2Aug
Pokud jste jedním z těch lidí, kteří mají tabuli nebo poznámkový blok s neustále se vyvíjejícím seznamem úkolů, nebo jsou vaše stůl a monitory zdobeny post-® , která vám připomene důležité události,vy.
Aplikace Outlook vám umožní vytvářet seznamy úkolů, které můžete provádět nejrůznějšími věcmi, jako je nastavení termínů, připomenutí, kategorií a další.Celá věc je vytvořit aktivnější druh seznamu úkolů, s nimiž můžete komunikovat a bude vás upřímný.
Práce v úlohách Zobrazení
Nedávno jsme diskutovali o různých komplikacích aplikace Outlook 2013, takže pokud jste noví, doporučujeme přečíst si úvod.
V opačném případě otevřete aplikaci Outlook až do zobrazení úkolů a podívejte se kolem. Na první pohled si všimnete, že je to docela prázdné a neplodné.Je to proto, že jsme je ještě museli naplnit množstvím věcí, které musíme udělat, a musíme jezdit.
Pojďme a ukážeme vám, jak používat úkoly jako pro a dále organizovat svůj život s aplikací Outlook. S trochou času a práce budete mít komplexní sadu úkolů, které můžete nastavit tak, aby vám připomínaly, kdy jsou splatné, nebo je můžete dokonce přiřadit jiné osobě!
Přidávání úloh
Chcete-li začít, budete chtít přidat úkoly. Všimnete si, že podél levé strany je známá podložka složek. Do tohoto zobrazení můžete přidat nové složky a efektivně organizovat své úkoly do kategorií.Dokonce můžete vytvořit novou skupinu složek, abyste mohli v případě potřeby znovu rozdělit své úkoly mezi váš osobní a osobní život.
Začněte, všimnete si, že existuje jedna skupina složek volání Moje volání a dvě podřízené složky úkolů: Seznam úloh a úkoly. Pokud klikneme pravým tlačítkem myši na nejvyšší složku, můžeme vytvořit novou skupinu složek, kterou pojmenujeme pracovní úkoly.
Rychlou úlohu můžete přidat kliknutím na tlačítko "Klepnutím sem přidáte novou úlohu" nebo kliknutím na položku "Nová úloha" na domovské pásek. Podívejte se na následující untitled úkol, na který můžete aplikovat řadu možností, zobrazit Úlohu, její detaily a spravovat ji.
Několik základních detailů vyplňujeme a klikneme na tlačítko "Uložit &Zavřít. "Můžete si vybrat datum zahájení, datum ukončení( je-li třeba), stav, prioritu a procento dokončení.Můžete také zaškrtnout políčko "Připomenutí" a nechat aplikaci Outlook informovat, kdy bude váš úkol splatný.
Zobrazení, změna a aktualizace úkolů
Po vytvoření několika úloh je vidíme, že jsou uvedeny v zobrazení úkolů.Zde můžete provést nějaké základní tinkering, jako je změna data splatnosti nebo přiřazení kategorie, ale pokud opravdu chcete zobrazit a upravit, musíte jej dvakrát kliknout a otevřít ji.
Tady je náš úkol ještě jednou. Můžeme jej změnit, jako je stav nebo priorita, nebo můžeme kliknout na tlačítko Podrobnosti.
Pokud jsou k úloze přidruženy další podrobnosti, můžete je vyplnit zde. Zatímco to nemusí být pro většinu lidí relevantní, pokud jednáte s nezávislými dodavateli nebo konzultanty, pak je to skvělé místo, kde můžete sledovat, kolik vás přibližně za vás stojí.
Existuje několik dalších věcí, které můžeme zmínit, než se dostaneme k rekurzím. Zatímco jste v úloze rozhraní, věnujte chvíli poznamenat, že můžete smazat nebo předat úlohu, pokud se rozhodnete, že to nestojí za to, že chcete pokračovat, nebo budete potřebovat vstup od někoho jiného na tom, resp.
Úlohu můžete také spravovat, jako je označování dokončeno, přiřazení a odeslání zprávy o stavu. O tom budeme brzy promluvit. Zatím se krátce podíváme, jak nastavit opakující se úkoly.
Práce s opakujícími se úkoly
Vytvoření opakující se úlohy je stejné jako vytvoření opakující se schůzky nebo opakované schůzky. Dialog, který uvidíte po kliknutí na tlačítko "Opakování", pravděpodobně vypadá docela dobře.
Takže zde je náš úkol "mluvit o práci", který se opakuje každý týden ve středu, bez konce v dohledu. Všimněte si také, že dokonce i když nedokončíte úkol v okamžiku, kdy se úloha vrátí, bude ještě vygenerována další.
Tuto volbu můžete přepnout výběrem možnosti "obnovit novou úlohu", která místo toho, aby se automaticky opakovala na x den, neobnoví úlohu, dokud není aktuální úloha označena za dokončenou.
Přiřazení úkolu někomu jinému
Máme náš úkol "hovořit o práci!", Vše se nastavuje, nyní ho musíme zastavit na někoho jiného! Klepněte na tlačítko "Přiřadit úlohu" v sekci Správa úlohy na pásu karet.
Tímto úkolem otevřete e-mail, který můžete pak adresovat ostatním. V tomto případě se chystáme přiřadit úlohu, aby mluvil o pracovních věcech někomu jinému, a my jim zašleme e-mailem.
Pokud chcete zadat adresu do pole "Komu" můžete, nebo můžete vyškrtnout štěstí z vašeho adresáře. Nemáte nastaven adresář?Přečtěte si o tom, jak vytvářet a spravovat kontakty, včetně způsobu importu kontaktů z Gmailu přímo do aplikace Outlook.
Ten příjemce obdrží e-mail s možností "Přijmout" nebo "Odmítnout". Nechceme, aby se šéf rozrušil, a tak už jen půjdeme a přijmeme úkol. Kromě toho, mluvit o pracovních věcech není nikdy špatný nápad!
Konečně, pokud mají síly, které chtějí znát pokrok( nebo jeho nedostatek) na aktuálně přiřazenou úlohu. Můžete jim poslat zprávu o stavu.
Celkově průměrný domácí uživatel aplikace Outlook používá s větší pravděpodobností úkoly jako prostředek k tomu, aby se dělaly nějaké pochůzky nebo doma, ale je užitečné znát celou škálu vašich schopností vytvářet úkoly. Pojďme dál k zbytku domovské stuhy a mluvte o tom, co můžete dělat, abyste mohli spravovat úkol odtud.
Správa úkolů a třídění podle zobrazení
Během vašeho týdne budou některé úkoly dokončeny a některé nebudou. Ty, které dokončíte, můžete označit jako kompletní a zapomenout. Ale ty, se kterými se nedostavíte, budou muset nějakým způsobem spravovat, nebo budete mít stále rostoucí seznam foukaných úkolů.
Existuje několik způsobů, jak je spravovat. Podívejme se na tuto oblast pásky a ukážeme vám, jak nejlépe využít těchto nástrojů.
Klepnutím na tlačítko "Odebrat ze seznamu" jej označíte jako kompletní a odstraníte ze seznamu. Pokud aplikace Outlook narazí na problém, například pokud je úloha opakovaná nebo je neúplná, bude se vás zeptat, co chcete s ní dělat.
Můžete také pracovat přímo s úkoly, které vidíte v seznamu úkolů.Další podrobnosti naleznete na následující obrazovce. Vidíte, že můžete jednoduše kliknout na ikonu příznaku a označit ji za dokončenou nebo kliknutím pravým tlačítkem myši zobrazíte další možnosti.
Vidíte na následujícím snímku, že náš úkol "sedět kolem sledování fotbalu s našimi nohama nahoru" se očekává zítra, ale také jsme ho označili za následný příští týden. Vytvoření následného úkolu v podstatě zdvojnásobí dobu, která vám nejlépe vyhovuje, abyste ji dokončili. V tomto případě bychom mohli označit zítřejší úkol za úplný nebo odstranit, ale tento duplicitní úkol by měl být ještě příští týden.
Poznámka: Můžete sledovat úkoly z jednoho z pěti přednastavených intervalů nebo můžete vytvořit vlastní sledování.
Nakonec změna pohledu může pomoci rozdělit velké množství úkolů.Pokud se na pásu nezobrazuje, můžete kliknout na tlačítko "Změnit pohled" a uvidíte tyto možnosti.
Zde může vypadat jednoduchý seznam. Pohled nerozlišuje mezi stavy dokončení nebo kategorií, nebo cokoli jiného. Prostě představuje všechny vaše minulé, současné a budoucí úkoly v jednom jednoduchém pohledu.
Na druhou stranu, pokud se podíváme podle aktivních úkolů, vidíme, že se věci pro nás zúžily.
Vždy pamatujte na změnu zobrazení úkolu, abyste je rychle roztřídili nebo skryli, abyste získali maximální produktivní potenciál!
Úkoly Možnosti
Nakonec se seznámíme s volbami úkolů nebo se s nimi znovu seznamujeme. Možnosti úlohy vám umožní změnit nastavení a změnit jejich chování a vzhled. Můžete se k nim dostat z nabídky Soubor kliknutím na "Možnosti - & gt;Úkoly ".
Můžete nastavit možnosti připomenutí na úkoly se splatnými, prodlouženými a dokončenými barvami úkolů, pracovními hodinami a dalšími jednoduchými vylepšeními. Takže pokud chcete, aby úkoly po splatnosti byly jasně modré nebo chcete výchozí připomenutí na konci dne namísto začátku, můžete provést změny zde.
Jak můžete zjistit, aplikace Outlook se ukazuje jako velmi dobře zaokrouhlená aplikace a dosud jsme ještě nehovořili o kalendáři a poznámkách! Doufáme, že budete moci použít úkoly, které vám pomohou zlepšit své organizační schopnosti, a to v několika výřezech. Jsou opravdu snadné nastavit a přiřadit, a je hezké mít tyto připomenutí a sledovat všechny věci na vašem seznamu pomalu odškrtněte.
Mezitím nás zajímá slyšení od vás. Máte dotaz nebo komentář, který byste chtěli odejít u nás? Zapomeňte na naše diskusní fórum a vypusťte.