15Aug
Selv om e-mail kan falde i popularitet, giver plads til mere øjeblikkelige midler til online kommunikation, er det stadig afgørende komponent for de fleste professionelle repertoire. Men uberørt kan e-mail hurtigt komme ud af hånden, hvorfor det er vigtigt at bruge regler og filtre.
Apple Mail's regler giver dig mulighed for at prioritere, hvad der er vigtigt, mens vieding ud af, hvad der ikke er. En god regler ordning vil hurtigt reducere e-mail rod, mens du giver en chance for at reagere på prioriterede meddelelser i en mere rettidig måde.
Apple Mail gør opsætning af regler et øjeblik, så du smertefrit kan arkivere, flagge og give dig besked om nye meddelelser, så du ikke konstant leder efter den vigtige besked fra din chef eller kollega.
For at oprette regler skal du først åbne Apple Mail's præference, hvilket gøres ved at vælge Mail-menuen og derefter "Preferences" eller ved hjælp af kommandoen +, tastaturkombination.
I præferencerne klikker vi på den sidste fane til højre, "Regler" og klik derefter på "Tilføj regel".
I dette eksempel opretter vi en regel for at lede en e-mail fra en bestemt afsender til en bestemt postkasse. Før vi gør dette, skal vi imidlertid sørge for, at postkassen allerede er konfigureret. Hvis det ikke er tilfældet, kan vi klikke på "Mailbox" menuen og vælge "New Mailbox. .." fra menuvalgene. Vælg nu, hvor du vil have din nye postkasse til at opholde sig og give den et passende navn.(I mit tilfælde kalder jeg det "Lowell", hvor alt mail fra min chef vil gå.)
Tilbage i vores regler præferencer bygger vi vores nye regel, hvilket vil være meget enkelt. Den pågældende afsender - min chef - har to e-mail-adresser, som de plejer at bruge, så vi indbefatter begge i vores regel for at sikre, at enhver mail, der kommer fra hver adresse, bliver sendt til vores nye postkasse.
Med denne nye regel vil enhver mail, der kommer fra , enten e-mail-adresse blive flyttet til den specifikke postkasse. Det betyder, at det vil springe over indbakken, så vi skal sørge for, at vi ofte kontrollerer postkassen for at sikre, at vi ikke går glip af noget.
Desværre kan du ikke bruge Boolean med Mail regler, så hver del af reglen du opretter skal have sit eget emne. Det ville være nemt at bruge "OR" -operatøren i vores regel, når du angiver enten e-mail-adresse, men vi kan ikke-hver især har sin egen linje.
Det er bare et simpelt eksempel, så lad os prøve noget lidt mere komplekst. Sig, vi vil oprette en regel, der vil markere specifikke meddelelser, rute dem til en særlig postkasse og videresende en kopi til en anden e-mail-adresse. Sådan gør vi det her:
Så med denne regel bliver beskeden kopieret til vores Vigtige postkasse mappe, baggrunden vil blive skygget i rødt, og den bliver videresendt til en separat e-mail-konto. Vi kunne fortsætte med at tilføje kriterier til vores regel, men du får nok ideen.
Dette er sjovt, så lad os prøve en mere og gøre det lidt længere. I denne regel er der alle slags ting der sker.
Først, hvis emnet eller indholdet af vores besked indeholder ordene "roller derby", bliver meddelelsen flyttet til en særlig mappe. Efter modtagelsen af denne besked meddeler Mail os ved at afspille en lyd, sende os en meddelelse og springe ikonet i Dock. Endelig vil det ændre baggrunden til pink og markere den med et grønt flag.
Det lyder som meget for en bestemt type besked, men hvis du virkelig vil vide, hvornår der kommer noget, kan du helt sikkert sørge for, at Mail advarer dig.
Før vi slutter, skal du kigge på vores Regler præferencer endnu engang, fordi der er nogle ret værdifulde funktioner, som du måske vil bruge.
Funktionen "Rediger" er så du kan gå tilbage og ændre enhver regel, når det er nødvendigt. Alternativt kan du bare dobbeltklikke på en regel, du vil ændre.
Knappen "Duplicate" kan komme til nytte fra tid til anden, når du vil replikere en regel en gang til, med nogle mindre ændringer, men du vil ikke oprette den flere gange.
Endelig, hvis du skal slette en regel, skal du klikke på knappen "Fjern" eller bare vælge reglen og trykke på "Slet" på tastaturet.
Hvis du har flere e-mail-konti, er det helt sikkert en fantastisk måde at opsætte alle dine forskellige meddelelser på hyggelige, pæne steder, så intet bliver gået glip af eller tabt i shuffle. Du behøver heller ikke være ekspert til at bruge dem. Mail gør det meget nemt at oprette selv nogle få enkle regler, så du kan finde vigtige beskeder på blot et par klik. Når du får fat i det, vil du sikkert skabe endnu mere komplekse regler, der går ud over det, vi har vist dig her i dag.