6Aug
Pokud chcete, aby aplikace Outlook 2010 byla čistá a běží rychleji, je jednou z možností nastavit funkci automatického archivace. Dnes vám ukážeme, jak nakonfigurovat a spravovat tuto funkci v aplikaci Outlook 2010.
Používání funkce AutoArchive umožňuje spravovat místo v poštovní schránce nebo na poštovním serveru přesunutím starších položek do jiného umístění na pevném disku.
Povolit a konfigurovat automatické archivaci
V aplikaci Outlook 2010 není automaticky povoleno automatické archivace. Chcete-li jej zapnout, klikněte na kartu Soubor a otevřete zobrazení zákulisí, poté klikněte na možnost Možnosti.
Otevře se okno Možnosti aplikace Outlook a potom klikněte na tlačítko Upřesnit a pak na tlačítko Automatické archivace.
Otevře se okno AutoArchive a všimnete si, že je vše šedé.Zaškrtněte políčko vedle funkce Spustit automatické archivaci každé. ..
Poznámka: Pokud zvolíte možnost Trvale odstranit staré položky, nebudou archivovány pošty.
Nyní můžete zvolit nastavení, jak chcete spravovat funkci AutoArchive. Zvolte, jak často chcete, aby se spustila, výzva před spuštěním funkce, kam přesunout položky a další akce, které chcete během procesu provést. Po provedení výběru klikněte na tlačítko OK.
Ruční konfigurace jednotlivých složek
Chcete-li získat větší kontrolu nad jednotlivými archivovanými složkami, klepněte pravým tlačítkem myši na složku a klikněte na Vlastnosti.
Klepněte na kartu Automatické archivace a vyberte nastavení, která chcete pro tuto složku změnit. Můžete například nechcete archivovat určitou složku nebo přesunout archivovaná data do určité složky.
Chcete-li ručně archivovat a zálohovat položku, klepněte na kartu Soubor, Nástroje čištění a potom na položku Archivovat.
Klepněte na přepínač vedle Archivovat tuto složku a všechny podsložky .Vyberte složku, kterou chcete archivovat. V tomto příkladu chceme archivovat tento adresář na jeho konkrétní místo.
Soubory PST jsou uloženy ve složce dokumentů a pokud je budete muset později k nim přistupovat.
Po nastavení programu AutoArchive naleznete položky v archivovaných souborech. V navigačním podokně rozbalte složku Archives v seznamu. Potom můžete zobrazit zprávy a přistupovat k nim.
K nim můžete přistupovat také klepnutím na kartu Soubor \ Otevřít a poté Otevřít soubor dat aplikace Outlook.
Poté můžete procházet archivovaný soubor, který chcete otevřít.
Archivace starých e-mailů je dobrý způsob, jak udržet příjemnou čistou poštovní schránku, urychlit zážitek z aplikace Outlook a ušetřit místo na poštovním serveru. Druhou příjemnou věcí je, že můžete nakonfigurovat své e-mailové archivy a konkrétní složky tak, aby vyhovovaly vašim e-mailovým potřebám.