1Sep
Organisation und Verfolgung von zahlreichen E-Mails im Büro jeden Tag kann ein Job für sich sein. Heute werfen wir einen Blick auf die Verwendung von Farbcodes, um die Identifizierung von Nachrichtensubjekten und deren Versand zu erleichtern.
Diese Funktion war von Anfang an in Office 2007 verfügbar, aber wir haben sie noch nie behandelt, und ich habe sie übersehen. Nachdem ich eine Weile herumgespielt habe, stellte ich fest, dass es eine gute Möglichkeit ist, die Vielzahl von E-Mails zu verwalten, die ich jeden Tag bekomme. Hier werden wir die Kontakte durchforsten, die Nachrichten senden, damit sie leichter zu erkennen sind. Auch die Kategorisierung des Themas in verschiedene Farbgruppen scheint dabei behilflich zu sein.
Farbcode-Absender
Öffnen Sie Outlook und klicken Sie, um die Nachricht zu markieren, die Sie farblich kennzeichnen möchten.
Gehen Sie zu Extras und dann Organisieren.
Möglichkeiten zum Organisieren des Posteingangs werden geöffnet, und Sie klicken auf Farben verwenden. Jetzt können Sie die Farbe auswählen, die Sie mit diesem Kontakt verknüpfen möchten. Sie können auch eine bestimmte Farbe für Nachrichten auswählen, die nur an Sie gesendet werden. Dies ist nützlich, um zwischen Gruppen- und persönlichen Nachrichten zu unterscheiden.
Hier ist ein Beispiel, was mit den Farben gemacht werden kann. Vielleicht möchten Sie nur ein paar Farben für den wichtigsten Absender erstellen, aber ich bin mit diesem Beispiel ein wenig über Bord gegangen.
Farbkategorien
Eine weitere hilfreiche Möglichkeit, Ihre Nachrichten visuell zu organisieren, ist das Hinzufügen von Farbkategorien. Sie können festlegen, welche E-Mail-Betreffenden zu welchen Farbkategorien gehören.
Die Nachricht hat die Kategorie-Leiste oben und Sie können mit der rechten Maustaste auf die Leiste klicken, um die Farbe zu ändern.
Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht im Bereich Kategorien klicken, um die Kategorie zu ändern.
Sie können jede Kategorie in das umbenennen, was für Sie sinnvoll ist.
Möglicherweise möchten Sie eine neue Kategorie für verschiedene E-Mails erstellen. Gehe zu Aktionen \ Kategorisieren und alle Kategorien.
Klicken Sie im Bildschirm Farbkategorien auf Neu und geben Sie der Kategorie einen Namen und eine Farbe. Sie können auch eine Tastenkombination zuweisen.
Jetzt können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten basierend auf der Art der Kategorie sortieren, in der sie sich befinden.
Wenn Sie schnell einen Blick auf Ihre E-Mails werfen möchten, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was da ist, können Farbkategorien hilfreich sein. Hoffentlich können Sie damit beginnen, Ihre E-Mails zu organisieren, damit Sie wissen, was die spitzenbehaarten Chefs wollen, dass Sie effektiver machen.