2Jul
Erstellen Sie ein sehr langes Dokument, hassen Sie jedoch den Gedanken, sich mit der Hauptdokumentfunktion von Word zu beschäftigen? Das Master-Dokument-Feature in Word wurde in der Vergangenheit bekannt, um Dokumente zu beschädigen.
Es gibt eine Möglichkeit, ein Masterdokument zu verwenden. Sie können für jeden Abschnitt Ihres Dokuments eine separate Datei speichern und ein gemeinsames Inhaltsverzeichnis in einer anderen Datei erstellen. Es erfordert einige manuelle Formatierung, aber es ist nicht so schwer. Zu diesem Zweck müssen Sie die integrierten Überschriftenformatvorlagen in Word in all Ihren separaten Abschnittsdokumenten verwenden. Um den Vorgang zu vereinfachen, empfehlen wir außerdem, alle separaten Abschnittsdateien und die Inhaltsverzeichnisdatei in demselben Verzeichnis zu speichern.
Erstellen Sie ein neues Word-Dokument für das Inhaltsverzeichnis, das in dem Dateinamen angibt, der das Inhaltsverzeichnis enthält.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Einfügen. Klicken Sie in der Gruppe Text auf Quick Parts und wählen Sie im Dropdown-Menü Feld aus.
Das Dialogfeld "Feld" wird angezeigt. Führen Sie im Feld Bitte ein Feld auswählen einen Bildlauf nach unten in der Liste Feldnamen aus, und wählen Sie RD, das für Referenzdokument steht.
Geben Sie in das Feld Feldeigenschaften den Namen des ersten Word-Dokuments ein, das im Inhaltsverzeichnis enthalten sein soll. Befindet sich die Word-Datei nicht im selben Verzeichnis wie die Inhaltsverzeichnisdatei, muss der vollständige Pfad zur Datei angegeben werden.
HINWEIS: Hier ist es hilfreich, wenn Sie alle Word-Dateien, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, im selben Verzeichnis wie die Word-Datei des Inhaltsverzeichnisses aufbewahren.
Wenn sich die eingeschlossene Word-Datei im selben Verzeichnis befindet wie die Inhaltsverzeichnisdatei, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Pfad ist relativ zum aktuellen Dokument im Feld Feldoptionen.
Klicken Sie auf OK.
Wenn der Feldcode im Dokument nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Registerkarte Start, und klicken Sie auf die Absatzsymbolschaltfläche, um verborgenen Text anzuzeigen.
Folgen Sie den obigen Anweisungen für jedes Word-Dokument, das Sie in das Inhaltsverzeichnis aufnehmen möchten.
Wir möchten das Inhaltsverzeichnis am Anfang des Dokuments vor den Feldcodes einfügen. Setzen Sie den Cursor vor den ersten Feldcode und drücken Sie die Eingabetaste. Klicken Sie dann im Menüband auf die Registerkarte Referenzen, und klicken Sie in der Gruppe Inhaltsverzeichnis auf Inhaltsverzeichnis. Wählen Sie eine der Optionen für die automatische Tabelle.
Das Inhaltsverzeichnis wird am Cursor eingefügt. Wenn nur ein Feldcode angezeigt wird( ähnlich den RD-Codes, die Sie eingefügt haben), setzen Sie den Cursor in die Feldcodierung und drücken Sie Alt + F9, um das Inhaltsverzeichnis anzuzeigen.
Sie werden feststellen, dass alle Seiten mit "1" nummeriert sind. Jedes unserer Dokumente ist nur eine Seite und beginnt mit "1" als erste Seitennummer. Hier kommt die manuelle Optimierung ins Spiel. Sie müssen die Startseite für jedes im Inhaltsverzeichnis enthaltene Dokument ändern.
HINWEIS: Dies kann bei vielen Dokumenten zeitaufwendig sein. Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument aktualisieren und die Paging-Änderungen ändern, müssen Sie alle nachfolgenden Dokumente aktualisieren, um mit der korrekten Seitennummer zu beginnen.
Öffnen Sie das zweite Dokument, das im Inhaltsverzeichnis enthalten ist. Wenn noch keine Seitenzahlen im Dokument vorhanden sind, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Einfügen, und klicken Sie im Header &Fußzeile Gruppe. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Stelle, an der Sie die Seitennummer einfügen möchten, und wählen Sie dann den Stil aus dem Untermenü.
Um die Startseitenzahl zu ändern, klicken Sie erneut auf Seitenzahl in der Kopfzeile &Fußzeilengruppe und wählen Sie Seitenzahlen formatieren aus dem Dropdown-Menü.
Geben Sie im Dialogfeld Seitenzahlenformat die Startseitennummer im Eingabefeld Start um ein. Wenn Sie einen Wert in das Feld eingeben, wird automatisch das Optionsfeld Start am ausgewählt. OK klicken.
Wiederholen Sie die obigen Schritte, um die Startseitennummer für jedes im Inhaltsverzeichnis enthaltene Dokument zu ändern. Wenn alle Dokumente aktualisiert wurden, öffnen Sie das Inhaltsverzeichnis der Word-Datei erneut. Setzen Sie den Cursor auf das Feld Inhaltsverzeichnis. Einige Optionen werden über dem Inhaltsverzeichnis angezeigt. Klicken Sie auf Tabelle aktualisieren.
Wenn Sie einem der enthaltenen Dokumente zusätzliche Überschriften hinzugefügt haben, wird im folgenden Dialogfeld gefragt, ob Sie nur die Seitennummern der gesamten Tabelle aktualisieren möchten. Dazu gehören das Hinzufügen neuer Überschriften und das Entfernen gelöschter Überschriften. Wählen Sie die gewünschte Option und klicken Sie auf OK.
Die Seitenzahlen werden aktualisiert, um die in den einzelnen Dokumenten vorgenommenen Änderungen zu berücksichtigen.
Dies ist ein langwieriger Prozess, wenn Sie viele separate Dokumente in das Inhaltsverzeichnis aufnehmen müssen, aber es ist eine Möglichkeit, die Verwendung von Masterdokumenten zu vermeiden. Diese Lösung ist nicht perfekt, aber es funktioniert.