Den enkle konvolutt system til at holde regnskaber

Photo by ollily

Du må ikke bekymre dig om ikke at have tid til at kedeligt indtaste alle dine finansielle transaktioner i et kompliceret regneark eller program. Kuvertsystemet til at holde regnskaber er lavt vedligeholdende, omkostningseffektivt og nemt at implementere på kort tid. Alt du behøver, er nogle konvolutter, et gummibånd, en pen, en sharpie, en highlighter, en opbevaringsboks, en time i slutningen af ​​måneden og hele måneds kvitteringer.

Konvoluttsystemet er en simpel og sjov måde at gemme, organisere og gemme dine kvitteringer på og holde pålidelige regnskaber.

Trin 1: Gem alle dine kvitteringer i løbet af måneden

Hele måneden får du en kvittering for hvert køb, du laver. Hvis en kasserer ikke giver dig din kvittering, glem ikke at spørge. Når du foretager online-køb, skal du sørge for at udskrive kvitteringerne med det samme. Hvis du kan, skal du udskrive dem på tyndt papir og formatere dem, så de er ens i form og størrelse til normale kvitteringer.

Gem dine kvitteringer i din tegnebog, indtil de begynder at overløb, og dump dem derefter i en udpeget konvolut derhjemme. Sørg for at mærke konvolutten noget som "Nuværende kvitteringer" og opbevar den i en sikker og let tilgængelig placering.

Trin 2: Organiser dine kvitteringer i slutningen af ​​måneden

Før du kan gemme dine poster på en ordnet måde, skal du organisere kvitteringerne. Og før du kan organisere dem, skal du færdiggøre hver kvittering individuelt.

Gå igennem hver enkelt og fremhæv:

• Datoen
• Det samlede beløb brugt( eller refunderet)
• Transaktionstype( f.eks. Kontant, debit, check, gavekort)

Sørg for at bruge en lysende højttaler, så blækketfra kvitteringen vises stadig igennem. Nogle kvitteringer har meget let blæk, der falder væk, når det fremhæves. I så fald skal du blot markere under informationen i en lige linje, så det ikke bløder ind i oplysningerne.

Efter fremhævelse skal du skrive noter direkte på kvitteringerne efter behov:

• Bemærk om skattefradrag, som kan være forretningsrelaterede eller for velgørenhed
• Bemærk, hvorfor de blev lavet, hvor mange penge der blev refunderet, og det nye netto summen
• Mærk eventuelle kvitteringer, hvor det ikke umiddelbart er indlysende, hvor købet blev foretaget, til hvem det blev lavet, eller hvorfor det blev lavet
• Skriv ned eventuelle diverse noter, der kan hjælpe dig med at holde bedre registreringer, muligvis gøre fremtidige afkast, budgettet i fremtiden ogvære en bedre forbruger( f.eks. at notere, hvordan du bruger en halv kupon, sparede dig halvt, når et stort salg fandt sted osv.)

Hvis du finder ud af, at der ikke er plads nok på en bestemt kvittering for at tage disse noter, skriv dem derefter på enlille stykke papir og hæft det til bagsiden af ​​den tilsvarende kvittering. Sørg for at skrive en påmindelse på kvitteringen selv for at henvise til de ekstra noter på næste side.

Her er, hvad en færdiggjort kvittering skal se ud( bemærk at den er hæftet til andre kvitteringer under den):

Når du er færdig med at tage notater, skal du organisere batchen i kronologisk rækkefølge og hæfte den. Du kan også bruge et papirclips. Det er ligegyldigt, om du bruger omvendt kronologisk rækkefølge i stedet( med de seneste indtægter på toppen), men uanset hvad du vælger - hold det konsistent. Ellers har du svært ved at finde individuelle kvitteringer senere, når du skal skifte mellem to forskellige ordresystemer.

Trin 3: Gem dine kvitteringer ved hjælp af konvolutter og æsker

Når du har udarbejdet det månedlige parti kvitteringer, skal du placere det i en konvolut. Det kan være nødvendigt at folde nogle kvitteringer, så partiet passer. Overvej farvekodning en konvolut for sæsonen eller måneden, hvis det hjælper dig med at holde orden.

Fold derefter konvolutten lukket( uden at forsegle den) og vip den om. Brug en sort eller mørkfarvet skarpe til at mærke konvolutten. Følg nedenstående eksempel med måneden og året øverst til venstre eller etiketten på en måde, der er lettere for dig at arbejde med.

Når du har samlet mere end en måned, skal du stable konvolutterne sammen i kronologisk rækkefølge( hold den i overensstemmelse med den rækkefølge, du har for de faktiske kvitteringer).Sæt et gummiband rundt om bundtet.

I slutningen af ​​året har du alle dine regnskaber samlet i tolv konvolutter. I løbet af flere år samler du flere bundter.

Opbevar dine konvolutbundt i en kasse. Hold kassen et sted sikkert og let tilgængeligt. Over tid kan du akkumulere flere kasser, som er nemme at stable og gemme. Og når som helst du skal henvise til dine regnskaber, er de nemme at finde og få adgang til.

Det er ideelt at bruge en visuelt tiltalende boks, der repræsenterer dine økonomiske mål. Boksen i eksemplet nedenfor viser komfortable stole på en afslappende strand scene, da mere ferie tid er et mål for økonomisk succes.

Med det nemme at implementere konvolutt systemet, kan du holde alle dine regnskaber på ét sted med lidt besvær. Og du kan holde det sjovt ved at bruge farvede penne, highlighters og konvolutter, og en visuelt tiltalende kasse, der holder dig fokuseret på økonomisk succes!