28Aug

Sådan henvises tekst fra andre dokumenter i Microsoft Word

click fraud protection

00_lead_image_common_information

Du har formentlig nogle tekst, som du ofte skriver i dine Word-dokumenter, f.eks. Adresser. I stedet for at genindtaste denne tekst hver gang du har brug for det, kan du sætte denne almindelige tekst i et Word-dokument og referere det i andre dokumenter. Det opdateres automatisk automatisk i alle dine dokumenter, hvis du ændrer det.

Sig, du vil lægge din adresse i foden af ​​dine dokumenter, men adressen ændres fra tid til anden. Du kan gemme adressen i et separat, fælles Word-dokument og bruge et felt i din rapport til at trække teksten fra det fælles dokument og opdatere, når det ændres. Vi viser dig hvordan du gør dette.

RELATEREDE ARTIKLER
Naviger lange dokumenter i Word ved hjælp af bogmærker
Sådan aktiveres og deaktiveres feltskygging i Word

Opret for det første et nyt Word-dokument, der vil fungere som dit arkiv for den adresse, du vil indsætte i andre Word-dokumenter. Gem det på en placering, der er tilgængelig af andre dokumenter. Gem det for eksempel ikke på et netværksdrev, som du ikke altid har adgang til.

instagram viewer

Vi vil bruge bogmærker til at henvise til adressen i vores fælles dokument. Skriv den tekststreng, du vil indsætte i andre dokumenter( i vores tilfælde adressen).Opret et bogmærke ved at fremhæve navnet og gå til Indsæt & gt;Bogmærke og give det et navn, som "Adresse".Se vores vejledning til bogmærker i Word for at få oplysninger om oprettelsen af ​​dem.

Bemærk, at bogmærke navne ikke kan have mellemrum. Vi anbefaler at sætte navnet på bogmærket over hvert element i din fælles informationsfil, så du nemt kan vide, hvilket navn der skal bruges til. Dette er især nyttigt, hvis du planlægger at have mange genbrugelige genstande i dette fælles dokument. I vores eksempel tilføjede vi vores adresse til det fælles informationsdokument og satte bogmærkenavnet "Adresse" over elementet.

01_creating_bookmark_in_common_file

Når du har tilføjet elementet til dit almindelige dokument, kan du gemme og lukke.Åbn det dokument, hvor du vil indsætte adressen og placere markøren, hvor du vil have den pågældende tekst til at gå.For vores eksempel vil vi tilføje et footer og indsætte adressen der.

02_placing_cursor_in_footer

Vi skal bruge feltet INCLUDETEXT til at referere til det bogmærke, vi oprettede i det fælles dokument. For at gøre dette skal du trykke på "Ctrl + F9" for at indsætte parenteserne for feltkoden.

BEMÆRK: Du kan ikke bare skrive normale parentes omkring feltkoder. Du skal bruge "Ctrl + F9" for at indsætte den korrekte type parentes.

03_pressing_ctrl_f9_for_brackets

Markøren placeres automatisk mellem parenteserne. Indtast følgende tekst mellem parenteserne, erstattet "& lt; path to file & gt;" med den absolutte fulde sti til dit almindelige ord, der indeholder det navn, du vil indsætte. Udskift "& lt; bookmark name & gt;" med det bogmærke navn, du har tildelt objektet i det fælles dokument.

INCLUDETEXT "& lt; sti til fil & gt;"& lt; bogmærke navn & gt;

BEMÆRK: Indsæt ikke parenteserne i feltkoden.

For eksempel skrev vi følgende mellem feltkodsbeslagene:

INCLUDETEXT "C: \\ Brugere \\ Lori \\ Dokumenter \\ Fællesinformation \\ CommonInformation.docx" Adresse

BEMÆRK: Du skal bruge dobbelt tilbageslag ivej, som vi gjorde. Sørg også for at bruge lige citater, ikke smarte citater, når du skriver ovenstående kode i feltet.

04_entering_includetext_field_code

For at fange adressen fra det fælles dokument og indsætte det i den markkode, du lige har indtastet, højreklik på feltkoden og vælg "Opdater felt" i pop op-menuen.

05_selecting_update_field

Adressen vises i dokumentet. Brackets vises stadig rundt om adressen, hvis du har "Vis bogmærker" på.Igen kan du se vores artikel om bogmærker for at lære at slå denne mulighed fra. Feltkoden kan også være skyggefuld. Du kan dog også slå denne fra.

06_text_inserted

Hvis du vil ændre feltkode, kan du vise koden igen i stedet for resultatet. For at gøre dette skal du højreklikke på det resulterende element og vælge "Skift feltkoder" fra pop op-menuen. Teksten du skrev ind i feltkoden vises igen, og du kan redigere den. Du skal blot opdatere feltet for at vise det nye resultat.

07_selecting_toggle_field_codes

Når du har oprettet dit fælles dokument, kan du bruge det til at gemme andre genstande, som du ofte indtaster i dine Word-dokumenter. Brug blot et særskilt INCLUDETEXT-felt i dine Word-dokumenter til hver enkelt information, du automatisk vil indsætte fra dit almindelige dokument.