5Aug
Tento článek byl napsán Askarem, geekem za technologickou stránku DemoGeek.
Pokud pracujete v týmu nebo pokud jednáte s vašimi zákazníky, můžete se ujistit, že distribuujete své dokumenty správným způsobem tak, aby informace v dokumentu dosáhly správného publika a důvěrnost informací byla respektována.
Word 2007 má funkci, pomocí které můžete formálně připravit dokument aplikace Word pro správnou distribuci skupině lidí nebo dokonce i osobám s určitým faktorem důvěryhodnosti.
Příprava
Spusťte aplikaci Word 2007 a vytvořte dokument tak, jak chcete.
Jakmile jste spokojeni s dokumentem a jste připraveni k distribuci, chvíli chvíli pozastavte před zasažením e-mailové aplikace a postupujte podle těchto jednoduchých kroků, abyste získali dokument připravený k distribuci. Mějte na paměti, že tyto kroky jsou izolované a co to znamená, že můžete vybrat a vybrat kroky, které jste chtěli následovat.
Klepněte na tlačítko Office a klepněte na volbu nabídky " Připravte
".Existuje 7 různých možností, které byste měli vidět. Vysvětlím každou z těchto možností, abyste mohli vybrat a vybrat správnou kombinaci možností pro vaše požadavky na distribuci.Vlastnosti dokumentu
První v seznamu je volba " Properties" , pomocí které můžete zadávat informace o metadatech o dokumentu.
Můžete zadat jméno autora dokumentu, názvu, předmětu, klíčových slov, kategorie, stavu a komentářů.
Některé z nich lze zobrazit prostřednictvím souboru & gt; & gt; Vlastnosti dialog.
Mějte na paměti, že jakmile dokončíte dokument, nebudete moci tyto vlastnosti vidět, ale až do doby, než si je můžete otevřít, můžete s ostatními dokumenty spojit s ostatními dokumenty.
Kontrola dokumentu
Druhou možností v seznamu je možnost " Inspect Document ".V rámci přípravy na distribuci dokumentu můžete prohlížet dokument pro komentáře, revize, revizní značky, anotaci inkoustu. Můžete prohlížet skryté metadata nebo jakékoliv osobní informace, které byly uloženy s dokumentem. Můžete zkontrolovat všechny vlastní data XML, které byly uloženy s dokumentem. Můžete také zkontrolovat veškeré informace o záhlaví, zápatí a vodoznaku. Nakonec můžete také zkontrolovat skryté texty v dokumentu.
Zvolte možnosti kontroly, které jste chtěli ujistit před distribucí dokumentu a po stisknutí tlačítka " Inspect " bude aplikace Word zkontrolovat dokument a upozorní vás na všechny položky, které zjistí při kontrole.
Položky, které potřebují vaši pozornost, by měly být označeny vykřičníkem a můžete si vybrat, zda chcete znovu zkontrolovat, zda chcete.
Šifrování dokumentu
Třetí v seznamu je možnost " Šifrovat dokument ".Zvolte tuto možnost, chcete-li dokument zobrazit pouze určitým lidem, kterým důvěřujete. Umožňuje šifrovat dokument s heslem podle vašeho výběru a uživatelé musí zadat toto heslo pro zobrazení dokumentu.
Zvolte heslo, které můžete rozdělit do skupiny. Moje rada není vybrat heslo, které používáte osobně, ale spíše heslo, které nikdo nemůže použít k vyhledání zpět na vaše online účty nebo jakékoli citlivé účty, které používáte osobně.
Potvrďte heslo ještě jednou. V heslech se rozlišují velká a malá písmena a ujistěte se, že heslo zůstává zachováno / zapamatováno, protože v případě, že zapomenete a nebudete mít možnost otevřít soubor, pokud zapomenete heslo, není možné obnovit heslo.
Po šifrování byste měli být schopni vidět, že volba nabídky má malou barvu pozadí, která naznačuje, že je tento dokument zašifrován.
Když se lidé ve vaší distribuční skupině pokusí otevřít šifrovaný dokument, budou vyzváni k zadání hesla.
Bez hesla vůbec nebudou moci dokument otevřít.
Omezení povolení
Za čtvrté v seznamu je možnost " omezení oprávnění ".Pomocí možnosti "Omezit oprávnění" můžete omezit, co mohou lidé s tímto dokumentem udělat. Je-li dokument citlivý, můžete použít omezení oprávnění pro omezení jejich úpravy, kopírování a tisk dokumentu.
omezit oprávnění používá klient Windows Rights Management k implementaci omezení.
Může se zobrazit výzva k instalaci nástroje pro správu práv .Nebojte se, pokračujte a nainstalujte, je to z důvěryhodného zdroje. Po instalaci byste měli mít možnost nakonfigurovat, co mohou lidé s tímto dokumentem dělat.
Přidat digitální podpis
Pátá v seznamu je volba " Přidat digitální podpis ".Digitální podpisy zajišťují celistvost dokumentu. Přemýšlejte o digitálních podpisech jako o podpisu papíru, ale pro usnadnění.Pokud má dokument digitální podpis, znamená to integritu a důvěru dokumentu. Bylo by to užitečné, pokud rozdáváte dokument velkému počtu diváků.
Klepněte na možnost " Přidat digitální podpis " a aplikace Word vás vyzve pomocí výše uvedeného dialogového okna k vyhledání poskytovatelů digitálních podpisů na Office Marketplace.
Na Office Online Marketplace byste měli mít možnost najít poskytovatele digitálního podpisu, který můžete použít k podpisu dokumentu.
Spustit kontrolu kompatibility
Nejprve přeskočte na poslední možnost " Spustit kontrolu kompatibility ".Pokud jste použili libovolné funkce, které jsou specifické pro aplikaci Word 2007 a pokud máte podezření, že vaše publikum pravděpodobně používá starší verze aplikace Word, pravděpodobně budete chtít spustit Kontrola kompatibility, abyste se ujistili, že dokument dokáže přečíst celé publikum. Program
Word 2007 spustí sadu předdefinovaných kontrol kompatibility a pokud zjistí problémy s kompatibilitou, zobrazí se v dialogu výše, pokud se nejedná o přechod k poslednímu kroku před distribucí dokumentu.
Označit jako konečné
Toto by mělo být posledním krokem, který jste chtěli dodržet dříve, než distribuujete dokument do skupiny. Jak název naznačuje, že tato akce označí dokument jako vše nastavené pro distribuci.
Protože se tím dojde k významným změnám v dokumentu, budete vyzváni, abyste si ujistili, že chcete dokument označit za konečný.
Jakmile je dokument označen jako konečný, dokument nelze editovat a bude vyčištěn z jakýchkoli kontrolních údajů, komentářů apod. Dokumenty
Finalized Documents dostanou na stavový řádek novou ikonu, která vypadá spíše jako gumová razítka na papíře.
Získání dokumentu připraveného k distribuci vám pomůže vyhnout se některým zjevným chybám, které uděláte při distribuci dokumentu velké skupině lidí.Nemusíte se řídit všemi kroky;spíše si můžete vybrat a vybrat, který z nich chcete / preferujete. Aplikace Word 2007 je natolik flexibilní, že dělá, co požadujete při přípravě dokumentu k distribuci.
Doufám, že to považujete za užitečné a doufám, že využijete schopnost aplikace Word 2007 řádně dokončit dokument před distribucí.Máte-li jakékoli dotazy nebo připomínky, dejte nám vědět v komentářích.
