13Aug
jsou stále přepravovány v kancelářích po celém světě.Vládní agentury, právníci, lékaři a další pomalu se pohybující organizace často stále vyžadují faxy - v nejlepším případě je to nezbytné zlo.
Fax je často považován za bezpečnější než e-mail, ačkoli to opravdu není.Faxy komunikují přes telefonní linky bez šifrování a faxové přístroje se často nacházejí v zaneprázdněných oblastech, kde je možné snadno zachytit dokumenty.
Alternativy k faxování
Existuje spousta alternativ k faxování.Pokud nejste omezeni zákony nebo protože osoba na druhém konci vyžaduje použití faxu, zkuste jednu z těchto alternativ:
- Email Documents : Ano, pokorný e-mail může nahradit mnoho faxů.Jste pravděpodobně faxování dokumentu napsaný z počítače stejně, tak proč obtěžovat pomocí faxu? Připojte soubor k e-mailovému souboru, nebo jen vložte důležitý text do samotného e-mailu. Skenování a e-mail
- : Pokud máte faxový přístroj, který funguje také jako skener, můžete jej použít k skenování papírových dokumentů do počítače ve formátu PDF.Připojte tyto soubory PDF k e-mailu a pošlete je spolu. Dokonce byste se mohli pokusit pomocí svého telefonu naskenovat dokument - určitě to nebude nejlepší kvalita, ale viděli jsme některé hezké nekvalitní faxy.
- Nahrát dokumenty: Některé organizace vám mohou umožnit nahrát tyto soubory naskenovaných dokumentů na webu spíše než jednoduše je poslat e-mailem.
- Použití poštovního mailu : Snail mail je pomalejší alternativa k faxování, která je v mnoha ohledech horší, ale není to vždy špatné.Pokud nemáte fax a dokument není naléhavý, můžete obecně poslat dokument většině organizací namísto jejich faxování.Jistě, musíte se vypořádat s poštovním systémem, ale alespoň nemusíte nic faxovat.
Podepisování dokumentů bez jejich tisku
Možná budete muset podepsat dokumenty a odeslat je někomu, a jakmile jsou vytištěny, můžete být pokoušeni faxem. Koneckonců, alternativou by bylo vytisknout dokument, podepsat, naskenovat ho zpět do počítače a odeslat mu e-mail. Spíše než ztrácet čas tímhle způsobem, můžete pomocí softwaru použít svůj skutečný podpis na dokument v počítači. Jednoduše zachyťte svůj podpis a bude uložen jako obrázek, který můžete použít na dokumenty. Bez dokladů můžete snadno dokumenty podepisovat.
Pokud máte tablet s stylusem, můžete dokonce použít stylus k podpisu dokumentu přímo na obrazovce.
Fax a dokument Online
Online faxové služby umožňují faxovat dokument bez potřeby vlastního faxu nebo dokonce telefonní linky. Chcete-li dokument načíst a zadat telefonní číslo příjemce, použijte webové rozhraní.Samotná služba se stará o veškeré věci na poslední míli a faxuje dokument na vzdálený faxový přístroj prostřednictvím svých vlastních telefonních linek.
Pokud potřebujete pouze odeslat faxy zřídka, tyto služby vám umožní odeslat pár stránek sem a tam, aniž byste strávili cent. Pokud budete muset faxovat dokumenty častěji, možná budete muset něco zaplatit - ale budete muset zaplatit za fax a telefonní linku.
Tyto služby se technicky týkají faxování, ale přinejmenším nemají pocit, že používají staré faxové zařízení a nevyžadují, abyste měli pevný telefon.
Příjem faxu online
Přijímání faxu může být bolesti hlavy, pokud máte domácí kancelář.Váš fax musí být zapnutý a poslouchat po celou dobu faxů.Chcete-li přijímat faxy, potřebujete vyhradenou linku, abyste při telefonování nenechali žádné faxy. Můžete zkusit lidi požádat, aby vám dokument odeslali faxem v určitou dobu, když jste si jisti, že váš pevný telefon není vázán.
Spíše než se zabývat všemi těmito nesmysly, požádejte lidi o skenování a zasílání dokumentů.Můžete také použít jiné nástroje, pokud se nechcete spoléhat na e-mail - například můžete pomocí JotForm spolu s Dropbox vytvořit webovou stránku, kde lidé mohou nahrát soubory PDF a objeví se ve složce v Dropboxu.
Můžete také zkusit službu, která vám poskytne vyhrazené faxové číslo a umožní vám tam přijímat faxy. Tyto náklady zpravidla stojí - koneckonců faxová služba musí platit za vyhradené pevné telefonní číslo a sledovat ji pro vás. Společnost eFax nabízí měsíc měsíčně 10 bezplatných příchozích stránek, i když vám neposkytují žádné volné odchozí stránky. HelloFax vám umožňuje poslat pět volných stránek, ale to je všechno. Každá bezplatná služba on-line faxování má takový záchvat - nabízí se volná nabídka, která vás přitáhne, zatímco musíte zaplatit za nejdůležitější funkce. Faxování zahrnuje propojení s faxovými a pevnými telefonními čísly, a to není bezplatné.To je také často používáno pro obchodní účely, a podniky jsou ochotny utrácet peníze na takové věci.
Last Resort: Použití skutečného faxu bez vlastnictví jednoho
Pokud nechcete, aby se zabýval službami on-line nebo poštovních zásilek a nemáte naprostou volbu, než poslat příležitostný dokument jako fax, stále existuje alternativa k nákupuvlastním faxem a použitím pevného telefonu. Můžete pravděpodobně navštívit místní obchod, který nabízí kopírování a vám umožní zaplatit pár centů za odeslání faxu. Není to ideální, pokud často posíláte faxy, ale pokud budete muset faxovat něco ročně, může to být v pořádku.
Samozřejmě to stále znamená použití faxu. Některé organizace požadují pouze faxy a možná se nebudete cítit pohodlně při nahrávání velmi citlivých dokumentů do webové služby faxu. Není mnoho, co můžete udělat, pokud budete muset jednat s organizací, která vyžaduje faxy.
Faxování bude ještě s námi ještě chvíli, i když pouze z důvodu předpisů, které povzbuzují zdravotnické a právní organizace, aby používaly starší faxový systém namísto moderních alternativ.
Image Credit: Abhisek Sarda na Flickru, příběhy putování youkai na Flickr, AuthenticEccentric na Flickr
