31Jul
Et indeks giver læsere mulighed for nemt at finde vigtige ord i vores dokument, men at skabe et indeks for hånd er meget kedeligt og tidskrævende. Heldigvis kan du automatisk oprette en indeks tabel i Word.
Image by Ifijay
Den fælles tilgang til at oprette en indeks tabel i Word er at markere hvert ord, som vi ønsker at indeksere manuelt, men det andet alternativ er at bruge et konkordansdokument til automatisk at indeksere vores master dokument, hvilket er det, vi vil dækkei dagens artikel.
Generering af indekset
Lad os begynde med at oprette en to kolonne tabel i vores concordance fil. Skriv de ord, som du gerne vil markere til indeksering i den venstre kolonne. Skriv den tekst, du gerne vil bruge i hoveddokumentets indekstabel i den højre kolonne.
Luk konkordansfilen, og åbn dit hoveddokuments referencefane for at indeksere vores hoveddokument.
Klik på "AutoMark" -knappen og vælg concordance-dokumentet, når Word beder dig om at angive AutoMark-filen.
Lige efter at du har klikket på OK, vil du se, at Word skaber nogle indeksindtastningsfelter i vores dokument.
Vi kan skjule disse felter ved at klikke på knappen "Vis / Skjul afsnit" på fanen Startside.
Gå til slutningen af master dokumentet og klik på knappen "Insert Index" en gang til, og klik på OK knappen denne gang for at oprette indekset.
Det er alt, hvad vi har på, hvordan du opretter en indeks tabel med en concordance fil. Lad os se nærmere på, hvordan vi kan tilpasse indeksstilen.
Oprettelse af krydshenvisninger i indekset
Word giver os mulighed for at oprette forskellige typer indeks. Her har vi et indeks med underindtastning, der er særligt nyttigt, når vi ønsker at gruppere et sæt nært beslægtede begreber i vores dokument.
Tricket ved at oprette en underindtastning er ved at adskille teksten i højre kolonne af vores concordance dokumenttabel med et kolon( :).Ord vil behandle ord, der kommer efter tyktarmen som en underindtastning i indekset.
En anden nyttig type indeks er et krydsreferenceindeks, der normalt kommer i form af "Se også. .."
Desværre kan vi ikke oprette krydshenvisninger i vores indekstabel ved hjælp af en concordance-fil, så vi skal manuelt redigere indeksfeltetved at tilføje "\ t" efter det indekserede ord efterfulgt af det krydsrefererede ord.
Vedligeholdelse af indekset
En af udfordringerne ved at opretholde et indeks i Word er, at Word ikke giver os en knap eller menu, som vi blot kan klikke for at rydde indeksfelterne, hvis vi beslutter at gentage vores concordance-fil.
Vi skal bruge et Visual Basic-script til at rydde indeksfelterne i vores dokument. De fleste af jer skal tænke "Visual Basic Script, jeg er ikke en programmør! Hvad er det? ".Bare rolig, det er ikke så slemt, som det lyder. Du skal bare kopiere og indsætte dette enkle script skrevet af de fantastiske fyre på TechRepublic til Word's Visual Basic-editor og køre det for at rense dit masterdokuments indeksfelter.
Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc Som dokument
Dim fld Som felt
Indstil doc = ActiveDocument
For hver fld I doc. Fields
fld. Select
Hvis fld. Type = wdFieldIndexEntry derefter
fld. Delete
Slut Hvis
Næste
Indstil fld = Intet
Indstil doc = Intet
Slutpunkt
Åbn Visual Basic-editoren ved at trykke på Alt + F11 og placere dette script i editoren. Udfør scriptet ved at klikke på "run-knappen" for at rense master dokumentets indeksfelter.
Dit hoveddokument skal ikke længere indeholde indeksfelter. Vi kan nu indeksere hoveddokumentet og genskabe indekstabellen ved hjælp af menuen "Indsæt indeks".
Anvendelse af forskellige indeks tabelformater
Ja indeks er absolut nyttigt for din læser, men sandsynligvis tænker nogle af jer: "Hvorfor ser indeksbordet så kedeligt ud. Kan jeg ændre den måde, hvorpå den ser ud til at gøre den mere tiltalende? ".Svaret er ja, indeksbordet behøver ikke at se almindeligt ud.
Vi kan justere indekstabellens stil ved at vælge et af de tilgængelige format for at justere udseende og indtryk af indekstabellen.
Her er et eksempel på, hvordan Classic indeksformatet ser ud.
Vi kan endda anvende vores egen stil på indeksbordet ved at vælge "Fra skabelon" og klikke på "Rediger" -knappen.
Vælg en af de tilgængelige indeksformater og klik på knappen "Modify" for at lave vores egen stil.
Vi kan justere indeksbordets skrifttypestil.
Giver indeksbordet nogle grænser eller nummerering;
. .. for at give indeksbordet et bestemt udseende.
Det er alt, hvad vi har til at oprette indeksbord med Microsoft Word. Har du flere gode tips til dokumentkonstruktion? Del din ekspertise i kommentarerne.