10Sep
Microsoft Office speichert versteckte Metadaten in Ihren Office-Dokumenten, einschließlich der Zeit, die Sie an ihnen gearbeitet haben, dem Namen aller Personen, die am Dokument gearbeitet haben, als das Dokument erstellt wurde und sogar früheren Versionen des Dokuments.
Bevor Sie Office-Dokumente öffentlich veröffentlichen oder an jemanden senden, sollten Sie überprüfen, welche ausgeblendeten Informationen das Dokument enthält, und die vertraulichen Daten entfernen. Diese Metadaten können Ihre Privatsphäre verletzen oder potenziell peinlich sein.
Versteckte Daten anzeigen und entfernen
Klicken Sie in Office 2013 oder Office 2010 auf das Menü Datei, klicken Sie auf Info, und das Tool Dokument überprüfen wird in der Mitte angezeigt und informiert Sie über die potenziell vertraulichen Informationen, die das Dokument enthält. Diese Informationen sind offensichtlicher als in älteren Versionen von Office. Wenn Sie jedoch nicht wissen, dass Office diese sensiblen Daten zu Ihren Dokumenten hinzufügt, können Sie diese dennoch leicht übersehen.
Klicken Sie in Office 2007 auf die Schaltfläche "Office-Orb" in der Multifunktionsleiste, zeigen Sie auf Vorbereiten, und klicken Sie auf Dokument prüfen.
Um die verborgenen Metadaten im Dokument anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Fehlern suchen, dann auf Dokument prüfen und wählen Sie die Arten von Metadaten aus, für die Sie das Dokument untersuchen möchten. Sie können alle ausgewählten Optionen belassen, um das Dokument für alle Arten von Metadaten zu untersuchen.
Click Inspect und Office untersucht das Dokument auf Metadaten. Klicken Sie neben einem Typ von Metadaten auf die Schaltfläche Alle entfernen, um sie zu entfernen.
Beachten Sie, dass Sie die meisten Metadaten nach dem Löschen nicht wiederherstellen können. Aus diesem Grund empfiehlt Microsoft, eine neue Kopie des Dokuments zu erstellen( verwenden Sie die Funktion Speichern unter), bevor Sie die Metadaten entfernen und das Dokument veröffentlichen. Sie haben dann eine Kopie des Dokuments mit den Metadaten. Natürlich, wenn Sie diese Metadaten überhaupt nicht möchten, können Sie sie einfach entfernen, ohne sich Sorgen um eine Kopie machen zu müssen.
Welche Art von Metadaten speichert Office?
Office speichert Dokumenteigenschaften einschließlich Details wie Autor, Betreff, Titel, das Datum, an dem Sie ein Dokument erstellt haben, wann Sie es zuletzt geändert haben und wie lange Sie an dem Dokument gearbeitet haben. Diese Eigenschaften enthalten auch den Namen einer Vorlage, die Sie beim Erstellen des Dokuments, der E-Mail-Kopfzeilen und anderer verwandter Informationen verwendet haben. Dies kann möglicherweise peinlich sein - zum Beispiel können Sie einen TPS-Bericht an Ihren Chef senden und sagen, dass Sie den ganzen Tag damit verbracht haben, alleine daran zu arbeiten. Die Metadaten könnten jedoch zeigen, dass Sie nur einige Minuten am TPS-Bericht gearbeitet haben, mit anderen Personen zusammengearbeitet haben und bei der Erstellung eine Vorlage namens "Useless TPS Report Template" verwendet haben. Schlimmer noch, es gibt hier noch weitere Auswirkungen auf die Privatsphäre - Sie möchten vielleicht ein Dokument im Web veröffentlichen, ohne dass Ihr Name damit verbunden ist, aber Ihr Name wird standardmäßig in den Eigenschaften des Dokuments angezeigt.
Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen und Text, die als ausgeblendeter Text formatiert sind, können ebenfalls enthalten sein, werden jedoch nicht angezeigt, wenn Sie das Dokument flüchtig überfliegen. Das Tool teilt Ihnen mit, ob Ihr Dokument diese Informationen enthält.
Wenn Sie beim Schreiben des Dokuments mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält es noch mehr Daten. In den Metadaten werden die Namen aller Personen angezeigt, die an dem Dokument gearbeitet haben, sowie alle Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen, Notizen und frühere Versionen des Dokuments. Wenn Sie ein Dokument veröffentlichen, an dem Sie gearbeitet haben, möchten Sie wahrscheinlich alle diese Daten entfernen, anstatt sie zu teilen.
So verhindern Sie, dass Office Metadaten speichert
Leider müssen Sie das Dokument-Inspektor-Tool verwenden, um vertrauliche Daten aus jedem einzelnen Dokument zu entfernen, bevor Sie es veröffentlichen oder mit jemandem teilen. Es gibt keine integrierte Möglichkeit, diese Informationen aus mehreren Dokumenten gleichzeitig zu entfernen. Außerdem gibt es keine Office-weite Einstellung, die verhindert, dass Office diese Daten auf Dokumente anwendet.
Sie können Office jedoch jedes Mal automatisch die Metadaten entfernen lassen, wenn Sie eine Datei speichern. Sie müssen diese Einstellung auf jedes von Ihnen verwendete Dokument anwenden. Dies ist eine dokumentenspezifische Einstellung, keine systemweite Einstellung.
Um zu verhindern, dass Office Metadaten zusammen mit Ihren Dokumenten speichert, klicken Sie auf das Menü Datei, klicken Sie auf Optionen, und wählen Sie die Kategorie Vertrauensstellungscenter aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vertrauensstellungseinstellungen und wählen Sie Datenschutzoptionen. Aktivieren Sie die Option "Persönliche Daten aus Dateieigenschaften beim Speichern entfernen".Wenn es ausgegraut ist, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokumentinspektor", führen Sie den Dokumentinspektor aus, und entfernen Sie alle persönlichen Informationen des Dokuments. Sie sollten dann in der Lage sein, auf das Kontrollkästchen zu klicken.
Denken Sie daran, dass Sie diese Option für jedes Dokument einzeln ändern müssen.
Diese Informationen können nützlich sein, und einige davon sind sogar entscheidend für die Zusammenarbeit oder für Unternehmen, um zu verfolgen, wer an einem Dokument gearbeitet hat. Wenn es jedoch Zeit ist, das Dokument zu veröffentlichen, möchten Sie diese Metadaten möglicherweise entfernen.