26Jun

Jak spravovat přílohy v aplikaci Outlook 2013

click fraud protection

Přichází čas, hledání práce nebo sdílení fotografií se staršími členy rodiny, kde možná budete muset poslat věci starým způsobem - jako přílohu e-mailu. Pokud pracujete e-mailem, může být součástí e-mailového repertoáru.

Věc o přílohách je, že jde o nějaký nepopsaný kód, pokud jde o jejich odeslání.Například při odesílání obrovského souboru do e-mailu( záleží na tom, jakou službu nebo ISP, kterou používáte, umožní), není to nutně efektivní.Podobně odesílání více souborů je obvykle lépe dosaženo v souboru kontejneru.

Samozřejmě, podle typu souboru, může nebo nemusí dorazit na místo určení.Soubory, jako například soubory s příponou. EXE,. BAT a dalšími spustitelnými typy, budou často( obvykle) blokovány nebo odstraněny z důvodu jejich vztahu k malwaru. Pokud chcete odeslat soubor podobný, pravděpodobně ho budete muset přiložit do archivu. ZIP.

Sestavení e-mailu a správy kontaktů v aplikaci Outlook je poměrně jednoduché a při přidávání a manipulaci s přílohami by měla být již druhá příroda, mnoho uživatelů si možná neuvědomuje, že by to mohli dělat lépe.

instagram viewer

Přidání přílohy

Chcete-li přidat přílohu, přetáhněte soubor nebo soubory do prázdné e-mailové zprávy a vložte ji jako přílohu. Nebo klepněte na tlačítko "Připojit soubor" na pásu karet v části Zahrnout.

Budete muset procházet místo, kde se nachází soubor, který chcete připojit, a pak vybrat soubor nebo soubory, které chcete vložit do zprávy, a pak klepnout na "Vložit". Alternativně klepněte na malou šipku a vyberte "Vložitjako Text "a vaše příloha bude vložena do řádku, což znamená, že se ve vaší zprávě objeví namísto jako samostatný soubor.

Jakmile je připojen, budete ji moci vidět v poli Připojené pod řádek Předmět.

Konečně, řekněme, že máte připojenou přílohu a uvědomíte si, že je to špatná.Bez problému můžete jednoduše vybrat přílohu stisknutím klávesy "Odstranit" na klávesnici nebo můžete kliknout pravým tlačítkem myši a vybrat "Odstranit".

Soubory nejsou jedinou věcí, kterou lze připojit ke zprávě i když můžete také připojitpoložek a podpisů.

Připojení jiných položek

Položky mohou obsahovat vizitky( dříve diskutované. VCF soubory), kalendáře a položky aplikace Outlook, které mohou být poznámky, úkoly, kontakty a další věci, které otevřete v aplikaci Outlook. Kalendáře

jsou další věc, kterou budete z času na čas chtít sdílet, a pokud kliknete na tlačítko "Připojit položku", uvidíte, že je to snadné.Sdílení kalendáře neznamená, že musíte každý den sdílet každou položku. Můžete si jen chtít podělit o několik dní nebo týden, například pro cestu společnosti nebo rodinnou dovolenou.

Sdílení kalendáře vám umožní zvolit skutečný kalendář, rozsah dat, detaily a další pokročilé možnosti.

Když kliknete na tlačítko "OK", uvidíte, že kalendář bude připojen k e-mailové zprávě tak, aby mohl být otevřen a zobrazen, ale bude také vložen do skutečné zprávy, takže si ji příjemci mohou pohodlně prohlížet na první pohled.

položky aplikace Outlook jsou v podstatě vše, co můžete vytvořit v aplikaci Outlook, která může být připojena a odeslána ostatním uživatelům aplikace Outlook. Na následujícím snímku obrazovky uvidíte, jak to funguje. Zvolíte zdroj a pak odtud vyberte položku nebo položky( můžete vybrat více než jednu), kterou chcete připojit.

Poznámka: Můžete se rozhodnout, zda chcete, aby se položka objevila jako skutečná fyzická příloha nebo vložená pouze jako text. Je to stejné, jako jsme si dříve řekli, kde můžete "Vložit jako text" a objeví se jako součást fyzické zprávy. Vizitky

mohou nebo nemusí být jednou z věcí, které používáte nebo potřebujete, ale je to opravdu pohodlný způsob, jak sdílet své okamžité detaily v jednoduchém a pohodlném balíčku. Chcete-li sdílet svou vizitku( nebo někdo jiný), jednoduše si ji vyberete z nabídky Připojit položku a zobrazí se vaše kontakty

Vyberte kartu nebo karty, které chcete připojit, a klikněte na "OK" a karty se zobrazí jako texta bude také připojen jako soubor VCF, což znamená, že lze importovat do libovolného adresáře, který takové soubory podporuje.

Sdílení kontaktů jako vizitek je opravdu rychlý a pohodlný způsob, jak poskytnout někomu jiným kontaktní informace nebo importovat kontaktní informace od někoho jiného, ​​aniž byste je museli ručně zadávat do svého adresáře.

Manipulační přídavné zařízení

Samozřejmě s e-mailem je vždy možnost dostávat i dávat. Takže, co děláte, když do příchozí zprávy přijde zpráva s přílohami? Obvykle je to docela jednoduché, například v následujícím obrázku. Vidíte, že naše zkušební zpráva přišla s připojeným obrázkem.

Pokud jednoduše klikneme na přílohu, uvidíte, že se v nabídce Nástroje pro přihlášení k hovoru na pásu objeví možnosti. Odtud se na to můžete obrátit. Všimněte si také, že pokud obdržíte více souborů, můžete uložit všechny přílohy najednou a pokud si nejste jisti, zda je vůbec vhodné otevřít přílohu vůbec, můžete ji odstranit, i když je pravděpodobně moudřejší,máte pochybnosti.

Můžete také klepnout pravým tlačítkem myši na libovolnou přílohu zprávy a pomocí výsledné rozbalovací nabídky můžete provést stejná opatření, jaká jsou popsána na pásu karet.

Při manipulaci s přílohami se objevují námitky. Přílohy mohou být nebezpečné, protože každý, kdo v posledních dvaceti letech použil e-mail, může potvrdit. V dolní řadě neotvírejte nic, co není od někoho, koho neznáte nebo nevěříte, a v počítači vždy používejte skener viru / malware.

Manipulace s více soubory nebo velkými soubory jako s přílohami

Mluvili jsme trochu o tom, jak zvládnout jeden nebo možná několik příloh, ale co když chcete připojit desítky nebo dokonce stovky souborů?Nebo co když chcete připojit velký soubor?

Odesílání velkých příloh je trochu neochvějné, zvlášť pokud někdo dostane do procesu mnoho e-mailů.Problém s odesíláním velkých souborů prostřednictvím e-mailu není takový, zda poštovní server povolí přílohy nad určitou velikost. Z větší části pravděpodobně nebudete posílat soubor mnohem větší než jeden megabajt nebo dva, nebo alespoň byste neměli.

Přesto bude čas, kdy budete muset poslat něco trochu těžkopádného. Pokud používáte webovou službu, jako je Yahoo, Gmail nebo Microsoft, budou mít velikostní limity( 25Mb, 25Mb, 20Mb), stejně jako váš ISP, např.Comcast, Time Warner, AT & T atd.( Obvykle asi 10 MB).

Ve většině případů, když jsou soubory příliš velké nebo početné, odkládáme používání cloudových služeb, které jsou bohaté a poskytují dostatek volného místa pro odesílání většiny souborů.Více často než ne, stačí nahrát soubory do jednotky cloud a poté je sdílet, je rychlejší a spolehlivější než e-mail. Máme šikovný návod, jak přesně vysvětlit, jak posílat velké soubory přes e-mail, pokud se chcete dozvědět více.

Pokud jde o odeslání více souborů, neměli byste mít problém za předpokladu, že je to málo, ale jakmile začnete připojovat desítky obrázků nebo dokumentů, věci se mohou trochu neohrabaně.Znovu zvažte využití cloudové služby. Bez ohledu na to, doporučujeme vám určitě zip více souborů před odesláním. Systém Windows má nativní podporu pro soubory zip, takže se nemusíte obávat, že příjemce nebude moci otevřít.

Podívejte se na tento článek, který vysvětluje vše, co potřebujete vědět o komprimovaných souborech.

To vypadá jako velmi dobré místo pro ukončení naší diskuse o přílohách. Nejsou to složitá témata, ale bez ohledu na to, zda používáte aplikaci Outlook, Gmail nebo jiný e-mail, může posílání souborů vyžadovat několik dalších kroků, než je jednoduše připojit.

SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY
Jak vytvářet a odesílat e-maily v aplikaci Outlook 2013
Jak vytvářet a spravovat kontakty v aplikaci Outlook 2013

Zatím jsme se zabývali nejzákladnějšími částmi e-mailů v aplikaci Outlook - kontakty, adresování, kompilace - všechnykteré jsou velmi jednoduché věci. Nyní s přílohami máte poměrně dobrou znalost jednoduchých věcí.

Nyní je čas posílit naši hru. Když používáte aplikaci Outlook a hromadíte si e-maily, musíte se naučit, jak ji spravovat pomocí nástrojů, jako jsou Rychlé kroky a pravidla, o kterých budeme hovořit v připravované funkci. Mezitím a jako vždy vás vyzýváme, abyste nám poskytli zpětnou vazbu v našem diskusním fóru.