Klip tilbage på tid Brugt afsendelse og modtagelse af e-mail

Foto af H er for Hjem

Email kan gøre kommunikationen nemmere, men det kan også dræne din tid. Lær hvordan du behandler indgående e-mail og skriv udgående email for at spare tid.

Ifølge en undersøgelse fra 2005 afslørede medarbejderinterviews, at tiden spildt på e-mail forårsagede en virksomhed med 10.000 ansatte at tabe en anslået 152 millioner dollars i løn pr. År.

Email har tydeligt sine ulemper. Uklare e-mails distraherer medarbejdere fra vigtige arbejdsrelaterede opgaver, cloud kommunikationskanaler og skaber ofte ekstra arbejde. Undgå faldgruber af e-mail ved at følge nedenstående forslag.

Hvordan indgående e-mail kan spilde din tid

Foto af Dvortygirl

Der er mange typer af e-mail-meddelelser, der kan spilder din tid. De som:

• Kunne nedskæres fra flere meddelelser og kondenseres til omfattende en
• Ikke direkte relateret til dig
• Forholder dig til dig, men ikke på en direkte måde, hvilket efterlader dig usikker på, hvordan eller om du skal svare( og spiserup time)
instagram viewer
• Behøver dig ikke at træffe noget( som er uproduktivt)
• Distrahere og / eller opfordre dig til at spilde tid på nettet
• Passer ikke til e-mailen og giver større mening gennem en dynamisk kommunikationskanal som f.eks.et forretningsmøde eller noget format, der er mere egnet til indholdet( som et informations-rich-stand-alone-dokument)

Sådan behandles indgående e-mail effektivt

For at kunne læse og behandle e-mails effektivt skal du fokusere på to ting - finde ud afbesked om e-mailen( eller manglen på) og beslutte om, hvilke foranstaltninger der skal træffes som reaktion.

Trin 1: Find ud af beskeden( eller mangel på)

Når du læser en ny email, skal du tage så lidt tid som muligt for at finde ud af det:

• Uanset om højttaleren adresserer dig direkte eller indirekte
• Uanset om højttaleren har fortalt dig, hvad deforventer af dig
• Uanset om det er gjort på en klar måde
• Om den overordnede besked er relevant for dig
• Uanset om den overordnede besked synes at være hensigtsmæssig i betragtning af dit forhold til afsenderen( eller manglende, hvis de forsøger at starte en virksomhedforhold for eksempel)

Dette hjælper dig med at finde ud af, hvad meddelelsen om e-mailen er, og hvordan du vil reagere. Det vil sige, hvis du har til hensigt at reagere i første omgang.

Det er især vigtigt at bemærke, om højttaleren gør en eller flere ting, der kan lokke dig til at spilde værdifuld tid, såsom:

• At være uklart om, hvad de forsøger at sige
• Brug sprog på en forvirrende eller eufemistisk måde for at undgå at tale ikonkrete udtryk( f.eks. "Jeg tror, ​​at vi skal have et hjerte til hjertet på et tidspunkt" versus "Kan du ringe til mig i denne uge, så vi kan tale i telefon om noget vigtigt?")
• Rambling eller gå af emne
• er ikke din virksomhed, upassende, stødende eller usammenhængende
• Cc eller bcc'ing dig på meddelelser, der ikke er relevante for dig
• Gentag den samme besked via forskellige e-mails eller gentag, hvad der allerede er dækket i tidligere kommunikation end e-mail
• Skrive om noget, som du allerede har diskuteret og løst - på en glemsom eller skødesløs måde

I disse situationer skal du væreisær omhyggelig med at reagere på en effektiv måde, der minimerer, hvor meget tid du bruger på kommunikationen. Fordi det er nemt at lade de ovennævnte tvetydige e-mail-scenarier dræne din tid.

Trin 2: Beslut om hvilken handling der skal træffes

Når du ved, hvad meddelelsen handler om, find ud af den mest produktive måde at reagere på.Her er nogle typiske svar:

• Skift af samtalen til et bedre kommunikationsmedium som telefon- og konferenceopkald
• Svar på et tilbagevendende spørgsmål, der spurges af flere personer - ikke via e-mail - men gennem et mere informationsrikt medium, der kan deles, f.eks. En Google Doc
• Notsvar på meddelelser, der ikke gør det klart, hvad højttalerne forventer af dig( selvom det føles lidt uhøfligt)
• Adressering af uklare meddelelser med direkte og korte konkrete spørgsmål, som f.eks. "Når du vil have rapporten udfyldt af? "Eller" Hvordan vil du gerne have mig med til at bidrage til dette projekt? "
• Picking up telefonen og ringer personen når som helst drama eller kommunikationsnedbrud begynder at forekomme - tegning af det via e-mail vil kun tage længere tid og kan intensivere konflikten

Step3: Få tilbage på opgave

Vigtigst, efter at du har svaret på en e-mail( som kan bestå af ikke at svare og i stedet slette meddelelsen), yodu er nødt til at komme tilbage på opgaven. Gå videre til den næste e-mail, der venter i din indbakke, eller skift gear og vend tilbage til rent faktisk at gøre arbejde i stedet for at reagere på andres anmodninger.

Hvordan sender e-mail kan spilde din tid

Foto af Adikos

Derudover er der mange typer af e-mail-beskeder , du sender , der kan spilde din tid. De, der:

• Strammer ut unødigt i flere meddelelser, som hver tager tid og tænker på at skræddersy, i stedet for en omfattende en
• . Ikke direkte relateret til modtageren, hvilket er spild af indsats fra din side.
• Er ikkeklart nok og trækker ud i lange e-mail-samtaler og / eller misforståelser eller slet ingen produktive handlinger( hvilket betyder at du skal bruge tid på at igangsætte samtalen igen senere)
• Led ikke modtageren til at gøre noget, hvilket eruproduktive
• Distraher og opmuntre modtageren til at spilde tid på nettet - hvilket betyder at det tilskynder det samme af dig
• Ikke egnet til e-mailformatet, men bedre kommunikeret gennem realtids samtale eller gennem et instruktions- eller informationsrig dokument som sådansom manual, blogartikel, FAQ-side, virksomhedsrapport eller PowerPoint-præsentation

Sådan sendes e-mail effektivt

For at skrive e-mailssom ikke spilder din tid på lang sigt( for ikke at nævne din modtagers tid), skal du fokusere på fem ting: kommunikere en klar besked og anmode din modtager om at gøre brugbare trin, ved hjælp af god struktur, redigering, før du rammer send,og opfølgning effektivt.

Trin 1: Få klar på din besked

Før du selv udarbejder en email, skal du få krystalklar på beskeden. Bestem:

• Hvad du vil kommunikere
• Hvorfor du vil kommunikere det
• Hvilke handlinger vil du have, at din modtager skal tage
• Hvordan du bedst kan overtale dem til at tage sådan handling

Her er nogle almindelige grunde til at sende e-mail:

• At minde nogen omen deadline
• At give nogen skriftlige instruktioner om en opgave
• At stille et hurtigt spørgsmål, der kan besvares tilstrækkeligt ved at skrive
• For at besvare et hurtigt spørgsmål, der kan besvares tilstrækkeligt ved at skrive
• For at videresende langs tidsfølsomme oplysninger
• At tilbyde ledige datoertil planlægning af et møde
• For at følge op efter et møde og vise påskønnelse

I alle disse eksempler, bortset fra den sidste, vil du have din modtager til at gøre noget( selvom det bare svarer til dig).

Nogle gange virker handlingen ikke som en handling. Måske vil du:

• Pas langs et tip til din kollega
• Lad dine venner vide, at du landede sikkert på din rejsedestination
• Giv en kort opdatering af, hvordan du gør på din nye destination, og hvordan du kan nås i det næsteflere uger

I hver af disse situationer fortæller du ikke din modtager at tage en vis handling. Det er dog underforstået, at de ikke forventes at gribe ind, så længe du giver e-mailens korrekte lukning, eller i det mindste ved at underskrive dit navn. De forstår, at kommunikationen nemt kan ende med din email;at de ikke behøver at svare.

Trin 2: Anmod om, at modtageren træffer handlinger

For at skrive effektive e-mails, der sparer dig tid, skal du gøre dem til handling. Og du skal sørge for, at din modtager er klar over, hvilken handling der forventes af dem.

Hvis du ikke sigter mod dette, men forsøger at præcisere din livshistorie eller forklare, hvorfor du holder øje med den næste iPhone-model i stedet for at få den nyeste en, kan du glemme alt om at spare tid, fordi penneven skrivning tageren masse tanke og tid.

Fokus på følgende, når de foretager email handlingsrettede:

• sætte frister
• Disposition beredskabsplaner
• Tilbyder potentielle muligheder for det næste kursus af handling( f.eks gange du er til rådighed for et personligt møde, steder, du er til rådighed til at mødes på)
• Forudsat en udtalelse, når bedt om en
• Gør en anmodning, der er egnet til at skrive og er faktisk mere praktisk at bruge en anden form for kommunikation
• Etablering af et sæt af retninger for en opgave, som din modtager har indvilget i at udføre

Vær proaktiv og selvhævdende, når skitsererhandlingsmæssige trin. Undgå at stille åbne spørgsmål, medmindre der ikke er nogen anden mulighed. Fordi åbne spørgsmål er det modsatte af handlingsmæssigt indhold.

Her er nogle eksempler:

• I stedet for at bede din modtager om at give dig deres tidsplan( og spilde en email i processen) - start med at sende dem dine tilgængelige mødetider.
• I stedet for at spørge din modtager, hvad de synes om en bestemt forretningsbeslutning, skitsere den potentielle beslutning og anmode om tilbagekobling af feedback;På den måde behøver de ikke at komme op med noget alene og vil i stedet have noget at arbejde med

. Du kan holde e-mail-handling ved at give klare instruktioner til læseren og holde indholdet handlebart frem for åbent.

Vigtigst er det, at du skal sørge for, at uanset hvad du forventer af din læser, er tydeligt meddelt. Antag ikke, at de ved, at du vil oprette et møde i denne uge, kun tilbyde dine ledige tider. Antag ikke, at de ved, hvilken jobopgave dit sæt instruktioner gælder for. Angiv det udtrykkeligt og venligt, lad dem vide, hvad du vil have dem til at gøre.

Trin 3: Opret god struktur

One har du dit budskab klart defineret, og du har gjort det handlingsrettede, er det tid til at organisere det på en sådan måde at formidle, at klarhed og dine handlingsrettede anmodninger.

Stykker: En generel regel at følge er at holde afsnit under fem sætninger. Det er ikke kun svært at fokusere på lange afsnit, mens weblæsning, men klumpede afsnit giver modtageren mulighed for at miste fokus og måske gå glip af de vigtigste punkter. Dette fører så til slørede eller overflødige svar, som skyder kommunikationskanalen.

Sætninger: Brug den aktive stemme, når du skriver sætninger. Hold sætninger kort og til punkt. Undgå at gå på tangenter eller unødigt forklare din tankegang eller følelser om ting. I stedet holde fast ved fakta og hvilke handlinger du beder om, at din modtager tager.

Ord: Prøv ikke at bruge store ord eller slang, medmindre du ved, at dit publikum vil forstå dem. Undgå vittigheder og kulturelle referencer, der måske misforstås, fordi alt, hvad der let kan fortolkes, er en potentiel hindring for effektiv kommunikation.

Undgå ekstra ord og kvalificerende sætninger."I betragtning af den nuværende situation, hvor dette sker i øjeblikket, tror jeg, at det kan være klogt at. .." er en kvalificerende erklæring, der ikke kun spilder ord og tid, men afviger fra den virkelige besked. I stedet skal du blot angive din anbefaling uden at skulle kvalificere den.

Et andet eksempel: "Jeg spekulerede på, om jeg kunne spørge dig. .." Skær denne sætning ud og spørg blot spørgsmålet. Det vil også øge din tillid, fordi du ikke ubevidst søger tilladelse til at kommunikere proaktivt.

Tegnsætning: Hold motivation simpel. Kvalificerende ord og sætninger er kun effektive, når de bruges til at etablere høflighed ved at indlede kommunikation med en person, du gerne vil have et forretningsmæssigt eller personligt forhold til. I sådanne tilfælde ønsker du ikke nødvendigvis at være til kommende, men brug nogle høflige sætninger til at vise respekt for deres tid.

Minimér kommabrug - dette hjælper dig naturligvis med at holde sætninger korte. Undgå doven tekst-inspireret tale, med overanvendelse af punkt-punkt-punkter og på hinanden følgende kommaer. I stedet skal du sætte dine sætninger med ordentlig engelsk og udnytte sammentrækninger, når det giver mening, fordi de gør læsningsprocessen bedre.

Desuden overveje punkterende lister med punktpunkter og bruge en linje med bindestreger til at opdele store sektioner( som kan omfatte et eller flere afsnit).

Bullet-point og sektionsbrud øger weblæsbarheden, og hjælper dig med at organisere din besked tydeligere.

Trin 4: Rediger inden afsendelse

Inden du sender en e-mail, skal du tage 1-2 minutter for at læse det højt. Dette vil hjælpe dig med at fange fejl eller bemærke akavede dele, som du normalt ikke ville sige personligt. Fjern disse ekstra ord og forenkle tegnsætning. Bullet out lister og skære ned på dine afsnit.

Når du kan svare på følgende spørgsmål med et "ja", så er du klar til at trykke "send":

• Er meddelelsen klar?
• Er forventningerne tiltagelige og klart angivet?
• Vil min modtager kunne modtage min besked? Succes betyder, at de ved, hvad der forventes af dem.
• Hvis rollerne blev vendt, vil jeg kunne modtage denne besked med succes?

Trin 5: Følg effektivt op

Vær desuden proaktiv i at følge op med dine e-mails. Hvis nogen ikke reagerer på en direkte anmodning, spild ikke tid på at undre sig over, hvad der skete. I stedet skal du sende en høflig men direkte opfølgnings email for at checke ind med dem. Anvend de ovenfor anførte principper. Og spil ikke for meget tid på at forsøge at få et svar;hvis modtageren ikke kommunikerer med dig, ved hvornår du skal gå videre eller henvende dem til person i stedet.

Brug e-mail for at spare tid

Email kan spare dig meget tid, hvis du ved, hvordan du bruger den effektivt. Og det gælder både at sende og modtage meddelelser.

Email er bedst brugt til at levere brugbare meddelelser, der er tilstrækkeligt formidlet via skrivning. Hvis du udnytter fordelene ved e-mail og undgår de mange tidskrævende faldgruber, tjener det som et kraftfuldt værktøj.