26Jun
Es gibt eine Zeit, auf Jobsuche oder Fotos mit älteren Familienmitgliedern zu teilen, in denen Sie vielleicht Dinge auf die altmodische Art und Weise senden müssen - als E-Mail-Anhang. Wenn Sie bei der Arbeit eine E-Mail senden, ist dies möglicherweise Teil Ihres E-Mail-Repertoires.
Die Sache mit Anhängen ist, dass es eine Art ungeschriebenen Code in Bezug auf das Senden gibt. Zum Beispiel, während Sie eine riesige Datei in einer E-Mail senden konnten( es hängt davon ab, wie viel der Dienst oder ISP, den Sie verwenden, erlauben wird), ist es nicht unbedingt effizient. In ähnlicher Weise wird das Senden mehrerer Dateien in der Regel besser in einer Containerdatei gezippt.
Natürlich hängt es von der Art der Datei ab, ob sie am Ziel ankommt oder nicht. Dateien, die auf. EXE,. BAT und andere ausführbare Dateien enden, werden häufig( normalerweise) blockiert oder entfernt, weil sie mit Malware in Verbindung stehen. Wenn Sie eine solche Datei senden möchten, müssen Sie sie wahrscheinlich in ein ZIP-Archiv einschließen.
Das Erstellen einer E-Mail und das Verwalten von Kontakten in Outlook ist ziemlich einfach. Während das Hinzufügen und Verarbeiten von Anhängen inzwischen eine zweite Natur sein sollte, werden viele Benutzer möglicherweise nicht erkennen, dass sie es besser machen könnten.
Hinzufügen eines Anhangs
Zum Hinzufügen eines Anhangs können Sie eine oder mehrere Dateien in eine leere E-Mail-Nachricht ziehen, und sie wird als Anhang eingefügt. Oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei anhängen" in der Multifunktionsleiste im Bereich "Einschließen".
Sie müssen zu dem Speicherort navigieren, an dem sich die Datei befindet, die Sie anhängen möchten, und dann die Datei oder die Dateien auswählen, die Sie in Ihre Nachricht aufnehmen möchten. Klicken Sie dann auf "Einfügen". Alternativ können Sie auf den kleinen Pfeil klicken und "Einfügen" auswählenals Text "und Ihr Anhang wird inline eingefügt, was bedeutet, dass er in Ihrer Nachricht statt als separate Datei erscheint.
Sobald es angehängt ist, können Sie es im Angehängten Feld unterhalb der Betreffzeile sehen.
Nehmen wir an, Sie haben Ihr Attachment angehängt, und Sie erkennen, dass es das Falsche ist. Kein Problem, Sie können einfach den Anhang wählen drücken Sie die Schaltfläche "Löschen" auf Ihrer Tastatur, oder Sie können mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Entfernen".
Dateien sind nicht das einzige, was Sie Nachricht anhängen können, können Sie auch anhängenGegenstände und Signaturen.
Anfügen anderer Elemente
Elemente können Visitenkarten( .VCF-Dateien, die bereits weiter oben beschrieben wurden), Kalender und Outlook-Elemente enthalten, z. B. Notizen, Aufgaben, Kontakte und andere Elemente, die Sie in Outlook öffnen.
-Kalender sind eine weitere Sache, die Sie möglicherweise von Zeit zu Zeit teilen möchten, und wenn Sie auf die Schaltfläche "Element anhängen" klicken, werden Sie sehen, dass es einfach ist, genau das zu tun. Wenn Sie Ihren Kalender teilen, müssen Sie nicht jeden einzelnen Artikel an jedem einzelnen Tag teilen. Sie können nur ein paar Tage oder eine Woche teilen, z. B. für einen Firmenausflug oder Familienurlaub.
Wenn Sie einen Kalender freigeben, können Sie den tatsächlichen Kalender, den Datumsbereich, Details und andere erweiterte Optionen auswählen.
Wenn Sie auf "OK" klicken, sehen Sie, dass der Kalender an die E-Mail angehängt wird, damit er geöffnet und angezeigt werden kann. Er wird jedoch auch in die eigentliche Nachricht eingefügt, sodass die Empfänger sie auf einen Blick sehen können.
Outlook-Elemente sind im Grunde alles, was Sie in Outlook erstellen können, die dann an andere Outlook-Benutzer angehängt und gesendet werden können. Im folgenden Screenshot sehen Sie, wie das funktioniert. Sie wählen die Quelle aus und wählen dann das Objekt oder die Objekte( Sie können mehrere auswählen), die Sie anhängen möchten.
Hinweis: Sie können entscheiden, ob das Element als tatsächlicher physischer Anhang oder als Inline-Text angezeigt werden soll. Dies ist das gleiche wie oben beschrieben, wo Sie "Als Text einfügen" können und es wird als Teil der physischen Nachricht angezeigt.
Visitenkarten können oder dürfen nicht eines dieser Dinge sein, die Sie benutzen oder brauchen, aber es ist eine sehr praktische Möglichkeit, Ihre unmittelbaren Details in einem einfachen, praktischen Paket zu teilen. Wenn Sie Ihre Visitenkarte( oder die einer anderen Person) teilen möchten, wählen Sie diese einfach im Menü "Artikel anhängen" aus. Ihre Kontakte werden angezeigt.
Wählen Sie die Karte oder die Karten aus, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf "OK"und wird auch als. VCF-Datei angehängt, was bedeutet, dass sie in jedes Adressbuch importiert werden kann, das solche Dateien unterstützt.
Das Teilen von Kontakten als Visitenkarten ist eine sehr schnelle und bequeme Möglichkeit, jemand anderen mit Kontaktinformationen zu versorgen oder Kontaktinformationen von anderen Personen zu importieren, ohne sie manuell in Ihr Adressbuch eingeben zu müssen.
Handling Anhänge
Natürlich gibt es bei E-Mails immer die Möglichkeit, sowohl zu empfangen als auch zu geben. Was tun Sie also, wenn eine Nachricht mit Anhängen in Ihrem Posteingang eintrifft? Normalerweise ist es ziemlich einfach, wie im folgenden Bild. Sie sehen, dass unsere Testnachricht mit einem angehängten Bild angekommen ist.
Wenn Sie einfach auf den Anhang klicken, sehen Sie, dass Optionen in den Anfügetools des Ribbon-Aufrufs angezeigt werden. Von hier aus können Sie etwas unternehmen. Beachten Sie auch, dass Sie alle Ihre Anhänge auf einmal speichern können, wenn Sie mehrere Dateien erhalten, und wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie den Anhang überhaupt öffnen sollen, dann können Sie ihn entfernen, obwohl es wahrscheinlich klüger ist, die Nachricht einfach zu löschenDu hast Zweifel.
Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Anhang in einer Nachricht klicken, und Sie können das resultierende Dropdown-Menü verwenden, um die gleichen Aktionen wie auf dem Menüband auszuführen.
Beim Umgang mit Attachments gibt es viele Vorbehalte. Anhänge können gefährlich sein, da jeder, der in den letzten zwanzig Jahren E-Mails verwendet hat, dies bestätigen kann. Unterm Strich solltest du nichts öffnen, das nicht von jemandem stammt, den du nicht kennst oder vertraust, und immer einen Viren- / Malware-Scanner auf deinem Computer verwenden.
Umgang mit mehreren Dateien oder großen Dateien als Anhang
Wir haben ein wenig darüber gesprochen, wie man mit einem oder mehreren Anhängen umgeht, aber was, wenn Sie Dutzende oder sogar Hunderte von Dateien anhängen möchten? Oder, wenn Sie eine große Datei anhängen möchten?
Das Senden großer Anhänge ist etwas uncool, besonders wenn jemand eine Menge E-Mails erhält. Das Problem beim Senden von großen Dateien über E-Mail ist nicht so sehr, ob Ihr Mail-Server Anhänge über eine bestimmte Größe zulässt. In den meisten Fällen werden Sie wahrscheinlich keine Datei senden, die viel größer ist als ein Megabyte oder zwei, oder zumindest sollten Sie nicht.
Trotzdem wird es Zeiten geben, in denen du etwas schicken musst, das ein wenig unhandlich ist. Wenn Sie einen Webmail-Dienst wie Yahoo, Google Mail oder Microsoft verwenden, haben sie Größenbeschränkungen( 25 MB, 25 MB bzw. 20 MB), genau wie Ihr ISP, z. Comcast, Time Warner, AT & T usw. werden ebenfalls( in der Regel etwa 10 MB).
In den meisten Fällen, wenn Dateien übermäßig groß oder zahlreich sind, verzichten wir auf die Verwendung eines Cloud-Dienstes, der reichlich vorhanden ist und genügend freien Speicherplatz bietet, um die große Mehrheit der Dateien zu senden. In den meisten Fällen ist das Hochladen von Dateien auf ein Cloud-Laufwerk schneller und zuverlässiger als das Senden von E-Mails. Wir haben eine praktische Anleitung, die genau erklärt, wie Sie große Dateien per E-Mail versenden, falls Sie mehr erfahren möchten.
Was das Senden mehrerer Dateien angeht, sollten Sie kein Problem haben, vorausgesetzt, es sind nur wenige, aber sobald Sie anfangen, Dutzende von Bildern oder Dokumenten anzuhängen, kann es etwas unangenehm werden. Erwägen Sie wiederum, einen Cloud-Dienst zu verwenden. Unabhängig davon schlagen wir vor, dass Sie mehrere Dateien auf einmal versenden, bevor Sie sie abschicken. Windows bietet native Unterstützung für ZIP-Dateien, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Ihr Empfänger sie nicht öffnen kann.
Bitte lesen Sie diesen Artikel, in dem alles erklärt wird, was Sie über gezippte Dateien wissen müssen.
Dies scheint ein ziemlich guter Ort zu sein, um unsere Diskussion über Eigensinne zu beenden. Sie sind kein kompliziertes Thema, aber unabhängig davon, ob Sie Outlook oder Google Mail oder eine andere E-Mail verwenden, kann das Senden von Dateien einige zusätzliche Schritte erfordern, die über das Anfügen hinausgehen.
Im Folgenden haben wir die grundlegenden Teile der E-Mail-Funktionen von Outlook behandelt - Kontakte, Adressierung, Zusammenstellung - allewelche, sind ziemlich einfache Sachen. Mit Attachments haben Sie ein ziemlich umfassendes Wissen über die einfachen Dinge.
Jetzt ist es Zeit, unser Spiel zu verbessern. Wenn Sie Outlook verwenden und E-Mails sammeln, müssen Sie lernen, wie Sie es mithilfe von Tools wie Quick Steps und Regeln verwalten, über die wir in einer kommenden Funktion sprechen werden. In der Zwischenzeit, und wie immer, ermutigen wir Sie, uns Ihr Feedback in unserem Diskussionsforum zu geben.
