC, je zřejmé, co musíte udělat, abyste se umyli předtím špatným chováním e-mailu.

Za prvé a především se začnete ptát sami sebe: "Musím opravdu poslat tento e-mail všem na mém seznamu kontaktů?Třicet z nich? Kterákoli z nich? "Odpověď na tyto otázky pro většinu e-mailů je: Ne. Ne, nepotřebujete vypustit osobní e-mail nebo předat všem v seznamu kontaktů.

Za druhé, když se do ocitnete s oprávněným důvodem, abyste zaslali celou řadu lidí najednou. Stejně jako například přepínáte na nového poskytovatele e-mailu nebo chcete odeslat novou poštovní adresu stovce vašich přátel a příbuzných, jedinou vhodnou věcí je dát adresy do BCC slotu. Tím je zajištěno, že veškerá zla masového odesílání e-mailů budou odstraněna: e-mailové adresy všech příjemců zůstávají soukromé, v počítači jednoho příjemce, který sklízí e-mail jiného příjemce, není šanci na spam nebo malware.jestliže některý z nich potřebuje odpovědět na vás, abyste se na něco zeptal, nebudou rozptýlit svou otázku nebo komentář všem ostatním.

BCC zvyšuje soukromí, zvyšuje bezpečnost a omezuje doručenou poštu, kterou musíte znát přátelé a spolupracovníci. Není absolutně žádný důvod, proč byste se jí vyhnuli, když je to tak jednoduché, jako uvedení adres do jiného adresového slotu.