17Aug
"Bezpapírová kancelář", které nám bylo slíbeno, se zdá, že nikdy nepřichází pro mnoho lidí.Realitou však je, že dnes je zde kancelář bez papírových knih, pokud ji chcete využít.
Pokud jste stále někým, kdo vytiskne e-maily, webové stránky a další dokumenty, můžete se nyní zastavit. Existují lepší způsoby, jak sledovat vaše informace a rychleji je přistupovat k němu - nemůžete hledat slova na fyzické kusy papíru.
Tisk proti případu tisku
Tisk je nákladný a nepohodlný, vyžadující často drahé inkoustové kazety, papír pro tiskárny a nové tiskárny, když se tato levná inkoustová tiskárna nevyhnutelně nepodaří.Celý ten papír se stává nepořádek, který musí být řádně organizován, nebo nikdy nebudete schopni najít to, co hledáte. Nemůžete se k němu dostat, když jste mimo kancelář, nemůžete hledat v něm a máte pouze jednu kopii, takže máte potíže, pokud se něco stane.
Tisk byl nezbytný, když počítače byly těžké cihly, které seděly na stole. Nyní procházíme s počítači v kapsách, tablety, které mohou přibližovat velikost papíru a cloudové služby, které dokáží zálohovat a synchronizovat všechny vaše dokumenty ve všech vašich zařízeních. Můžete vyhledávat dokumenty, které jste uložili pomocí slov, která obsahují, takže nemusíte nastavovat a ovládat složitý systém archivace.
Jak netisknout
My, geekové, jsme již dávno přestali tisknout, ale tam je mnoho lidí, kteří stále tisknou e-maily a webové stránky pravidelně.Pokusíme se nabídnout několik tipů, které vás dovedou pryč od tiskárny a do nového způsobu ukládání a organizování informací, které dávají smysl.
- Vytvoření skříně pro digitální soubory : Nejprve se rozhodnete, kde místo toho vytisknete. Pomáhá vám mít jedno konzistentní místo, kde ušetříte všechno. Doporučujeme vám nějaký cloud službu, která se synchronizuje se všemi vašimi zařízeními, abyste je mohli přistupovat k smartphonům a tabletům, stejně jako k počítači. Mnoho lidí používá Evernote jako svůj archiv pro všechny své poznámky a dokumenty, ale můžete se také rozhodnout pro ukládání do služby úložiště cloud, jako je Dropbox, Google Drive nebo Microsoft OneDrive. Pokud opravdu dáváte přednost místnímu úložišti, můžete soubory uložit do jedné složky v počítači - ale nezapomeňte je zálohovat. To bude méně výhodné, protože budete muset ručně kopírovat soubory do ostatních zařízení, pokud je chcete zobrazit jinde.
- Tisk do formátu PDF : Cokoliv, co budete chtít vytisknout - ať už je to doklad, dokument, e-mail nebo webová stránka - lze vytisknout do souboru PDF.Nejprve je třeba nainstalovat do počítače s operačním systémem Windows tiskárnu PDF.Poté můžete proces tisku projít jako obvykle a zvolit virtuální tiskárnu PDF.Získáte soubor, který můžete uložit do podoby jako Evernote nebo Dropbox.
- Tisk E-maily : E-maily lze tisknout do PDF stejným způsobem. Mohli byste také vyzkoušet jejich hrát( pokud používáte Gmail) nebo je přidávat do speciální složky nebo štítku, kde je můžete později odkazovat. Tyto e-maily můžete získat později z libovolného zařízení s e-mailovým klientem - není potřeba tisknout.
- Tisk webových stránek : Pokud vytisknete webové stránky, na které se později můžete obrátit, můžete je místo toho vytisknout do formátu PDF.Mohli byste je také uložit do záložky, aby je později zobrazovali( vaše záložky se mohou synchronizovat ve všech vašich zařízeních).Chcete-li stránku později přečíst, použijte službu Pocket nebo Instapaper a vytvořte seznam položek, které si přejete přečíst. Služby, jako jsou tyto, přenesou webovou stránku, převedou ji na čitelný textový článek a dokonce ji uloží na mobilních zařízeních, takže si můžete stránku později přečíst bez nutnosti tisku.
- Tisk map : Pokud máte smartphone s GPS, nemusíte tisknout mapy. Pokud používáte službu Mapy Google, můžete se přihlásit do aplikace Mapy Google a zobrazit seznam vyhledávání, které jste provedli na webových stránkách Map Google na svém počítači. Můžete také samozřejmě tisknout mapu do formátu PDF, samozřejmě.
- Faxování dokumentů : Některé calcified staré podniky stále žádají faxy. Službu, jako je HelloFax, můžete použít k odesílání faxů přes web. HelloFax nabízí pět bezplatných faxů za měsíc - toto by mělo být více než dostatečné pro domácí uživatele, kteří jen občas potřebují faxovat.
- Když někdo trvá na tištěných dokumentech : Je zřejmé, že některé organizace stále trvají na tištěných dokumentech. Jen se to nedaří.Pokud nebudou mít PDF e-mailem, budete možná muset vytisknout.
- Co dělat se svými starými dokumenty z papíru : Je snadnější začít dál bez papírování místo toho, abyste se rozhodli metodicky převést všechny staré papírové dokumenty na digitální verze - to může být spousta práce. Můžete však skenovat staré dokumenty do souborů PDF pomocí skeneru.
Používání digitálních souborů
Váš digitální pracovní prostor má nyní řadu výhod, které papír nemá:
- Backup : Vaše soubory jsou zálohovány, pokud jste je uložili se službou jako Evernote, Dropbox, Google Drive nebo SkyDrive. Pokud váš dům spálí, neztratíte své důležité dokumenty.
- Vyhledat : Můžete snadno prohledat všechny vaše elektronické dokumenty, abyste mohli najít dokumenty, které potřebujete, aniž byste se prosili přes hory papíru. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive i Windows - všechny mají fulltextové vyhledávací funkce.
- Přístup všude : Dokumenty jsou přístupné kdekoli z počítače, smartphonu nebo tabletu. Pokud jste venku a potřebujete něco hledat, můžete to udělat z vašeho smartphonu, než se vrátit domů a vykopávat vaše dokumenty.
- No Clutter : Nemusíte se obávat ukládání, uspořádání, vytváření prostoru a odkládání dokumentů.
- Žádné náklady na tisk: Pokud nemusíte kupovat drahé inkousty, levné tiskárny a hromady tiskárenského papíru, ušetříte peníze.
Samozřejmě, některé dokumenty mohou být příliš citlivé, aby byly uloženy online. V takových situacích můžete vždy použít šifrování - vytvořit šifrovaný kontejner a uložit ho do služby jako Dropbox, Google Drive nebo SkyDrive. Lidé budou potřebovat heslo předtím, než budou mít přístup k dokumentům.
Image Credit: Sarah Kolb-Williams na Flickr, cellanr na Flickr, jeremyfoo na Flickr