31Jul
Outlook 2013 umožňuje přidělit kategorie věcí a přizpůsobit uvedené kategorie. Věc o kategoriích je, že jsou univerzální v aplikaci Outlook a můžete přiřadit každou kategorii klávesové kombinaci. Takže můžete kategorizovat e-maily, události v kalendáři a poznámky pomocí několika rychlých klávesových zkratek.
Během posledních několika měsíců jsme mluvili hodně o Outlook 2013 a jeho různých částech. Mluvili jsme o tom, jak zvládnout nejdůležitější funkce, jako je například vytváření a odesílání e-mailů, vytváření a správa kontaktů a dokonce importování kontaktů v Gmailu. Také jsme se zabývali dalšími položkami aplikace Outlook, jako je například vytvoření seznamů úkolů, které vám pomohou dobře. A samozřejmě je zde všechen důležitý kalendář, který je nezbytný pro každého, kdo chce účinně dodržet harmonogram.
Co to všechno znamená, že s tím můžete udělat hodně, abyste mohli lépe zvládnout rušnou práci a dokonce i osobní život. Předtím, než uzavřeme náš pohled na aplikaci Outlook 2013, jsme však cítili, že bychom měli jen krátce pokrýt dva zbývající aspekty, které považujeme za vhodné: kategorii a vyhledávání.
O těchto kategoriích
Chcete-li přizpůsobit své kategorie, klikněte na tlačítko "Kategorize" a v rozbalovací nabídce vyberte možnost "Všechny kategorie. ..".Pomocí tohoto dialogu můžete vytvářet nové kategorie, odstraňovat staré, přejmenovávat, měnit barvy a přiřazovat klávesové zkratky.
V následujícím snímku si všimněte, jak jsme přidali "CTRL + F2" do modré kategorie.
Nyní můžete například aplikovat kategorie na cokoliv, co chcete. Vezměte si náš hloupý příklad níže, máme náš úkol "žít la vida loca" a označili jsme ho osobním( purpurovým) a naléhavým( červeným) kategoriím.
Nezapomeňte na tento velmi užitečný tip: jakmile přiřadíte k vašim kategoriím klávesové zkratky a do kategorií jste přidělila své kategorie, mohou rychle uspořádat poštu, schůzky a další položky aplikace Outlook.
Například zde je hlavička e-mailu ze zprávy v doručené poště, označili jsme ji kategorií Work. Od této chvíle, pokud potřebujeme hledat konkrétní zprávu, můžeme použít kategorie k odfiltrování nesouvisejících zpráv.
Uvědomte si také, že můžete rychle označit úkoly, e-maily a další položky aplikace Outlook rychle s výchozí kategorií, například na následujícím snímku obrazovky. Zde jsme označili několik úkolů jako URGENT jednoduše kliknutím na malé pole ve sloupci CATEGORIES.
Je zřejmé, že kategorie mohou být velmi užitečné a jsou do značné míry nevyžádané funkce v aplikaci Outlook. Naučte se efektivně používat je a budete mít možnost organizovat všechny své věci v oblastech souvisejících kategorií.
Jednoduché vyhledávání v aplikaci Outlook
Pojďme to zabalit krátkým mluvením o hledání položek v aplikaci Outlook. Máme na mysli, že to platí hlavně pro poštu, ale vyhledávání se rozšiřuje v celé aplikaci. Po klepnutí na podokno pro vyhledání, například v doručené poště( nebo v jiné poštovní složce), se páska změní tak, aby vám poskytla spoustu vyhledávacích nástrojů.
Proč jsou tu všechny tyhle věci? Jednoduše, čím více způsobů, jak můžete vyhledat zprávu, tím lépe máte šanci najít ji. Tady na následujícím snímku obrazovky klikneme na tlačítko "Předmět" a můžeme vyplnit příslušný prostor tím, co chce obsahovat. V tomto případě chceme najít nějaké předměty týkající se "práce".
Všimněte si, že výsledky, které se objevují, jsou ve skutečnosti úkoly, což ukazuje, jak aplikace Outlook vrací výsledky vyhledávání ze všeho, co ukládá.
Pokud maximalizujete své vyhledávací schopnosti v aplikaci Outlook, můžete rychle zkrátit nepořádek tím, že si trochu času a vyzkoušíte možnosti Vyhledávací pásky. Mějte na paměti, že pokud jsou vaše výsledky příliš široké a rozmanité, můžete vždy vylepšit svůj rozsah pomocí vhodně označených nástrojů Scope.
Konečně, pokud máte pocit, že je potřeba síly a maximální kontrolu nad vaším vyhledáváním, zkuste použít formulář Pokročilý nález nalezený kliknutím na tlačítko "Vyhledávací nástroje" v části Možnosti.
Pomocí formuláře pokročilého vyhledávání je daleko a daleko nejlepší způsob, jak hledat Outlook, ale bez ohledu na to, jakou metodou používáte, jsme si jisti, že zjistíte, jak včas najít vaše věci. Možnosti hledání
Aplikace Outlook pracuje s vyhledáváním systému Windows, o které jsme se krátce vrátili. Tyto možnosti ovlivňují, jak se položky vyhledávají v systému Windows i v aplikaci Outlook.
Poznámka: Pokud klepnete na položku "Možnosti indexování. ..", otevřete ovládací panel Možnosti indexování, kde můžete upravit, jak nebo zda je index indexován indexem vyhledávání systému Windows. Zbytek těchto možností se zabývá primárně výsledky vyhledávání, například způsob zobrazování a výsledky zobrazování.
Kategorií a vyhledávání jsou dvě funkce, které nelze přidávat do repertoáru aplikace Outlook,hezky. Pokud používáte Outlook extenzivně a dostanete spoustu e-mailů, vytvářet mnoho schůzek v kalendáři nebo vytvářet seznamy dlouhých úkolů, pak je možné nejen organizovat je důležité, ale pak mít schopnost hledat cokoli, zvláště pokud víteto, co hledáte, je neocenitelné.