Was BCC ist, und warum Sie eine schreckliche Person sind, wenn Sie es nicht verwenden

Wenige Annehmlichkeiten im modernen digitalen Workflow sind so weit verbreitet, werden aber so weit ignoriert( oder sogar missbraucht) wie die E-Mail-BCC-Funktion. Wenn Sie sich schuldig gemacht haben, ihre Macht missbraucht oder vernachlässigt zu haben( und es besteht eine gute Chance, dass Sie es sind), ist es Zeit zu bereuen und dabei Spam zu reduzieren und die Privatsphäre Ihrer Freunde und Familie zu schützen.

Was ist BCC und woher kommt es?

Es gibt drei Adress-Slots in jedem E-Mail-Client: TO, CC und BCC, die für "[Anliefern] an", "Kopie" und "Blindkopie" stehen. Diese Bezeichnungen sind ein Überbleibsel aus der Welt, die der elektronischen Post vorausging: physische Briefe und Memos.

In der Mitte des Jahrhunderts Geschäftsmemos, zum Beispiel, würde es eine TO-Steckplatz für den Hauptempfänger, ein CC-Steckplatz für Personen, die in der Kommunikation sein müssen, aber nicht die Hauptempfänger waren, und ein dritter Platz, BCC,für Personen, die sich ebenfalls in der Kommunikation befinden müssen, aber aus welchem ​​Grund auch immer, ihre Identität wird den Memoranden vorenthalten, die an die Adressaten in den Adressfeldern TO und CC verteilt werden.

Nach dem Aufkommen der elektronischen Post wurden die gleichen Konventionen, die in Papiermails und Memos verwendet wurden, kopiert, sowohl aus Vertrautheit als auch weil sie nützlich blieben, obwohl die Nachricht nicht mehr physisch kopiert und geliefert wurde.

Wenn diese Konventionen seit Jahrzehnten vor dem Aufkommen von E-Mails existierten und in dem dazwischenliegenden halben Jahrhundert fortbestanden, wo kommt dann der Ärger auf? Es gibt zwei Formen des BCC-Missbrauchs: passiv-aggressives Blind-Carbon-Copying( die bösartige Form der Störung) und Vernachlässigung der Nutzung von Blindkopien zum Schutz der Privatsphäre( Probleme, die aus Ignoranz entstehen).Werfen wir einen Blick darauf, wie und warum man beides vermeidet.

Nein zu passiv-aggressivem Blind-Carbon-Kopieren

Der schlechteste Einsatz der Blindkopie ist es, einen Mitarbeiter passiv aggressiv zu umgarnen. Diese Art von BCC-Missbrauch taucht auf, wenn Mitarbeiter die BCC-Funktion nutzen, um indirekt auf ihre Mitarbeiter zu plaudern, sich an ihren Chef zu saugen oder sich anderweitig an dysfunktionalen Arbeitsplatzentführungen zu beteiligen.

Bild mit freundlicher Genehmigung von EC Comics.

Ein Mitarbeiter könnte beispielsweise seinen Chef als BCC-Adressaten auf eine E-Mail setzen, die er an einen anderen Mitarbeiter sendet, damit sein Chef sieht, dass er mit dem anderen Mitarbeiter kommuniziert oder dass der andere Mitarbeiter eine Verpflichtung nicht erfülltoder Frist. Diese Art von Kommunikation mit geheimen Eichhörnchen ist am Arbeitsplatz allgemein verpönt und wir sind nicht bereit, irgendein Verhalten zu billigen, das eine kleine und passiv aggressive Arbeitsumgebung erzeugt.

Unser einziger Ratschlag in dieser Angelegenheit ist: Hör auf.

Sofern Ihre Personalabteilung oder Ihr Vorgesetzter nicht ausdrücklich zu Ihnen kommt und Sie anweist, Ihre Kommunikation zu BCC zu machen, sollten Sie die Praxis vermeiden.

Wenn Personen außerhalb der primären Kommunikation in der Schleife gehalten werden müssen, sogar in höheren Stufen, besteht die beste Vorgehensweise darin, sie als CC-Adressaten einzubeziehen und die TO-Adressaten darüber zu informieren, wer und aus welchem ​​Grund einbezogen wurde.

Dies sorgt nicht nur für einen reiferen Dialog am Arbeitsplatz, sondern hilft Ihnen auch, ein besonders peinliches Ereignis zu vermeiden: Wenn Ihr Chef oder ein anderer BCC - Empfänger die Antwortfunktion verwendet, entlarven sie sich selbst und enthüllen, dass sie in dieInhalt der vorherigen E-Mail. Erklären Sie das dem Kollegen, mit dem Sie sich am Wasserkühler verschworen haben.

Glücklicherweise ist die Anzahl der Personen, die die BCC-Funktion böswillig nutzen, gering, was uns zu denjenigen führt, die den Großteil des Missbrauchs ausmachen: die Unwissenden.

Freunde kopieren keine Freunde

Wenn die Mehrheit der Leute die BCC-Funktion nicht als Teil einer psychologischen Kriegsführung gegen ihre Mitarbeiter missbraucht, was bleibt dann? Es hinterlässt uns mit Millionen von Leuten, die unwissentlich vernachlässigen, überhaupt die BCC-Funktion überhaupt zu verwenden.

Bild mit freundlicher Genehmigung der Denver Public Library, Western History Collection.

Warum ist die BCC-Funktion so wichtig? Es ermöglicht Ihnen, eine E-Mail an jemanden zu senden, ohne dass diese Person alle anderen Personen sieht, die die E-Mail erhalten, wodurch ihre privaten Informationen effektiv geschützt werden. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Weiterleitung, die aus unserem eigenen E-Mail-Archiv stammt:

Jede blaue Unschärfe im oben gefilterten Bild ist eine E-Mail-Adresse. Nicht nur waren in der Liste der Weiterleitungsempfänger, in die wir aufgenommen wurden, mehr als 40 E-Mail-Adressen enthalten, sondern in der weitergeleiteten E-Mail( siehe oben) sind zwei Sätze von Weiterleitungsblocks enthalten, die 13 bzw. 8 E-Mail-Adressen enthalten. Dies bedeutet, dass sich im gesamten Text der E-Mail mehr als 60 E-Mail-Adressen befinden.

Nun fragen Sie sich vielleicht: "Na und? Was ist das wichtig? "Es ist aus mehreren Gründen wichtig. In erster Linie gibt es das einfache Problem der Privatsphäre und respektvoll Umgang mit der Privatsphäre der Menschen auf Ihrer Kontaktliste( sei es Freunde, Familie oder Geschäftspartner).Es versteht sich von selbst, dass die Leute, die mit Dutzenden ihrer Freunde und Bekannten weiterleiten und Massen-E-Mails senden, nicht die Zeit nehmen, jeden dieser Dutzenden von Empfängern persönlich zu kontaktieren und zu fragen, ob sie ihre Kontaktinformationen mit allen anderen teilen möchtenAdressliste. Es ist geradezu respektlos, Kontaktinformationen ohne die Erlaubnis der betreffenden Person zu teilen.

Es wird noch respektloser und problematischer, je vielfältiger die Menschenmenge ist, die man als E-Mail bezeichnet. Wenn Sie zehn Personen in einer kleinen Bürgerorganisation per E-Mail kontaktieren, die sich bereits kennen, könnte es sich um ein Problem handeln. Wenn Sie ein Lehrer sind und Dutzende( wenn nicht Hunderte) von Schülern ein paar zusätzliche Materialien per E-Mail verschicken, teilen Sie plötzlich die persönlichen Kontaktinformationen vieler Menschen mit vielen anderen Personen, mit denen sie vielleicht nicht teilen möchten.

Schlimmer noch, wenn jemand versehentlich "Antworten alle" auf eine der E-Mails, die Sie mit vollständig geladenen TO- und CC-Steckplätzen senden, sendet, empfängt jede einzelne Person auf der ursprünglichen Empfängerliste die Antwort. Im besten Fall ist das relativ harmlos, aber es verschwendet sicherlich die Zeit aller anderen, wenn sie die E-Mail öffnen, um zu sehen, was in der Diskussion neu ist. Im schlimmsten Fall, wie es viele Male in Unternehmen auf der ganzen Welt passiert ist, kann die E-Mail ein Eigenleben annehmen, da Hunderte von Mitarbeitern antworten, diskutieren und anderweitig mit der E-Mail interagieren. Eine solche Antwort - alle Kettenreaktionen können Tausende von E-Mails umfassen und sogar Flammenkriege auslösen( es gab einen solchen Flammenkrieg bei Tandem Computers im späten 20. Jahrhundert, der für Jahre dauerte).

Zweitens, und für diejenigen von Ihnen, die sich weniger um gute E-Mail-Etikette und den Schutz der Privatsphäre Ihrer Freunde kümmern, erstellen diese Massen-E-Mails unabsichtlich kleine Listen von E-Mail-Adressen für bösartige Software und Spammer. Wenn Ihre E-Mail-Adresse auf einer riesigen E-Mail-Weiterleitung in der sprichwörtlichen Welt endet, können Sie sicher sein, dass Sie irgendwann auf einer Spam-Liste landen. Schlimmer noch, wenn einer der Benutzer, der mit Ihren weitergeleiteten E-Mails im Hinterkopf des Posteingangs landet, von Malware angegriffen wird, die über Kontaktlisten und E-Mail-Adressen im Posteingang repliziert, erhalten Sie wahrscheinlich eine bösartige E-Mailseinen Weg zu dir finden.

Verwenden von BCC Wisely

Wenn Sie im letzteren Camp sind, diejenigen, die die BCC-Funktion ignorieren, fragen Sie sich wahrscheinlich, was Sie tun können, um die oben beschriebenen Datenschutz- und Sicherheitsfehler zu vermeiden. Keine Sorge, sobald Sie sich darüber im Klaren sind, wie schrecklich es ist, die BCC-Funktion zu ignorieren, wird Ihnen sofort klar, was Sie tun müssen, um sich von Ihrem früheren schlechten E-Mail-Verhalten zu waschen.

Zuerst und vor allem fragen Sie sich: "Muss ich diese E-Mail wirklich an alle Personen in meiner Kontaktliste senden? Dreißig von ihnen? Irgendwelche von ihnen? "Die Antwort auf diese Fragen für die meisten E-Mails lautet: Nein. Nein, Sie brauchen keine persönliche E-Mail zu verschicken oder an alle in Ihrer Kontaktliste weiterzuleiten.

Zweitens, wenn Sie tun, finden Sie sich mit einem legitimen Grund, eine ganze Menge von Menschen auf einmal zu mailen. Wenn Sie beispielsweise zu einem neuen E-Mail-Anbieter wechseln oder Ihre neue Postanschrift an 100 Freunde und Verwandte senden möchten, müssen Sie nur ihre Adressen in den BCC-Steckplatz eingeben. Dies stellt sicher, dass alle Nachteile der Massen-E-Mail-Nachrichten vermieden werden: Die E-Mail-Adressen aller Empfänger werden privat gehalten, es besteht keine Chance, dass ein Spam-Bot oder eine Malware auf dem Computer eines Empfängers die E-Mails eines anderen Empfängers erntenWenn jemand von Ihnen eine Frage oder eine Frage beantworten muss, wird er seine Frage nicht beantworten oder an jede andere Person weitersprechen.

BCC erhöht die Privatsphäre, erhöht die Sicherheit und reduziert den Posteingang, den Ihre Freunde und Partner durchmachen müssen. Es gibt absolut keinen Grund, es zu vermeiden, wenn es so einfach ist, die Adressen in einen anderen Adressenschlitz zu setzen.