19Jul
Microsoft Office 2016 zdokonalila funkce spolupráce, takže mnoho autorů může pracovat na dokumentu v reálném čase. Jeden dokument můžete sdílet v aplikaci OneDrive a zjistit, kdo pracuje na něm, a dokonce i získat odkaz, pomocí něhož můžete poslat ostatním pro snadný přístup k dokumentu.
V tomto článku použijeme aplikaci Word, která ilustruje, jak spolupracovat na dokumentech;tato funkce spolupráce v reálném čase je však k dispozici také v aplikacích Excel a PowerPoint.
Chcete-li začít, otevřete dokument, který chcete sdílet, a klikněte na tlačítko "Share" na pásu karet v horní části stránky,v pravém rohu okna aplikace Word.
POZNÁMKA: Před nastavením dokumentu, který chcete sdílet, je třeba se ujistit, že máte sdílený adresář v účtu OneDrive. Nebo můžete ve výchozím nastavení použít složku "Veřejné", která ve vašem účtu existuje.
Zobrazí se podokno "Share".Chcete-li dokument uložit do složky, kterou jste sdíleli v účtu OneDrive, klikněte na tlačítko Uložit do cloudu.
Na obrazovce zákulisí "Uložit jako" vyberte sdílené umístění, do kterého chcete dokument uložit, nebo klepněte na tlačítko "Procházet" a vyberte umístění v účtu OneDrive, který není v posledním seznamu.
V případě potřeby přejděte do sdílené složky v dialogovém okně "Uložit jako".Chcete-li změnit název souboru, zadejte nový název do pole "Název souboru".Klikněte na tlačítko Uložit.
Jste vráceni do dokumentu a podokna "sdílení" se připojí a umožňuje pozvat lidi, aby buď prohlíželi nebo upravovali soubor, nebo si ho jen prohlédli. Chcete-li pozvat někoho, kdo má spolupracovat na dokumentu, zadejte do pole "Pozvat osoby" e-mailovou adresu tohoto uživatele. Vyberte, zda se v rozevíracím seznamu mohou "Upravit" nebo "Může zobrazit".Pokud chcete odeslat vlastní zprávu, zadejte ji do pole "Zahrnout zprávu".Chcete-li dokument sdílet, klikněte na odkaz "Sdílet".
Uživatel je přidán do seznamu osob, s nimiž jste dokument sdíleli.
Můžete také specifikovat, zda se má vždy automaticky změnit nebo kdykoli požadovat( "Zeptejte se") změny při každém změně výběrem možnosti z rozevíracího seznamu Automatické sdílení změn.
Uživatel, se kterým jste sdíleli dokument, obdrží e-mail podobný následujícímu obrázku. Klepnutím na tlačítko "Zobrazit v aplikaci OneDrive" získáte přístup k dokumentu.
POZNÁMKA: Můžete snadno získat odkaz na sdílený dokument, abyste jej mohli poslat uživateli e-mailem kliknutím na odkaz "Získat odkaz pro sdílení" v dolní části podokna sdílení.
Na panelu "Sdílení" se zobrazí dvě tlačítka. Pokud chcete odeslat odkaz, který uživateli umožňuje prohlížet a upravovat dokument, klikněte na tlačítko "Vytvořit odkaz pro úpravu".Chcete-li odeslat odkaz, který umožňuje pouze uživateli zobrazit dokument a neprovede jeho úpravy, klikněte na tlačítko "Vytvořit odkaz pouze pro zobrazení".
Zobrazí se okno "Upravit odkaz" obsahující adresu URL pro přístup k dokumentu s příslušnými oprávněními. Klepnutím na tlačítko Kopírovat napravo od pole zkopírujte adresu URL, abyste mohli například sdílet odkaz v e-mailu.
Klepnutím na odkaz, který uživatel obdrží v e-mailu, otevře dokument v online verzi příslušné aplikace Office 2016.
Když uživatel zahájí editaci dokumentu, objeví se vyskakovací okno s upozorněním, že "host upravuje tento dokument".
Změny provedené druhou osobou se zobrazují jako zvýrazněný text v instanci dokumentu.
Pokud jste uživateli umožnili upravit dokument a poté změnit názor, můžete snadno změnit oprávnění pro daného uživatele. Klepněte pravým tlačítkem myši na jméno uživatele v seznamu a vyberte "Změnit oprávnění k: Může zobrazit".Můžete také jít na opačné straně a dát uživateli oprávnění k úpravě dokumentu poté, co mu bylo umožněno pouze jeho prohlížení.
Pokud jste dokončili sdílení dokumentu s uživatelem, můžete přestat umožňovat uživateli prohlížet nebo upravovat dokument. Klepněte pravým tlačítkem myši na jméno uživatele v seznamu a v rozbalovací nabídce vyberte možnost "Odebrat uživatele".
Zavřete podokno "Sdílet" v pravém horním rohu podokna kliknutím na tlačítko "X".
Ať už pracujete na velkém nebo malém projektu, je tato nová funkce spolupráce v Office 2016 s editací v reálném čase a cloudovou integrací s OneDrive výkonná.
