28Jun
Outlook je poměrně synonymem e-mailu. Proto, kromě všech jeho ostatních funkcí, se chcete ujistit, že znáte, jak ji používat e-mailem co nejúčinněji.
Už po nějakou dobu používáme aspekty aplikace Outlook a grizzled Office veteráni už vědí všechny tyto věci, ale noví uživatelé, například ti, kteří potřebují vědět, jak používat aplikaci Outlook v kancelářském prostředí, možná budou muset vědět, jak používatVýhled na denní bázi. To znamená, že je to mnohostranná a zralá e-mailová aplikace, kterou by uživatelé Windows měli mít ve své sadě nástrojů.
Vzhledem k tomu, že je toho tolik, co se máme naučit, máme jen málo času, abychom mohli ztratit, a tak začít hned s tím, jak vytvářet a posílat zprávy, stejně jako rozdělení všech možností, které můžete vyladit, aby aplikace Outlook byla užitečnější a zábavnějšíZkusenosti.
Rychlé sestavení a odeslání zprávy
Pokud chcete nebo potřebujete porozumět základům aplikace Outlook, vytvořili jsme pro vás příručku pro začátečníky. Doporučujeme si je přečíst, pokud je aplikace Outlook zcela nová.
V opačném případě můžete z doručené pošty aplikace Outlook kliknout na tlačítko "Nový e-mail" nebo použít klávesovou zkratku "CTRL + N".
Výsledné nové okno zpráv by mělo být docela jednoduché.Pokud jste někdy použili aplikaci Microsoft Word nebo podobný program pro úpravy textu, funkce Basic Text vám bezpochyby vypadají dobře.
V tomto okamžiku určíte, komu posíláte zprávu, složte svou zprávu a klikněte na tlačítko Odeslat. To je všechno dobré a dobré, když jen skládáte jednorázovou zprávu a pak jste s ní hotovi, ale je to víc než to.
A Obnova kontaktů
Když vytvoříte nový e-mail, první věc, kterou pravděpodobně uděláte, je zadání příjemce nebo příjemců.Můžete to udělat jednoduše zadáním jejich e-mailové adresy nebo můžete kliknout na "To. .." a zvolit jména z vašeho adresáře.
Nezapomeňte, že chcete-li rychle vybrat dvě nebo více adres současně, podržte klávesu CTRL a klikněte na každé jméno, které chcete vybrat, a poté vyberte možnosti adresy: To a Cc( nebo Bcc).Když jste vybrali všechny příjemce, klikněte na tlačítko OK.
Pokud již nemáte adresář, máme vás zaoblené.Své kontakty můžete importovat do aplikace Outlook z Gmailu nebo podobné e-mailové služby.
Změna adresy odpovědí
Řekněme, že máte více než jeden e-mailový účet přidružený k aplikaci Outlook. Jak posílat e-mail z vašich ostatních účtů?
Všimnete si, že na tlačítku "Od" je malá šipka. Klepněte na toto tlačítko a ostatní účty se zobrazí v rozevíracím seznamu, abyste mohli vybrat jiný e-mailový účet.
Případně můžete použít e-mailový účet, který není s aplikací Outlook přidružen, například pokud používáte počítač jiného uživatele nebo používáte počítač v práci a chcete odeslat odpovědi na svůj osobní účet.
Pokud to uděláte, pamatujte na pár věcí.Za prvé, jakákoli zpráva, kterou pošlete, bude zkopírována do složky Odeslaná pošta, takže neposílejte nic osobního, pokud nemáte v úmyslu ji smazat a vyprázdnit koš.Pokud také posíláte zprávu z vaší práce, pravděpodobně ji uloží na poštovní server.
Podpisy a stacionární
Možná jste již obeznámeni s pojmem podpisy, nebo je dokonce můžete sami použít. V podstatě jsou podpisy speciální předem složené bity textu, které můžete připojit ke každé zprávě.Mohou to být vaše kontaktní údaje, důležité informace o produktu nebo události, kterou propagujete, nebo jen hluboký citát, který se vám opravdu líbí.
V tomto příkladu připojujeme podpis s podrobnostmi o plánech budoucích dovolených. Tento podpis připojíme ke všem e-mailům pocházejícím z našeho pracovního účtu, nikoli však k odpovědi a předávání.
Odtud, dokud nevymažete podpis pomocí těchto nastavení, zobrazí se při každém novém e-mailovém upozornění varovné upozornění.
Stacionární?Podpisy
jsou dost snadné, aby zjistili, ale co stacionární?Dokud je to pravé, pojďme jít dál a diskutovat o tom. Stejně jako s podpisy jste pravděpodobně viděli e-mail stacionární v nějaké formě nebo jiný, ale v zásadě to funguje takto: protože posíláte e-mail jako HTML, stacionární vám umožňuje přiřadit pozadí, různé styly písma a barvu vašemuzpráv.
Zde vidíte, jak to funguje. Ze seznamu jsme vybrali téma "Medvědi", což nám dává pozadí s medvídky, které jej zdobí.
Samozřejmě, pokud jste v práci, možná se budete chtít zdržovat zpráv s medvídky a podobně, ale pokud chcete, aby vaše zprávy skutečně vyčnívaly, pak můžete použít stacionární funkci k vytvoření některých opravdu atraktivních výsledků.
Zprávy na odpověď a předávání zpráv
Zprávy na zprávy a přesměrování jsou jednoduché a pravděpodobně jste si již všimli, jaké jsou nástroje pro odpověď na pásu karet.
Vidíte odpověď, odpovězte na všechny( použijte opatrně) a možnosti dopředu, které jsou poměrně jasné, ale jaké další možnosti?
Pokud kliknete na "Setkání", můžete požádat o schůzku, když odpovíte.podívejte se na všechny možnosti, které dostanete, když to uděláte.
Budeme se podrobněji zabývat schůzkami v nadcházejícím článku, kde budeme diskutovat o kalendářních pravomocích Outlooku.
Nastavení odpovědí a možností přesměrování
Pojďme otevřít odpověď a předat možnosti pro rychlý vzhled. Existuje několik způsobů, jak můžete změnit, jak vypadají původní zprávy při odpovědi nebo předávání, nebo zda jsou součástí přílohy, nebo vůbec ne.
Můžete také nastavit způsob otevření odpovědí a směrování a zda vaše komentáře předcházejí vašemu jménu.
Zbytky možností pošty aplikace Outlook
V položce Možnosti pošty se dělají spousta dalších věcí, takže než opustíme vás dnes, chtěli bychom o nich nějakou dobu mluvit.
Zde jsou některé základní věci, jako jsou možnosti editoru pro změnu způsobu sestavování zpráv, pravopisu a možností autokorporace a možností podpisu a stacionárních možností, na které jsme se již zmínili.
Mnoho z těchto možností se otevře k dílčím možnostem. Pokud například kliknete na možnost "Možnosti editoru. ..", objevíte celou řadu dalších zaškrtávacích políček( rozdělených do dvou kategorií, Proofing a Advanced).
Při posunu dolů existují možnosti příjmu zpráv, které vám umožňují vybrat, jak vás aplikace Outlook upozorní na příchozí zprávy ve vaší doručené poště.
Stejně jako způsob, jakým aplikace Outlook označuje položky jako přečtené při použití panelu pro čtení.
Můžete se rozhodnout, jak často jsou zprávy automaticky ukládány, kde jsou ukládány atd.
Když posíláte zprávy, co se stane? Pomocí možností Odeslat zprávy vyberte výchozí úrovně důležitosti a citlivosti, automatickou kontrolu názvu a několik dalších drobných, ale zřetelných vylepšení, které můžete udělat pro vaše uživatelské prostředí.
Pokud máte zájem sledovat zprávy, existují způsoby, jak se k tomu taktéž přizpůsobit. Například zde můžete zapnout potvrzení o přečtení, které vám zašle oznámení, kdykoli někdo přečte váš e-mail.
Nakonec najdeme některé možnosti, jak změnit formát zpráv, které pravděpodobně nikdy nepoužíváte.
Další možnosti mají některé užitečné funkce, jako je například zobrazení možností vložení( možná nepříjemné) a zda se při přečtení více zpráv v doručené poště( pravděpodobně užitečné) zobrazí další a předchozí odkazy v hlavičkách zpráv.
Existují také možnosti, jak konfigurovat, jak program provádí vyčištění konverzace, ale pokryjeme tento a další aspekty správy pošty aplikace Outlook v nadcházejícím článku.
Email je taková nedílná součást aplikace Outlook, není divu, že existuje mnoho způsobů, jak ji nakonfigurovat. Netřeba říkat, že když se naučíte používat aplikaci Outlook, zjistíte, že se někdy vrátíte k možnostem, chcete-li změnit některé aspekty formátování a chování e-mailu.
Nejsme zkoumáním aplikace Outlook, stále máme mnoho informací, jako jsou způsoby, jakým budete pracovat s odesíláním a příjemempříloh, kalendáře, úkolů a mnohem více. Zatím bychom vás rádi slyšeli víc, proto prosím, dejte nám chvíli, abyste nám v našem diskusním fóru upozornili.