Sådan testes "læsbarheden" af din skrivning i Microsoft Word eller Outlook

Microsoft Word et Outlook ont ​​depuis longtemps la possibilité d'afficher des statistiques de "lisibilité" pour ce que vous écrivez, de sorte que vous savez à quel point vous êtes simple ou complexe. Cela peut aider à assurer que votre écriture est suffisamment lisible pour votre public cible.

Dans les anciennes versions de Word, la fonctionnalité était juste un clic sur votre barre d'état. Dans les versions commençant par 2013, vous devez d'abord activer la fonctionnalité, puis y accéder en exécutant une vérification orthographique et grammaticale.

La vérification de l'orthographe et de la grammaire dans Word et Outlook a lieu dans le panneau de vérification et offre une méthode d'épreuvage assez solide. Il existe de meilleurs compléments de vérification grammaticale pour Office, mais même si vous les avez activés, vous devrez toujours activer la vérification grammaticale intégrée pour pouvoir utiliser les statistiques de lisibilité.Que cela en vaille la peine dépend vraiment de vous. Et si cela ne vous dérange pas que la vérification de la grammaire soit active, mais que vous préfériez ne pas être distrait par les soulignés ondulés lorsque vous travaillez, vous pouvez toujours désactiver l'orthographe et la vérification grammaticale pendant que vous tapez. Comment faire pour activer le contrôle d'orthographe dans Word

Comment activer les statistiques de lisibilité

Pour accéder aux statistiques de lisibilité dans Word, vous devez d'abord activer la fonctionnalité.Dans Word, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l'onglet Vérification. Activez les cases à cocher "Vérifier la grammaire avec l'orthographe" et "Afficher les statistiques de lisibilité".Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Le processus est similaire dans Outlook. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l'onglet Courrier, puis cliquez sur le bouton "Orthographe et correction automatique".

Dans la fenêtre Options de l'éditeur, sélectionnez l'onglet Vérification. Activez les cases à cocher "Vérifier la grammaire avec l'orthographe" et "Afficher les statistiques de lisibilité", puis cliquez sur OK.

Notez que dans Word et Outlook, vous pouvez désélectionner les options permettant de vérifier les fautes d'orthographe et de grammaire au cours de la frappe si vous trouvez cela gênant.

Comment afficher les statistiques de lisibilité

Maintenant que vous avez activé la lecture des statistiques, la vérification du score de lisibilité d'un document ou d'une sélection de texte est simple. Tout ce que vous avez à faire est d'exécuter un test de sort et de grammaire. Vous pouvez sélectionner un texte spécifique à vérifier ou vous assurer que rien n'est sélectionné pour vérifier l'ensemble du document. Lancez une vérification d'orthographe et de grammaire en appuyant sur F7 ou en cliquant sur le bouton Vérification dans la barre d'état en bas de la fenêtre.

Exécutez la vérification orthographique et grammaticale et, lorsque vous avez terminé, la fenêtre Statistiques de lisibilité s'affichera.

La fenêtre vous montre quelques statistiques de base comme le nombre de mots et de caractères, ainsi que des moyennes comme des phrases par paragraphe. Dans la section Lisibilité, vous verrez deux scores: Flesch Reading Ease et Flesch-Kincaid Grade Level. Les deux scores sont basés sur des formules qui tiennent compte de la longueur moyenne de la peine( ASL) et des syllabes moyennes par mot( ASW).

• Flesch lecture facilité .Ce score évalue la lisibilité de votre texte sur une échelle de 100 points, les scores les plus élevés étant plus faciles à lire. Les scores de 0 à 60 sont généralement considérés comme un diplôme d'études collégiales ou collégiales et assez difficile à lire. Les scores de 60 à 80 sont considérés comme relativement faciles à lire et à écrire en anglais. La plupart des documents professionnels tombent dans cette gamme. Les scores plus élevés que 80 sont considérés comme faciles à lire pour les enfants.
• Niveau de scolarité Flesch-Kincaid .Ce score évalue la lisibilité du texte en fonction des niveaux scolaires américains. Un score de 4,0, par exemple, signifie une écriture qui peut être comprise par un élève de quatrième année. La plupart des documents professionnels se situent quelque part entre 7,0 et 11,0.

Et si vous aimez connaître les maths derrière les choses, la formule utilisée pour déterminer le score Flesch Reading Ease est:

206.835 -( 1.015 x ASL) -( 84.6 x ASW)

La formule utilisée pour déterminer le score Flesch-Kincaid Grade Levelest:

( .39 x ASL) +( 11,8 x ASW) - 15,59

Et c'est tout! Il s'agit d'une fonction simple à activer et à utiliser, et même si vous ne voulez pas baser tout ce que vous écrivez sur les scores de lisibilité, ils peuvent toujours être un outil pratique pour vous assurer que vous écrivez au bon public.