9Jul
Når du ved, at du kommer til at være ude af kontoret i et par dage, kan du konfigurere Out of Office Assistant til at svare automatisk og lade folk vide, at du nyder din ferie, mens de sidder fast på arbejde.
Hvis du vil oprette et svar uden for Office i Outlook, opretter vi en e-mail-skabelon med den besked, vi vil bruge, og derefter opretter du en regel, der sender et svar med den besked til alle e-mails, vi modtager i et bestemt datointerval.
BEMÆRK: Outlook skal være åbent for at reglen kan køre, og dit ud af kontorsvar skal sendes. Så sørg for at lade computeren være på, og Outlook kører, mens du er ude af kontoret.
Trin 1: Opret en beskedskabelon
For at oprette en meddelelsesskabelon i Outlook skal du sørge for, at fanen "Start" er aktiv, og klik på knappen "Ny e-mail" i det nye afsnit.
Indtast den besked, du vil sende, som et automatisk svar i meddelelsesboksen. Indtast ikke en Til e-mail-adresse eller et emne. Klik derefter på fanen "File".
Klik på "Save As" i listen over muligheder på venstre side af backstage-skærmen.
Vælg "Outlook Template( *. oft)" i rullemenuen Gem som type i dialogboksen Gem som.
Du er taget til mappen bruger skabeloner. Indtast et navn til skabelonen i feltet "Filnavn", og hold ".oft" -tillægget og klik på "Gem".
Hvis du vil kopiere din e-mail-skabelon fra kontormeddelelse til en anden pc eller sikkerhedskopiere den, er den fulde sti til brugerskabelonmappen C: \ Users \ & lt; brugernavn & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Udskift & lt; brugernavn & gt;med dit Windows brugernavn.
Luk meddelelsesvinduet ved at klikke på "X" knappen i øverste højre hjørne.
En dialogboks viser, om du vil gemme et udkast til meddelelsen. Du behøver ikke, fordi du gemte det som en skabelon, men du kan, hvis du vil. Klik på "Ja", hvis du vil gemme udkastet, eller "Nej", hvis du ikke gør det.
Trin to: Opret en regel til automatisk at svare på nye e-mail-meddelelser
Nu, at vi har vores ud af kontormeddelingsmails, vil vi oprette en regel til at bruge denne skabelon til at svare på alle meddelelser, der kommer ind i et bestemt datointerval. Sørg for, at fanen "Home" er aktiv.
Klik på knappen "Regler" i feltet Flyt og vælg "Administrer regler &Advarsler "fra rullemenuen.
Du kan også klikke på fanen "File" for at få adgang til skærmbilledet bagud. Sørg for, at skærmen "Info" er aktiv( klik på "Info" til venstre, hvis det er nødvendigt), og klik derefter på "Administrer regler &Alerts "-knappen.
I dialogboksen Regler og advarsler skal du sørge for, at den e-mail-adresse, som du vil anvende denne regel på, er valgt i rullemenuen "Anvend ændringer til denne mappe".Hvis du vil have denne regel at gælde for alle dine konti i Outlook, viser vi dig hvordan du gør det senere i denne artikel. Klik på fanen "Email Rules", hvis den ikke allerede er aktiv, og klik derefter på knappen "Ny regel".
På den første skærm i Regelguiden dialogboksen skal du klikke på "Anvend regel på meddelelser jeg modtager" i afsnittet "Start fra en tom regel".Indstillingen er tilføjet til "Trin 2: Rediger reglen beskrivelse( klik på en understreget værdi)" boks. Der er ikke noget at redigere for denne del af reglen, så klik på knappen "Næste" for at fortsætte.
Det andet skærmbillede i dialogboksen Reglerguide giver dig mulighed for at vælge betingelserne for at kontrollere, hvornår du modtager e-mails. For at få dit ud af kontorsvar sendt ud under et bestemt datointerval, skal du markere feltet "Modtaget i en bestemt datastrøm" i boksen "Trin 1: Vælg betingelser".Tilstanden tilføjes til "Trin 2: Rediger reglen beskrivelse( klik en understreget værdi)" boks, som før, men denne gang er der en del af beskrivelsen, der skal redigeres. For at tilføje et datointerval skal du klikke på linket "i et bestemt datointerval" i feltet Trin 2.
I dialogboksen Dato modtaget skal du markere afkrydsningsfeltet "Efter", klikke på rullemenuen og klikke på den dato, hvorefter du vil have det automatiske ud af kontorsvar sendt. Hvis du f.eks. Vil have din ude af kontorsvar, begynder at blive sendt den 8. februar, skal du vælge 7 februar til efterdatoen.
Kontroller derefter feltet "Før", vælg en dato fra datolisten til højre for afkrydsningsfeltet Før. Datoen du vælger, skal være dagen efter, at du ikke vil have svaret på kontoret, hvis du vil stoppe med at blive sendt. Hvis du f.eks. Vil 15 februar være den sidste dag, hvor du ikke har sendt dit kontormeddelelse, skal du vælge 16 februar som før dato.
De datoer, du valgte, tilføjes til betingelsen i trin 2.Klik på knappen "Næste" i dialogboksen Reglerguide for at fortsætte.
På den tredje skærm i dialogboksen Regelguiden vælger du, hvad du vil gøre med indgående e-mails i datoperioden. Vi ønsker at svare på alle e-mails ved hjælp af den skabelon, vi oprettede i første afsnit, så vi kontrollerer feltet "Svar ved hjælp af en bestemt skabelon" i boksen "Trin 1: Vælg handling( er)".For at vælge den skabelon, vi har oprettet, skal du klikke på linket "en bestemt skabelon" i "Trin 2: Rediger reglen beskrivelse( klik på en understreget værdi)" boks.
Vælg dialogboksen Vælg et svarskabelon ved at vælge "Brugerskabeloner i filsystem" fra rullemenuen "Se i".
Vælg den skabelon, du har oprettet( i vores tilfælde skabelonen "Out of Office Reply") og klik på knappen "Åbn".
Den fulde sti til den valgte skabelon tilføjes til den valgte handling. Klik på knappen "Næste" for at fortsætte.
På skærmen Fourth Registry Wizard kan du vælge eventuelle undtagelser, du vil anvende på reglen, f.eks. Hvis du vil udelukke bestemte personer eller grupper( "undtagen hvis fra personer eller offentlige grupper").Vi vil ikke tilføje undtagelser til vores regel, så klik på knappen "Næste" for at fortsætte.
Indtast et navn på reglen i feltet "Trin 1: Angiv et navn til denne regel".Kassen "Tænd denne regel" er markeret som standard, så reglen bliver automatisk tændt. Bare rolig, dog. Det løber ikke før efter den efterfølgende dato, du har angivet.
Vi ønsker ikke at køre reglen om meddelelser, der allerede findes i vores indbakke, så tag afkrydsningsfeltet "Kør denne regel nu i meddelelser allerede i Indbakke".Hvis du vil køre denne regel på alle dine e-mail-konti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet "Opret denne regel på alle konti".Klik på knappen "Udfør".
Reglen tilføjes til listen. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen Regler og advarsler.
Nu, når nogen sender dig en e-mail i den angivne dato, modtager de automatisk beskeden i den e-mail-skabelon, du har oprettet.
Selvom afsenderen modtager et automatisk svar, der siger, at du er ude af kontoret, får du stadig deres email med et ikon, der angiver, at der er sendt et automatisk svar. Du kan dog føle dig berettiget til at ignorere den, indtil du kommer tilbage.
Når datoperioden på reglen er bestået, gælder reglen ikke for indgående e-mails. Du kan dog stadig slukke for reglen. For at gøre det skal du åbne dialogboksen Regler og advarsler igen som beskrevet tidligere og fjerne markeringen i feltet til venstre for reglen i listen. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen.
Når du bruger denne regel til at sende et automatiseret ud af kontorsvar, sendes svaret én gang til hver afsender under en enkelt Outlook-session. En session er, når du åbner Outlook, indtil du forlader programmet. Dette forhindrer duplikat svar fra at blive sendt til den samme afsender, der sender dig flere meddelelser. Outlook-spor, der har modtaget et automatisk svar under hver session, men denne liste nulstilles, når du lukker Outlook. Så lad Outlook være åben( ikke afslut og genåbne), så reglen vil køre, og det automatiske ud af kontorsvar sendes til alle, der sender dig e-mails, så afsenderne modtager ikke flere ud af kontorsvar.