1Aug
Dnes pokrýváme "nudné" věci aplikace Outlook.Údržba a zabezpečení, stejně jako údržba a zabezpečení datového souboru aplikace Outlook 2013 - plného všech vašich důležitých dat - zálohováním a archivací.
Od té doby, pokud používáte aplikaci Outlook k vytváření a odesílání e-mailů, jste vynaložili čas na import vašich G-mailových kontaktů do adresáře nebo fakt, že používáteOutlook adresář, znamená, že máte spoustu dat, které potřebují chránit.
Podobně jste také pravděpodobně strávili spoustu času a práce, když jste si vytvořili své kalendáře, přidali úkoly a seznamy úkolů a možná dokonce měli spoustu poznámek, které chcete uložit.
Všechno, co se děje, je, že se ujistěte, že alespoň příležitostně zálohujete datový soubor, protože jak to někdo z nás dokáže potvrdit, je to docela frustrující a depresivní ztráta všech vašich dat a musí začít znovu.
Ovládací panel pošty
Chcete-li začít, podívejte se na ovládací panel Mail v systému Windows.
Jak ukazuje obrázek, máte přístup ke třem klíčovým oblastem nastavení aplikace Outlook. To znamená, že kliknutím na tlačítko "E-mailové účty. .." nebo "Datové soubory. .." se otevře stejné okno na příslušných kartách.
Na následující obrazovce se zobrazuje karta E-mail, která vám umožní provádět akce na vašich e-mailových účtech, například jejich opravy nebo změny. Můžete také zjistit, kde jsou data uložena pro každý účet.
Pokud chcete tyto datové soubory přímo ovlivnit, musíte kliknout na kartu "Datové soubory".Je tu několik užitečných věcí, které můžete udělat.
Můžete například kliknout na tlačítko "Otevřít umístění souboru" a zjistit, kde jsou vaše datové soubory umístěny. To je užitečné, protože budete chtít vědět, kde jsou, pro případ, že je budete muset skenovat a opravit( viz následující část).
K dispozici je další skvělá funkce, kterou můžete použít v okně Nastavení účtu. Pokud se váš datový soubor dostal obrovský a zabírá tuny místa na disku( někteří lidé shromažďují gigabajty na gigabajty starého e-mailu), pak jej můžete komprimovat.
Klepněte na tlačítko "Nastavení" na kartě Datové soubory a potom klepněte na tlačítko "Compact Now", čímž zmenšíte velikost datového souboru aplikace Outlook.
Ovládací panel služby Mail je spolehlivým způsobem, jak zachovat vaše datové soubory a profily, ale není to jediný způsob, a aplikace aplikace Outlook vám také umožní spravovat vaše poštovní schránky. Ukážíme vám tyto ovládací prvky okamžitě poté, co jsme ukázali, jak opravit vaše datové soubory.
Spuštění nástroje údržby PST
Pokud jste si ještě nevšimli, data aplikace Outlook jsou uložena v souboru. PST nebo. OST a většinu času s tím není nic špatného.
Bohužel se vaše data někdy poškodí, což není totéž, co říkáte, že je špatné nebo beznadějně nad rámec obnovy, stačí spustit přiložený nástroj pro opravu doručené pošty. Nástroj pro opravu doručené pošty nebo nástroj ScanPST skenuje a opravuje soubor osobních složek, ověří a opravuje chyby při zálohování vašeho poškozeného souboru. PST nebo. OST jen v případě, že se během obnovy něco pokazí.
Nástroj ScanPST lze nalézt v instalační složce aplikace Outlook, obvykle C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15.Když jej najdete, poklepejte na nástroj ScanPST a spusťte jej.
První věc, kterou musíte udělat, je procházet, kde jsou umístěny vaše soubory. PST nebo. OST.Na následujícím snímku obrazovky uvidíte, kde se nachází v našem počítači. Zvolíme jeden a klikneme na tlačítko "Otevřít".
Pokud nástroj ScanPST najde nějaké chyby, informuje vás tolik a nabídne opravu. Klepnutím na tlačítko s odpovídajícím názvem zahájíte uvedenou opravu.
Jakmile skončíte, nástroj ScanPST vám oznámí, že váš soubor aplikace Outlook byl úspěšně opraven.
Nástroj můžete zavřít nebo proces opakovat podle dalších datových souborů podle potřeby.
Automatická archivace vašich dat
Pojďme se vypořádat s důležitými informacemi o tom, jak nejlépe archivovat a zálohovat data. První věc, kterou chceme diskutovat, jsou možnosti AutoArchive. Chcete-li začít, klepněte na kartu "Soubor" na pásu karet, abyste viděli následující obrazovku.
Bezprostředně si uvědomte, že si můžete vybrat, na který účet se chcete podílet( případně), a to kliknutím na rozbalovací nabídku umístěnou nad tlačítkem Přidat účet.
Klepněte na tlačítko "Vyčistit nástroje" tlačítko a vyberte "Vyčištění poštovní schránky" z možností.Níže jsou možnosti, které uvidíte. Všechno zde je zaměřeno na ořezávání tuku z doručené pošty a archivaci starých zpráv.
Klepnutím na tlačítko "AutoArchive" se aplikace Outlook automaticky archivuje všechny poštovní složky, které byly nakonfigurovány jako takové.Chcete-li nastavit možnosti automatického archivace, musíte klepnout pravým tlačítkem na složku pošty a vybrat kartu "AutoArchive".
Zde vidíme typické okno složky Vlastnosti. Karta Automatické archivace vám umožní nastavit automatické archivování složky. Poznámka: na této obrazovce máme složku nakonfigurovanou pro automatické archivaci podle vlastního plánu a akcí.
Soubor můžete také přiřadit k automatické archivaci podle celkových předvolených nastavení automatického archivace aplikace Outlook. Pokud nastavíte složku na výchozí nastavení a poté kliknete na "Výchozí nastavení archivu. ..", zobrazí se následující dialog( protože jsou "výchozí", všechny změny, které zde nastavíte, se budou vztahovat na každou složku nakonfigurovanou na výchozí autoarchivu).
Nezapomeňte, že tato nastavení naleznete také otevřením možnosti a klepnutím na nadpis "Pokročilé".
Pojďme nyní ručně archivovat vaše data.
Ruční archivace vašich dat
Jednoduše, pokud nechcete používat autoarchivu nebo chcete provést samostatnou archivaci, přejděte do Nástroje pro vyčištění nalezené na obrazovce Informace o účtu a klikněte na tlačítko "Archivovat"otevřete následující dialog.
Stačí, abyste si jednoduše vybrali složku, kterou chcete archivovat, vyberte datum pro položky archivu a poté vyberte složku, kam chcete archiv ukládat. To je hotovo!
Zálohování a obnovení datového souboru aplikace Outlook
Zálohování datových souborů aplikace Outlook je stejně snadné jako kopírování souborů. OST nebo. PST na jiný pevný disk, cloudový server, jednotku s pamětí nebo jiné médium pro ukládání dat. Vzpomínáte si, jak najít vaše datové soubory?
Otevřete ovládací panel Mail a klikněte na tlačítko "Datové soubory".Klikněte na "Otevřít umístění souboru. .." a pak můžete zálohovat datové soubory.
Na boční poznámce můžete natrvalo přemístit datové soubory do cloudového umístění, jako je například složka OneDrive nebo Dropbox, čímž zajistíte, že data aplikace Outlook budou vždy technicky zálohována.
Chcete-li obnovit zálohovaný datový soubor, vraťme se zpět na kartu Soubor a vyberte "Otevřít datový soubor aplikace Outlook".
Na následujícím obrázku se aplikace Průzkumník souborů automaticky otevře do našich archivů, ale můžete zřejmě prohlížet kdekoli vaše datové souboryjsou umístěny.
Vyberte požadovaný soubor a klepněte na tlačítko "Otevřít", abyste měli přístup k datům uloženým v souboru. Po obnovení budete moci procházet a prohlížet položky tak, jak byste normálně.
Pokud už nemusíte přistupovat k datům se záložním datovým souborem, stačí kliknout pravým tlačítkem myši na nejzazší složku a vybrat možnost zavření.
Zálohování a obnovení datových souborů je z velké části ruční činnost, ale pokud nastavíte své složky pro časté automatické archivaci a jsou archivovány na místo jako složka mračna, pak máte nějakou malou bezpečnost.
Nejlepší způsob, jak zajistit, že neztratíte žádné údaje, je však běžně zálohovat vaše datové soubory velkoobchodně.Máte něco, co byste chtěli přidat? Dejte nám prosím vědět v našem diskusním fóru. Jako vždy se těšíme na vaši zpětnou vazbu.