8Sep
Outlook ist wenig nützlich, wenn Sie keine Kontakte haben. Natürlich können Sie E-Mail-Adressen eingeben, aber das ist zeitraubend und fehleranfällig. Es ist besser, Ihre Kontakte bereits in Outlook zu haben, damit Sie mit wenigen Klicks eine schnelle Nachricht versenden können.
In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir besprochen, wie Sie mit der Verwendung von Outlook beginnen können. Heute möchten wir das um die Arbeit mit Kontakten erweitern. Ihre Kontakte sind das Zentrum Ihrer Outlook-Erfahrung, mit denen Sie korrespondieren und wie Sie die Anwendung verwenden.
Wie Sie vielleicht erwarten können, können Sie mit Outlook viel Kontaktmanagement betreiben, und es ist sehr sinnvoll, ein Adressbuch einzurichten, bevor Sie es verwenden.
Erstellen eines Adressbuchs
Um mit der Verwaltung Ihrer Kontakte zu beginnen, öffnen Sie zunächst den Personenmodus, damit Sie mit der Arbeit beginnen können. Es gibt viele Möglichkeiten, Kontakte zu Ihrem Adressbuch hinzuzufügen. Zu Beginn importieren Sie Ihr Adressbuch wahrscheinlich aus einer anderen Quelle wie Ihrem Webmail oder einem anderen E-Mail-Programm.
Beachten Sie, dass Sie für jedes E-Mail-Konto ein Adressbuch haben. In dieser speziellen Situation haben wir ein lokales Adressbuch für unsere lokale Outlook-Datendatei, und wir haben noch ein weiteres mit unserem E-Mail-Konto verknüpft.
Lassen Sie uns in jedem Fall die Grundlagen behandeln, sodass Sie, wenn Sie kein Adressbuch importieren müssen, mit dem manuellen Hinzufügen von Kontakten beginnen können. Im folgenden Screenshot sehen wir zunächst einen Teil unseres neuen Adressbuchs, das komplett leer ist.
Um zu starten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Neuer Kontakt" und es öffnet sich ein neues Kontaktfenster. Das erste, was bei Ihnen herausspringt, ist, wie beschäftigt es aussieht, aber keine Angst, wenn Sie über die vielen Funktionen auf der Multifunktionsleiste schauen, werden Sie sehen, dass es sich um ein ziemlich normales, alltägliches Kontaktformular handelt.
Lassen Sie uns dann auf die Jagd gehen und einen Kontakt für How-To Geek herstellen, indem Sie die entsprechenden Werte eingeben. Sie können auch ein Bild hinzufügen, das unnötig ist, aber immer noch eine nette Geste für das langweilige, langweilige Adressbuch.
Nachdem Sie Ihren Kontakt oder Ihre Kontakte eingegeben haben, klicken Sie entweder auf "Save &Schließen "oder Sie können auf" Speichern &Neu "um einen weiteren Kontakt zu generieren. Lass uns das tun. Wir haben die Wahl zwischen einem ganz neuen Kontakt oder einem neuen Kontakt für dasselbe Unternehmen.
In diesem Fall wählen wir Letzteres, um Zeit beim Tippen zu sparen. Danach klicken wir auf "Speichern &Schließen ", um unsere neuen Adressbucheinträge anzuzeigen.
Nicht schlecht, wir haben bereits zwei Kontakte, die wir per E-Mail versenden können, aber, Mann, ist das zeitaufwendig. Es wäre viel einfacher, wenn wir Kontaktinformationen aus einer anderen Quelle nach Outlook verschieben könnten.
Wenn Sie einen Webmail-Dienst oder einen anderen verwenden, sind Ihre Kontakte höchstwahrscheinlich dort und müssen in Outlook importiert werden. Wenn Sie jeden Kontakt einzeln eingeben möchten, können Sie dies sehr gerne tun. Wir empfehlen jedoch, Ihre Hauptkontaktliste zu importieren, unabhängig davon, ob diese von Thunderbird oder Gmail oder einem anderen E-Mail-Dienst stammt.
Importieren und Exportieren von Kontaktdatensätzen
Unabhängig davon, ob Sie Google Mail oder Yahoo Mail verwenden, oder Sie haben ein E-Mail-Konto aus dem Jahr 1997, das Sie sorgfältig gepflegt und gepflegt haben, Kontakte und alle anderen müssen Sie möglicherweise Kontakte in Ihre Outlook-Kontakte einfügenen masse.
Um dies zu tun, können Sie Kontakte aus einer anderen Quelle exportieren und sie dann in Outlook importieren. Normalerweise können Sie dies einfach erreichen, indem Sie einfach auf die Einstellungen oder Optionen Ihres E-Mail-Kontos oder Clients zugreifen und dann die Option Kontakte exportieren wählen.
Normalerweise müssen Sie sie dann nur noch in Outlook importieren. Dies ist ein relativ unkomplizierter Prozess und wird in den meisten E-Mail-Anwendungen ähnlich sein. Wir empfehlen Ihnen, unseren Artikel zu lesen, der erklärt, wie Sie Kontakte in Outlook exportieren und importieren und umgekehrt.
vCard? Was ist eine vCard?
Sie haben vielleicht VCards( Virtual Card File oder VCF) gehört, vielleicht haben Sie sogar einen erhalten oder einen verwendet.vCards sind ein standardmäßiges elektronisches Visitenkartenformat, das Sie mit anderen austauschen können, z. B. durch eine E-Mail-Signatur oder einen Anhang.
Unabhängig davon gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit vCards in Outlook umzugehen. Das wahrscheinlichste Szenario ist, wo Sie möglicherweise einen Kontakt von einer vCard importieren oder exportieren müssen. How-To Geek hat eine vollständige Beschreibung dieses Prozesses, die Sie schnell auf dem Laufenden halten wird.
Manchmal sind möglicherweise viele vCards in einer einzelnen vCard-Datei gespeichert. Wenn Sie versuchen, diese Datei zu konvertieren, wird jedoch nur die erste vCard in der Datei importiert. Um diese Einschränkung zu umgehen, müssen Sie zunächst in eine CSV-Datei konvertieren und diese anschließend in Outlook importieren. Wir empfehlen Ihnen, diesen Artikel für eine vollständige Beschreibung dieses Prozesses zu lesen.
Schließlich können Sie alle Ihre Kontakte auf einzelne vCards oder eine einzelne vCard exportieren, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Noch einmal, wir haben ein tolles kleines Tutorial, wie Sie dies tun können, damit Sie relativ schnell wissen, wie Sie Ihre vCards relativ einfach in Outlook importieren und wieder verlassen können.
Erstellen und Verwalten von Kontaktgruppen
Lassen Sie uns jetzt über Gruppen sprechen, da es Ihnen möglich ist, schnell eine Nachricht an eine ausgewählte Gruppe von Seelen zu senden, um sicherzustellen, dass Sie niemanden vergessen und Sie jeden Namen im Feld An: eingeben.
Um eine Kontaktgruppe einzurichten, klicken Sie auf der Multifunktionsleiste auf "Neue Kontaktgruppe".
Einmal geöffnet, müssen Sie zuerst entscheiden, was Sie Ihre Gruppe anrufen möchten( hier nennen wir unsere "CES 2015") und klicken Sie dann auf "Mitglieder hinzufügen" und wählen Sie "Aus Outlook-Kontakte". Sie können auch einen neuen Kontakt erstellendie Fliege, oder wählen Sie ein anderes Adressbuch, z. B. wenn Sie Leute aus Ihrem Firmenverzeichnis aufnehmen möchten.
Aus der Liste wählen wir unsere Gruppenmitglieder aus. Denken Sie daran, dass Sie Mitglieder auswählen können, indem Sie "STRG" gedrückt halten und mit der linken Maustaste auf jedes Mitglied klicken. Unabhängig davon, wann immer Sie neue Mitglieder hinzufügen möchten, wählen Sie den Namen oder die Namen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Mitglieder - & gt;", die sie zur Gruppe hinzufügt.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK".
Sie kehren zum Gruppenverwaltungsbildschirm zurück, wo Sie die Mitglieder Ihrer neuen Gruppe überprüfen und andere Änderungen vornehmen können. Sie können die Gruppe beispielsweise als Vcard- oder Outlook-Kontakt weiterleiten, Notizen zur Gruppe hinzufügen, eine E-Mail an die gesamte Gruppe senden oder eine Besprechung nur mit diesen Gruppenmitgliedern erstellen.
In unserem Fall klicken wir einfach auf "Speichern &Schließen ", um die Gruppe offiziell zu erstellen und zum Hauptfenster von Outlook zurückzukehren. Wir sehen jetzt unsere neue Gruppe in unserer Kontaktliste, gekennzeichnet durch Gruppensymbol. Auf der rechten Seite können Sie das Mitglied der Gruppe sehen und es gibt Symbole, auf die Sie Aktionen anwenden können. In diesem Beispiel ist nur das E-Mail-Symbol sowie die Schaltfläche "Bearbeiten" verfügbar.
Sie sollten beachten, dass der schnellste Weg, eine Gruppe per E-Mail zu versenden, einfach der Name im Feld An ist: In diesem Fall könnten wir "CES 2015" eingeben und Outlook würde die Nachricht an alle sendenGruppe.
Personen Optionen
Wenn Sie auf "Datei - & gt;Optionen ", können Sie Outlook auf verschiedene Arten in verschiedenen Kategorien konfigurieren.
Hier sind Ihre Leute Optionen. Im Gegensatz zu anderen Kategorien in den Outlook-Optionen sind die People-Optionen wenig und ziemlich einfach zu sortieren.
Mit den Optionen, die Sie hier finden, können Sie entscheiden, wie Namen gespeichert werden, ob ein zusätzlicher Index angezeigt werden soll und ob Onlinestatus und Fotos angezeigt werden sollen.
Das Verwalten von Outlook-Kontakten ist ziemlich einfach, aber Sie können, wie Sie gesehen haben, viel mehr tun, um sie richtig zu verwaltenbeibehalten. Es bietet viel mehr, um Ihre Outlook-Erfahrung zu vervollständigen, wenn Sie mehr Informationen in Ihren Kontakten als nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse haben.
Wenn Sie Google EMA als primären E-Mail-Anbieter verwenden, können Sie dennoch Outlook verwenden, um Ihre Kontakte zu verwalten und gleichzeitig mit Ihrem Google Mail-Konto synchronisiert zu halten.