Verkürzung der Sendezeit und der Empfang von E-Mails

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E-Mail kann die Kommunikation erleichtern, aber es kann auch Ihre Zeit in Anspruch nehmen. Erfahren Sie, wie eingehende E-Mails verarbeitet und ausgehende E-Mails geschrieben werden, um Zeit zu sparen.

Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2005 haben Mitarbeiterinterviews ergeben, dass die Zeit, die mit E-Mails verschwendet wird, dazu führt, dass ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern einen geschätzten Jahreslohn von 152 Millionen Dollar verliert.

Email hat eindeutig seine Schattenseiten. Unklare E-Mails lenken Mitarbeiter von wichtigen arbeitsbezogenen Aufgaben, Cloud-Kommunikationskanälen ab und schaffen oft zusätzliche Arbeit. Vermeiden Sie die Fallstricke von E-Mails, indem Sie die folgenden Vorschläge befolgen.

Wie eingehende E-Mail Ihre Zeit verschwenden kann

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Es gibt viele Arten von E-Mail-Nachrichten, die Ihre Zeit verschwenden können. Diejenigen, die:

• Könnte von mehreren Nachrichten reduziert werden und zu umfassenden
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• Zusammengefasst Nicht in direktem Zusammenhang mit Ihnen
• Beziehen sich auf Sie, aber nicht auf direkte Weise, die Sie unsicher, wie oder ob Sie reagieren sollten( und isstup Zeit)
• Lassen Sie sich nicht dazu bringen etwas zu unternehmen( was unproduktiv ist)
• Ablenken und / oder ermutigen Sie, Zeit im Web zu verschwenden
• Sind nicht geeignet für die E - Mail, und machen mehr Sinn durch einen dynamischen Kommunikationskanal wieein Geschäftstreffen oder ein Format, das für den Inhalt besser geeignet ist( wie ein informatives Standalone-Dokument)

Effiziente Verarbeitung von eingehenden E-Mails

Um E-Mails effizient zu lesen und zu verarbeiten, müssen Sie sich auf zwei Dinge konzentrierenNachricht der E-Mail( oder das Fehlen von) und entscheiden, welche Aktion als Antwort zu ergreifen.

Schritt 1: Ermitteln Sie die Nachricht( oder das Fehlen von)

Immer wenn Sie eine neue E-Mail lesen, nehmen Sie so wenig Zeit wie möglich, um herauszufinden:

• Ob der Sprecher Sie direkt oder indirekt anspricht
• Ob der Sprecher Ihnen das gesagt hatvon Ihnen erwarten
• Ob dies klar erfolgt
• Ob die Gesamtnachricht für Sie relevant ist
• Ob die Gesamtnachricht angemessen erscheint, angesichts des Kontexts Ihrer Beziehung zum Absender( oder des Mangels, wenn sie versuchen, ein Geschäft zu initiieren)Beziehung zum Beispiel)

Dies hilft Ihnen festzustellen, was die Nachricht der E-Mail ist und wie Sie antworten möchten. Das heißt, wenn Sie in erster Linie reagieren wollen.

Es ist besonders wichtig zu beachten, wenn der Sprecher ein oder mehrere Dinge tut, die Sie dazu verleiten, wertvolle Zeit zu verschwenden, wie:

• Unklar darüber, was sie zu sagen versuchen
• Sprachgebrauch in einer verwirrenden oder euphemistischen Art und Weise zu vermeidenKonkrete Begriffe( zB "Ich denke, wir müssen irgendwann ein Herz zu Herz haben" versus "Kannst du mich diese Woche anrufen, damit wir uns über etwas Wichtiges unterhalten können?")
• Wandern oder Ausgehen Thema
• Einschließlich Informationen, dieist nichts für Sie, unangemessen, anstößig oder inkohärent
• Cc oder bcc'ing Sie auf Nachrichten, die für Sie nicht relevant sind.
• Wiederholung der gleichen Nachricht durch verschiedene E-Mails oder Wiederholung, was bereits in früheren Mitteilungen als
• abgedeckt wurdeSchreiben über etwas, das Sie bereits besprochen und gelöst haben - in einer vergesslichen oder nachlässigen Art. In solchen SituationenAchten Sie besonders darauf, effektiv zu reagieren, um den Zeitaufwand für die Kommunikation zu minimieren. Weil es einfach ist, dass die oben genannten mehrdeutigen E-Mail-Szenarien Ihre Zeit in Anspruch nehmen.

  Schritt 2: Entscheiden Sie, welche Aktion

  ausführen soll Nachdem Sie wissen, worum es in der Nachricht geht, ermitteln Sie die produktivste Antwortmethode. Hier sind einige typische Antworten:

  • Die Konversation auf ein besseres Kommunikationsmedium wie Telefon- und Konferenzschaltungen umstellen
  • Reagieren auf eine wiederkehrende Frage, die von mehreren Personen gestellt wird - nicht per E-Mail - sondern über ein informationsreicheres Medium wie Google Docs
  • NotAntworten auf Nachrichten, die nicht klar machen, was der Redner von Ihnen erwartet( selbst wenn es ein wenig unhöflich ist).
  • Adressieren unklare Nachrichten mit direkten und kurzen konkreten Fragen, wie zB "Wenn Sie möchten, dass der Bericht von? "Oder" Wie möchten Sie, dass ich zu diesem Projekt beitrage? "
  • Nehmen Sie das Telefon auf und rufen Sie die Person an, sobald ein Drama oder eine Kommunikationsstörung auftritt - das Ausziehen per E-Mail dauert nur länger und kann den Konflikt

  Step verstärken3: Zurück zum Task

  Am wichtigsten ist, nachdem Sie auf eine E-Mail geantwortet haben( die möglicherweise darin besteht, nicht zu antworten und stattdessen die Nachricht zu löschen), yoDu musst wieder zur Aufgabe kommen. Gehen Sie weiter zur nächsten E-Mail, die in Ihrem Posteingang wartet, oder wechseln Sie und gehen Sie zurück, um tatsächlich zu arbeiten, anstatt auf die Anfragen anderer Leute zu antworten.

  Wie das Senden von E-Mail Ihre Zeit verschwenden kann

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  Zusätzlich gibt es viele Arten von E-Mail-Nachrichten , die Sie senden, die Ihre Zeit verschwenden können. Diejenigen, die:

  • Sind unnötigerweise in mehrere Nachrichten, von denen jede Zeit und gedanklich angepasst, statt einer umfassenden
  • nicht direkt auf den Empfänger beziehen, was eine Verschwendung von Aufwand
  • ist nicht gespanntklar genug, und ziehen Sie in lange E-Mail-Konversationen und / oder Missverständnisse oder gar keine produktive Aktion( was bedeutet, dass Sie Zeit verbringen müssen, um die Konversation später wieder zu initiieren)
  • Richten Sie den Empfänger nicht zu etwas Aktion, dieunproduktive
  • Ablenken und ermutigen Sie den Empfänger, Zeit im Web zu verschwenden - was bedeutet, dass es die gleiche von Ihnen fordert
  • Sind nicht für das E-Mail-Format geeignet, aber besser kommuniziert durch Echtzeit-Konversation oder durch ein Lehr-oder informationsreiches Dokumentals Handbuch, Blogartikel, FAQ-Seite, Unternehmensbericht oder PowerPoint-Präsentation

  So senden Sie E-Mails effizient

  Um E-Mails zu schreibenDamit Sie auf lange Sicht Ihre Zeit nicht verschwenden( ganz zu schweigen von der Zeit Ihres Empfängers), müssen Sie sich auf fünf Dinge konzentrieren: eine klare Botschaft kommunizieren, Ihren Empfänger auffordern, handfeste Schritte zu machen, eine gute Struktur verwenden, bearbeiten, bevor Sie senden,und effektiv folgen.

  Schritt 1: Löschen Sie Ihre Nachricht

  Bevor Sie eine E-Mail verfassen, müssen Sie sich bei der Nachricht vergewissern. Bestimmen Sie:

  • Was möchten Sie kommunizieren?
  • Warum möchten Sie es kommunizieren?
  • Welche Aktion soll Ihr Empfänger durchführen
  • Wie können Sie diese am besten dazu überreden, solche Maßnahmen zu ergreifen?

  Hier sind einige häufige Gründe für das Senden von E-Mails:

  • Um jemanden daran zu erinnernein Termin
  • Jemandem schriftliche Anweisungen zu einer Aufgabe geben
  • Eine kurze Frage zu stellen, die durch Schreiben von
  • angemessen beantwortet werden kann Um eine kurze Frage zu beantworten, die durch Schreiben von
  • angemessen beantwortet werden kann Um zeitkritische Informationen weiterzugeben
  • Um verfügbare Daten anzubietenzum Planen einer Besprechung
  • Nach einer Besprechung nachgehen und Wertschätzung zeigen

  In allen diesen Beispielen, mit Ausnahme der letzten, möchten Sie, dass Ihr Empfänger etwas unternimmt( auch wenn Sie nur antworten).

  Manchmal scheint die Aktion nicht wie eine Aktion zu sein. Vielleicht möchten Sie:

  • Geben Sie einen Tipp für Ihren Mitarbeiter weiter.
  • Lassen Sie Ihre Freunde wissen, dass Sie sicher an Ihrem Reiseziel gelandet sind. Geben Sie ein kurzes Update darüber, wie Sie an Ihrem neuen Ziel vorgehen und wie Sie im nächsten Ziel erreicht werden könnenmehrere Wochen

  In jeder dieser Situationen weisen Sie Ihren Empfänger nicht an, eine bestimmte Aktion auszuführen. Es wird jedoch davon ausgegangen, dass von Ihnen keine Maßnahmen ergriffen werden, solange Sie die E-Mail ordnungsgemäß schließen oder zumindest Ihren Namen unterschreiben. Sie verstehen, dass die Kommunikation leicht mit Ihrer E-Mail enden kann;dass sie nicht antworten müssen.

  Schritt 2: Fordern Sie Ihren Empfänger an Schritte ergreifen

  Um effektive E-Mails zu schreiben, die Ihnen Zeit sparen, müssen Sie sie umsetzbar machen. Und Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Empfänger klar ist, welche Aktion von ihnen erwartet wird.

  Wenn du nicht darauf abzielst, aber deine Lebensgeschichte zu buchstabieren oder zu erklären, warum du dich für das nächste iPhone-Modell bereithältst, anstatt das neueste zu kaufen, kannst du Zeit sparen, weil das Brieffreundschreiben dauertviel Gedanken und Zeit.

  Konzentrieren Sie sich auf Folgendes, wenn Sie E-Mail-Maßnahmen ergreifen möchten:

  • Festlegen von Fristen
  • Skizzieren von Notfallplänen
  • Bieten Sie mögliche Optionen für die nächste Vorgehensweise( z. B. Zeiten für eine persönliche Besprechung, Standorte, an denen Sie sich treffen können)
  • Eine Meinung abgeben, wenn Sie nach einem
  • gefragt werden Schreiben einer Anfrage, die zum Schreiben geeignet ist und die bequemer ist, als mit einem anderen Kommunikationsmodus
  • Bereitstellen einer Reihe von Anweisungen für eine Aufgabe, die Ihr Empfänger

  zugestimmt hat Seien Sie proaktiv und durchsetzungsfähig beim Skizzierenumsetzbare Schritte. Vermeiden Sie offene Fragen, es sei denn, es gibt keine andere Möglichkeit. Weil offene Fragen das Gegenteil von umsetzbaren Inhalten sind.

  Hier einige Beispiele:

  • Anstatt Ihren Empfänger zu bitten, Ihnen seinen Zeitplan zu geben( und dabei eine E-Mail zu verschwenden), beginnen Sie damit, indem Sie ihm Ihre verfügbaren Besprechungszeiten senden.
  • Anstatt Ihren Empfänger zu fragen, was er über eine bestimmte Geschäftsentscheidung denkt, skizzieren Sie die potenzielle Entscheidung und fordern Sie konstruktive Rückmeldungen an;Auf diese Weise müssen sie sich nicht selbst etwas einfallen lassen und haben stattdessen etwas mit

  zu tun. Sie können E-Mails umsetzbar machen, indem Sie dem Leser klare Anweisungen geben und den Inhalt durchführbar statt offen halten.

  Vor allem müssen Sie sicherstellen, dass alle Aktionen, die Sie von Ihrem Leser erwarten, klar kommuniziert werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie wissen, dass Sie diese Woche ein Meeting einrichten möchten, nur dass Sie Ihre verfügbaren Zeiten anbieten. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie wissen, auf welche Jobaufgabe sich Ihre Anweisungen beziehen. Erklären Sie es ausdrücklich und lassen Sie es freundlich wissen, was Sie tun sollen.

  Schritt 3: Erstellen Sie eine gute Struktur

  Wenn Sie Ihre Nachricht klar definiert haben und sie umsetzbar gemacht haben, ist es an der Zeit, sie so zu organisieren, dass Sie diese Klarheit und Ihre umsetzbaren Anfragen vermitteln können.

  Paragraphen: Eine allgemeine Regel, die zu befolgen ist, besteht darin, Paragraphen unter fünf Sätzen zu halten. Es ist nicht nur schwierig, sich auf lange Absätze beim Lesen im Web zu konzentrieren, sondern kluge Absätze geben dem Empfänger die Möglichkeit, den Fokus zu verlieren und vielleicht die wichtigsten Punkte zu verpassen. Dies führt dann zu schlampigen oder redundanten Antworten, die den Kommunikationskanal verdunkeln.

  Sätze: Verwenden Sie die aktive Stimme beim Schreiben von Sätzen. Halten Sie Sätze kurz und auf den Punkt. Vermeiden Sie Tangenten oder erklären Sie unnötigerweise Ihre Gedanken oder Gefühle über Dinge. Bleiben Sie stattdessen bei den Fakten und was Sie von Ihrem Empfänger verlangen.

  Wörter: Versuche, keine großen Wörter oder Slang zu verwenden, es sei denn du weißt, dass dein Publikum sie verstehen wird. Vermeiden Sie Witze und kulturelle Bezüge, die missverstanden werden könnten, da alles, was leicht falsch interpretiert werden kann, ein potenzielles Hindernis für eine effektive Kommunikation darstellt.

  Vermeiden Sie zusätzliche Wörter und qualifizierende Sätze."Angesichts der aktuellen Situation, in der sich dies derzeit abspielt, halte ich es für sinnvoll,. .." ist eine qualifizierende Aussage, die nicht nur Wörter und Zeit verschwendet, sondern auch von der eigentlichen Botschaft ablenkt. Geben Sie stattdessen einfach Ihre Empfehlung an, ohne sie zu qualifizieren.

  Ein anderes Beispiel: "Ich habe mich gefragt, ob ich Sie fragen könnte. .." Schneiden Sie diesen Satz aus und stellen Sie einfach die Frage. Es erhöht auch Ihr Selbstvertrauen, weil Sie nicht unbewusst die Erlaubnis zur proaktiven Kommunikation suchen.

  Interpunktion: Interpunktion einfach halten. Qualifizierende Wörter und Phrasen sind nur dann effizient, wenn sie dazu dienen, Höflichkeit bei der Einleitung der Kommunikation mit jemandem herzustellen, mit dem Sie gerne eine geschäftliche oder persönliche Beziehung hätten. In solchen Fällen möchten Sie nicht unbedingt zu kurz kommen, sondern einige höfliche Ausdrücke verwenden, um Respekt für ihre Zeit zu zeigen.

  Minimieren Sie Kommas - das hilft Ihnen natürlich, Sätze kurz zu halten. Vermeiden Sie faules, vom Text inspiriertes Sprechen mit übermäßiger Verwendung von Punkt-Punkt-Punkten und aufeinander folgenden Kommas. Stattdessen interpunktieren Sie Ihre Sätze mit richtigem Englisch und verwenden Kontraktionen, wenn es sinnvoll ist, weil sie das Lesen besser fließen lassen.

  Ziehen Sie darüber hinaus in Betracht, Listen mit Aufzählungszeichen zu punktieren und eine Reihe von Bindestrichen zu verwenden, um Hauptabschnitte aufzuteilen( die einen oder mehrere Absätze enthalten können).

  Bullet-Points und Section Breaks verbessern die Lesbarkeit des Webs und helfen Ihnen, Ihre Nachricht klarer zu organisieren.

  Schritt 4: Bearbeiten vor dem Senden

  Bevor Sie eine E-Mail senden, nehmen Sie 1-2 Minuten, um sie laut vorzulesen. Dies wird Ihnen helfen, Fehler zu erkennen oder unangenehme Teile zu bemerken, die Sie normalerweise nicht persönlich sagen würden. Entfernen Sie diese zusätzlichen Wörter und vereinfachen Sie die Interpunktion. Stellen Sie Listen auf und reduzieren Sie Ihre Absätze.

  Wenn Sie die folgenden Fragen mit einem "Ja" beantworten können, sind Sie bereit, auf "Senden" zu drücken:

  • Ist die Nachricht gelöscht?
  • Sind die Erwartungen umsetzbar und klar formuliert?
  • Kann mein Empfänger meine Nachricht erfolgreich empfangen? Erfolg bedeutet, dass sie wissen, welche Reaktion von ihnen erwartet wird.
  • Wenn die Rollen umgekehrt sind, kann ich diese Nachricht erfolgreich empfangen?

  Schritt 5: Effektives Nachverfolgen von

  Außerdem sollten Sie proaktiv Ihre E-Mails verfolgen. Wenn jemand nicht auf eine direkte Anfrage reagiert, verschwende keine Zeit mit der Frage, was passiert ist. Senden Sie stattdessen eine höfliche, aber direkte Follow-up-E-Mail, um sich mit ihnen zu verabreden. Wenden Sie die oben aufgeführten Prinzipien an. Und verschwende nicht zu viel Zeit damit, eine Antwort zu bekommen. Wenn der Empfänger nicht mit Ihnen kommuniziert, wissen Sie, wann Sie weitergehen oder sich persönlich an ihn wenden.

  Verwenden Sie E-Mail, um Zeit zu sparen

  E-Mail kann Ihnen eine Menge Zeit sparen, wenn Sie wissen, wie man es effizient nutzt. Und das gilt für das Senden und Empfangen von Nachrichten.

  E-Mail wird am besten verwendet, um umsetzbare Nachrichten zu liefern, die angemessen per Schreiben kommuniziert werden. Wenn Sie die Vorteile von E-Mail nutzen und die vielen zeitverschwendenden Fallstricke vermeiden, dient es als mächtiges Werkzeug.