9Jul
Se snahou řídit podnikání v dnešní době je velmi důležité mít organizační chart, aby vše bylo zvládnutelné.Zde vám ukážeme, jak vytvořit jeden v aplikaci Visio 2010.
Tento článek byl napsán našimi přáteli na Office 2010 Club .
Potřeba organizačních diagramů
Potřeba vytváření organizačních diagramů se v dnešní době stává nepostradatelnou, protože se společnosti začínají soustředit na rozsáhlé nájemné za dostupnost, zvýšení produktivity a cílení na rozmanité trhy. Vzhledem k této přísné změně může vytvoření organizačního diagramu pomoci zúčastněným stranám pochopit stále rostoucí organizační strukturu &hierarchii s lehkostí.Zobrazuje základní strukturu organizace spolu s definováním vztahů mezi zaměstnanci pracujícími v různých odděleních.
Příležitostně Microsoft Visio 2010 nabízí snadný způsob vytvoření organizačního diagramu. Stejně jako předtím byly pro definování struktury oddělení spolu s možnou komunikací použity ortodoxní způsoby výčtu organizační hierarchie;horizontální a vertikální komunikace. Chcete-li transformovat tyto seznamy, které definují organizační strukturu, do podrobného grafu, aplikace Visio 2010 obsahuje doplněk pro import tabulky aplikace Excel, který je vhodný pro vytažení dat z tabulky a vytvoření organizačního diagramu.
Důležité je, že se nemusíte dopouštět labyrintu definování organizačních hierarchií a struktury křížení, protože stačí zadat sloupec &hlavičky řádků spolu s údaji, které je třeba importovat, a automaticky vytvoří definici grafu;organizační hierarchie s uvedenými pověřeními každého zaměstnance, roztříděné na příslušných odděleních.
Vytváření organizačních diagramů ve formátu Visio 2010
Začněte s tím, že jsme vytvořili tabulku aplikace Excel, která obsahuje pole Name, Supervisor, Designation, Department a Phone .Pole Název obsahuje jméno všech zaměstnanců pracujících v různých odděleních, zatímco pole Supervisor obsahuje název supervizorů nebo týmových vedoucích. Toto pole je životně důležité pro vytvoření Organizačního diagramu, protože definuje základní strukturu &hierarchie v grafu.
Nyní spusťte aplikaci Visio 2010, přejděte na kartu Zobrazení, v nabídce Doplňky, v části Možnosti firmy, klepněte na Průvodce organizačním diagramem.
Spustí se Průvodce organizačním diagramem, v prvním kroku povolíte informace , které jsou již uloženy v souboru nebo databázi , a klepněte na tlačítko Další.
Při importu listu aplikace Excel vyberte druhou možnost importu tabulky aplikace Excel.
Určete cestu k souboru Excel a pokračujte klepnutím na tlačítko Další.
V tomto kroku je třeba zadat pole, která definuje strukturu organizace. V našem případě jsou to Název &Pole Supervisor .Po zadání polí klikněte dále na tlačítko Pokračovat.
Vzhledem k tomu, že organizační schéma slouží především k zobrazení hierarchie oddělení / zaměstnanců pracujících v organizaci spolu s tím, jak jsou propojeny a kdo dohlíží na koho. Vzhledem k tomu v tomto kroku opustíme pole Supervisor, protože jeho zařazení by nebylo nutné, protože Visio automaticky vykresluje základní strukturu definovanou v listu aplikace Excel. Přidejte zbytek polí pod kategorií a klepněte na tlačítko Další.
Nyní vyberte pole, která chcete zahrnout do tvarů organizačních diagramů a klepněte na tlačítko Další.
Tento krok je o přerušení grafu na více stran, pokud máte co do činění se 100 a více zaměstnanci, můžete určit počet stránek, na kterých bude zobrazena Organizační schéma. Ale v našem případě se jedná o mnohem méně množství dat, a tak umožníme , aby průvodce automaticky porušil organizační schéma mezi stránkami .Zadejte název, který chcete zobrazit v horní části stránky. Pokud máte méně než 20 hierarchií, zadejte jméno organizace s nejvyšším hodnocením a klepnutím na tlačítko Dokončit ukončete průvodce.
Okamžitě vytvoří organizační diagram z tabulky aplikace Excel. Na organizačním diagramu se zobrazí nejvyšší hodnocený zaměstnanec a dohlíží na různé zaměstnance z různých oddělení.Jak je uvedeno níže, jeho okamžité podřízené řídí další zaměstnance a tak dále.
Pro pokročilé úpravy přejděte na kartu Org Chart , kde najdete různé skupiny pro nastavení hierarchie Chartu Org a řízení pozic ostatních zaměstnanců.V rámci skupiny Uspořádejte skupinu je možné změnit uspořádání tvarů a umožňuje snadnou navigaci v grafu. Můžete také změnit typ pozice a skrýt podřízené vybrané zaměstnance.
Z Picture skupiny můžete vložit obrázek zaměstnanců, oddělení apod. Ze synchronizační skupiny máte možnost vytvořit synchronizovanou kopii a rozšiřovat podřízené vybrané zaměstnance. V části Organizace dat můžete změnit celé uspořádání organizačního diagramu z možností zobrazení včetně;zobrazení tvaru, zobrazení děliče, zapnutí / vypnutí importovaných polí, změna pozice bloku a vyplnění barev apod.
Pokud máte kdykoli vložit novou pozici nebo oznámit volné místo, v levé postranní liště je vždy k dispozici šablona Organizační schéma. Přetáhněte požadovaný tvar organizační schématu na hlavní stránku diagramu, aby byla zachována integrita struktury, tj. Pro vkládání podřízených pro konkrétní zaměstnance, přetáhněte tvar postavení nad existující tvarovou schránku zaměstnance.
Například jsme přidali konzultanta v organizaci, která je přímo pod vedením generálního ředitele, pro zachování tohoto, jsme přetáhli konzultanta box a jen upustil přes pole generálního ředitele, aby se okamžitě podřízené pozici.
Přidání podrobností do nové pozice je cinch, stačí kliknout pravým tlačítkem myši na nové políčko a kliknout na Vlastnosti.
Otevře se dialogové okno Tvar dat, začněte vyplňovat všechny relevantní informace a klikněte na tlačítko OK.
Zde vidíte, že nově vytvořená pozice je snadno obsazena všemi uvedenými informacemi. Rozšíření Organizačního rozpisu již nevyžaduje údržbu dlouhých seznamů.Na kartě Návrh můžete také vyzkoušet různé vzory &rozvržení přes organizační schéma, aby vypadalo více okázale a profesionálně.
Závěr
Organizační schéma je skvělý způsob, jak zobrazit podrobné organizační hierarchie;s definovanými pověřeními zaměstnanců, strukturou oddělení, novými volnými místy, nově přijatými zaměstnanci, nedávno přidanými odděleními a důležitým způsobem ukazuje nejvhodnější způsob vzájemného působení mezi různými odděleními &zaměstnanci atd.
