2Aug
Pokud žijete bez odpovědnosti, slunce pravděpodobně stoupá a usadí se ve vašem denním kalendáři. Pokud nevíte, co se děje na denní bázi, rychle se ocitnete ztracené v bludišti zmeškaných schůzek a překvapení zasedání.
Pojďme hovořit o kalendářích aplikace Outlook, protože mimo e-mail( možná ještě občas), organizovaná a produktivní závisí na schopnosti spravovat události a dělat věci. Jedna z věcí, které aplikace Outlook dělá s velkým úsudkem, snad lépe než většina ostatních aplikací, je kalendář.Funkce kalendáře aplikace Outlook jsou nejdůležitější, pokud jde o vytváření, úpravu a sdílení událostí.
Tento článek se zaměřuje především na jednoduché věci. Ukážeme vám, jak vytvořit a spravovat kalendáře, přidávat schůzky, schůzky a sdílet je s ostatními v adresáři pro snadnou spolupráci. Až skončíme, ukážeme vám, jak za použití programu Outlook pro základní informace, jako je e-mail nebo kontakty a adresáře, můžete začlenit kalendář do rušného života a zlepšit svou domovskou či malou kancelář.
Základy kalendáře
Kdykoli používáte aplikaci Outlook, budete mít k dispozici kalendářní funkce. I když nemáte nastaven e-mailový účet, můžete stále používat Outlook pro zbytek jeho funkcí.Kalendář funguje nejlépe, ale pokud můžete využít jeho možnosti spolupráce, pomocí e-mailového účtu se ujistíte, že budete moci posílat pozvánky na schůzku a přijímat oznámení účastníků.
Bez ohledu na to je zde váš základní, každodenní kalendář, tj. Výchozí kalendář přidružený k vašemu výchozím profilu aplikace Outlook. Toto je měsíční pohled, ale pro změnu zobrazení můžete použít funkce na kartě Uspořádat.
Níže je zobrazen týden pracovního týdne( versus týdenní pohled).Je to velmi jednoduché, počasí( můžete jej nastavit na město) a vyhledávací pole. Máte-li nějaké schůzky nebo schůzky, uvidíte je zde a můžete přeskočit na předchozí nebo následující týden kliknutím na tlačítka "Předchozí schůzka" nebo "Další schůzka" na okrajích kalendáře.
Pojďme se trochu posunout a zaměřit se na to, jak změnit uspořádání kalendáře tak, aby lépe vyhovovalo vašim konkrétním nebo konkrétním potřebám.
Flexibilizace svalového kalendáře
Můžete změnit nastavení a vzhled vašeho kalendáře poměrně málo. Pokud zaškrtnete kartu Zobrazit níže, uvidíte celý sortiment stylů, které můžete použít pro kalendář, který vyhovuje vašim organizačním potřebám.
Prohlédněte si následující kalendář.Udělali jsme několik drobných změn jeho vzhledu. Jeden můžete změnit barvu, což je jemný, ale příjemný dotek.
Karta Pohled umožňuje přidat několik dalších zobrazení, které zvýrazní režim, ve kterém se nacházíte. Například je k dispozici panel úkolů, který umožňuje přidávat kalendáře, lidi a úkoly do pravého sloupce( viz výše).Tento panel úkolů je přizpůsobitelný režimu, v němž se nacházíte, takže i když máte povolené úkoly a kalendář, stejně jako na výše uvedeném snímku obrazovky, pokud přepnete do doručené pošty, budete muset znovu aktivovat funkci To-Do pruhu.
Je to dobrý nápad přehrávat karty v jednotlivých režimech, protože nebudou všechny stejné.Tabulka čtení se například v zobrazení kalendáře příliš nepoužívá, ale je to určitě skvělý doplněk k doručené poště.
Podobně zkontrolujte zobrazení denního kalendáře s aktivovaným zobrazením zobrazení denní úlohy. Zde si můžete prohlédnout denní kalendář s níže uvedenými úkoly.
Mluvíme mnohem víc o úkolech v nadcházejícím článku, ale teď se zaměříme na vše, co byste chtěli vědět o schůzkách a setkáních.
Přidávání schůzek a setkání
Podívejme se na nastavení schůzek a setkání.V následujícím příkladu uspořádáme párty pro pizzu. Samozřejmostí je povaha jmenování, a zatímco pizza strana není nezbytně "schůzka", dostanete nápad. Potom můžete přidat další specifika, jako například místo, kde se koná pizza, a čas začátku a konce.
Existuje spousta místa( technicky neomezená) pro přidání poznámek, pokynů nebo pokynů k události. Samozřejmě, není moc stranou, pokud tam nemáte jiné lidi. Takže budeme muset pozvat některé účastníky. Jakmile pozvete lidi, již se nepovažuje za schůzku. Místo toho jej změní na schůzku. Na následujícím snímku se setkáváme s naší schůzkou, která se změnila na novou schůzku.
Můžete zadat jména ručně nebo klepnutím na tlačítko "To" přidáte účastníky z vašeho adresáře. Pokud jste ještě nezadali adresář, můžeme vám říci, jak přidat a spravovat kontakty, stejně jako importovat kontakty z jiných zdrojů, jako je Gmail.
Můžete přemístit rovnou do pronásledování a jednoduše klepnout na "Nová schůzka" na záložce Domovská stránka Ribbon. Když zvete účastníky, máte možnost požádat o další možnosti odpovědi.
Pokud požadujete odpověď( spíše než jednoduše položit slovo a nechat to na tom), pak pozvaní budou mít možnost RSVP.Všimněte si, že to funguje skvěle s produktem společnosti Microsoft, jako je například e-mailový účet aplikace Outlook.com, kde jsou ve zprávách uvedeny možnosti odpovědí přímo.
V Gmailu budete moci v pozdější podobě jednat stejně.Odpovíte však, bude odeslána organizátoru událostí a automaticky přidána do aplikace Outlook.
Nyní, když jsme jasně na schůzkách a setkáních, budeme pokračovat v jejich úpravách a zrušení, protože změna je nevyhnutelná a někdy se nám dostanou i naše nejlépe stanovené plány.
Změna nebo zrušení schůzek a sledování odpovědí
Něco se objevilo a potřebujeme přesunout naši pizzerii na sobotní večer. To pro nás není problém, ale co naši účastníci? No, jejich plány jsou zcela na nich, ale Outlook alespoň usnadňuje upozornění na změny.
Chcete-li upravit schůzku a upozornit účastníky, nejprve otevřete událost z kalendáře aplikace Outlook a proveďte potřebné změny. V takovém případě se schůzka pouze jednou přesouváme zpět. Upozorňujeme, že můžete kliknout na tlačítko "Odeslat aktualizaci" a pozvaní budou aktualizováni o změně.
V tuto chvíli, pokud někteří účastníci dříve přijali vaše pozvání, budou muset znovu přijmout.
Nyní může být vhodný čas ukázat, jak sledovat průběh schůzky. Klikněte na tlačítko "Sledování" a odtud můžete vidět průběh schůzky. Právě teď přijal pouze jeden pozvaný, takže možná tato sobota není tak dobrý čas.
Uh oh, znovu se objevilo něco a musíme schůzi zrušit. Stačí kliknout na tlačítko "Zrušit schůzku".Vaše pozvánka se nyní změní a kliknutím a odesláním špatných zpráv získáte tlačítko "Odeslat zrušení".
Je to tak snadné, že vaši předchozí pozvaní obdrží aktualizovaný e-mail a událost bude odebrána z kalendáře aplikace Outlook. Události
S vámi zadanými a uloženými schůzkami schůzky-sety se zobrazí v kalendáři. Když se nad ním umístíte, uvidíte příslušné podrobnosti. V tomto okamžiku, pokud je vše dobré, můžete to nechat a jít na další věci.
Pokud je však chcete změnit nebo odstranit, můžete ji otevřít buď dvojitým kliknutím, nebo použitím příslušné akce na pásu karet, což je tlačítko "Otevřít".
Můžete také získat přístup k mnoha stejným ovládacím prvkům pásku z kontextové nabídky pravým tlačítkem myši.
Při otevření schůzky nebo schůzky si všimněte záložky Možnosti, která vám umožní ovlivnit některé změny, jako je změna stavu( Zaneprázdněný, Zkušený, Mimo kancelář atd.), Nastavit připomenutí, změnit časové pásmo a nakonec nastavitudálost jako opakující se událost.
Opakující se události jsou běžné, například týdenní setkání nebo čtvrtletní výdělek, nebo jen oběd s přítelem, takže je dobré vědět, jak je nastavit. Jak můžete vidět na obrazovce, toto by mělo být docela snadné vyřešit. Můžete nastavit čas schůzky, vzorek a samozřejmě rozmezí nebo dobu trvání opakování.
Vidíte na následujícím obrázku, že jsme nastavili opakující se událost pro každé pondělí v 13:00, která bude trvat neomezeně.
Je důležité si uvědomit, že zatímco schůzky a schůzky mají několik klíčových rozdílů, stále vypadají a mohou být upraveny stejným způsobem, takže všechny možnosti, které vidíte pro schůzky, budou shodné pro schůzky.
Připojení souboru nebo dokumentu k položce kalendáře
Představme si, že jste udělali schůzku, jako je například převzetí vašeho zvířete veterátem nebo změna oleje a v obou případech máte dokument nebo obrázek, který chcetepřipojit se k němu, abyste nezapomněli.
V následujícím příkladu dostáváme konečně náš olej a máme za to kupón. Můžete vytisknout kupon a zkusit si ho pamatovat předem, nebo byste ho mohli jednoduše připojit k schůzce, takže když vám připomene Outlook, kupon je přímo tam, abyste jej mohli vytisknout, když o tom přemýšlíte.
Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko "Připojit soubor" a pak vyhledejte umístění, kam je uložen. Můžete buď vložit soubor jako takový, vložit jej jako text nebo vložit umístění souboru jako hypertextový odkaz. V tomto případě budeme pouze připojovat PDF tak, jak je.
Samozřejmě, to bude velmi užitečná funkce, pokud potřebujete sdílet dokumenty pro obchodní schůzku, posílat studijní materiály studentům nebo kdykoli by situace mohla vyžadovat doplňující informace.
Správa a sdílení kalendářů
Správa kalendářů vám umožní provést dvě věci. Můžete otevřít kalendáře z různých zdrojů a můžete vytvářet a ukládat skupiny kalendářů.
Pokud klepnete na tlačítko "Otevřít kalendář", můžete vytvořit kalendář z několika zdrojů, například z Internetu, nebo můžete vytvořit prázdný kalendář.Jednou z výhod vytvoření prázdného kalendáře je, že jste schopni udržet svou práci a domácí život oddělený.
Na následujícím snímku najdete několik kalendářů, které byly vytvořeny a také jsme vytvořili speciální skupinu pro práci. Můžete skutečně přetáhnout události z jednoho kalendáře do jiného;vidíte, jak máme záznam pro týdenní schůzku ve dvou kalendářích, které jsme se rozhodli zobrazovat.
Umožňuje přetahovat události přes kalendáře znamená, že pokud jste strávili čas přidáním schůzky nebo setkání, pokud se později rozhodnete, že musí být v jiném kalendáři, nemusíte tyto události znovu vytvářet.
Konečně můžete sdílet kalendáře, které by měly být docela samo-vysvětlující, ačkoli je schopen e-mail kalendář.Krátce jsme to popsali v předchozím článku, je to jen další způsob, jak to dosáhnout. Na následujícím snímku obrazovky uvidíte, co se stane, když tuto možnost použijete.
Můžete určit, který kalendář sdílíte, rozsah dat( od jednoho dne po celý kalendář), úroveň podrobností, které můžete sdílet( jednoduchá dostupnost, omezené a úplné podrobnosti), a pak máte několik možností rozšířených možností, které můžete použít.
Sdílení tímto způsobem umožňuje rychlé, snadné a bezproblémové šíření informací o kalendáři s ostatními uživateli aplikace Outlook a také integraci odeslaných kalendářů.
Možnosti kalendáře
K dispozici je poměrně málo možností kalendáře( třebaže ne tak dost jako u e-mailu).Většina těchto možností je určena k tomu, aby kalendář nakonfiguroval tak, aby lépe pracoval s vašimi profesionálními a osobními potřebami.
Můžete například změnit pracovní dobu a pracovní týden, přidat svátky, změnit časové pásmo, nastavit výchozí barvu a dokonce vybrat si mezi Fahrenheitem a stupněm Celsia. Projděte si je ve volném čase a vyzkoušejte, co vám nejlépe vyhovuje.
Funkce kalendáře v aplikaci Outlook jsou špičkové a pokud pracujete v organizaci s centrálním serverem Exchange, pravděpodobně budete obeznámeni s tím, jak můžete spolupracovat na sdílených kalendářích, zobrazovat události a další.Všechno toto bez problémů funguje v rámci vaší lokální instalace aplikace Outlook pro přidanou energii a pohodlí.
Doma je příjemné mít kalendář s tolika funkcemi ve stejném programu. Není třeba přepínat z e-mailové aplikace do kalendářové aplikace, naplánovat události a rychle pozvat účastníky pomocí několika kliknutí myší a mnohem více.
Ale to nestačí mluvit od nás. Proč slyšíme od vás teď?Dejte nám vědět o svých myšlenkách nebo nám poskytněte své připomínky v našem diskusním fóru.
