19Jul
Microsoft Office 2016 hat seine Funktionen für die Zusammenarbeit verbessert, sodass mehrere Autoren in Echtzeit an einem Dokument arbeiten können. Sie können ein Dokument in OneDrive freigeben und anzeigen, wer daran arbeitet, und sogar einen Link zum Senden anderer für den einfachen Zugriff auf das Dokument erhalten.
In diesem Artikel wird Word verwendet, um zu veranschaulichen, wie an Dokumenten zusammengearbeitet wird. Diese Funktion für die Echtzeit-Zusammenarbeit ist jedoch auch in Excel und PowerPoint verfügbar.
Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie freigeben möchten, und klicken Sie in der Multifunktionsleiste im oberen Bereich auf die Schaltfläche "Teilen".rechte Ecke des Word-Fensters.
HINWEIS: Bevor Sie Ihr Dokument für die Freigabe einrichten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie einen freigegebenen Ordner in Ihrem OneDrive-Konto haben. Oder Sie können den Ordner "Public" verwenden, der standardmäßig in Ihrem Konto vorhanden ist.
Der Bereich "Teilen" wird angezeigt. Um das Dokument in dem Ordner zu speichern, den Sie in Ihrem OneDrive-Konto freigegeben haben, klicken Sie auf "In Cloud speichern".
Wählen Sie auf dem Backstage-Bildschirm "Speichern unter" den freigegebenen Speicherort aus, an dem Sie das Dokument speichern möchten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um einen Standort in Ihrem OneDrive-Konto auszuwählen, der nicht in der Liste der letzten Einträge enthalten ist.
Navigieren Sie bei Bedarf zum freigegebenen Ordner im Dialogfeld "Speichern unter".Wenn Sie den Namen der Datei ändern möchten, geben Sie im Eingabefeld "Dateiname" einen neuen Namen ein. Klicken Sie auf "Speichern".
Sie kehren zum Dokument zurück, und im Bereich "Teilen" wird eine Verbindung hergestellt. Sie können Personen einladen, die Datei anzuzeigen oder zu bearbeiten oder sie nur anzuzeigen. Um jemanden zur Mitarbeit an dem Dokument einzuladen, geben Sie die E-Mail-Adresse dieses Nutzers in das Bearbeitungsfeld "Personen einladen" ein. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus, ob sie "Bearbeiten" oder "Darf anzeigen" können. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Nachricht senden möchten, geben Sie sie in das Feld "Nachricht einbeziehen" ein. Um das Dokument freizugeben, klicken Sie auf "Teilen".
Der Benutzer wird zur Liste der Personen hinzugefügt, mit denen Sie das Dokument geteilt haben.
Sie können auch festlegen, ob "Immer" oder "Nie" Änderungen automatisch teilen oder gefragt werden( "Fragen Sie mich"), wenn eine Änderung vorgenommen wird, indem Sie eine Option aus der Dropdown-Liste "Änderungen automatisch teilen" auswählen.
Der Benutzer, mit dem Sie das Dokument freigegeben haben, erhält eine E-Mail ähnlich der folgenden Abbildung. Sie klicken auf "In OneDrive anzeigen", um auf das Dokument zuzugreifen.
HINWEIS: Sie können problemlos eine Verknüpfung zu dem freigegebenen Dokument erstellen, um es per E-Mail an die Benutzer zu senden, indem Sie unten im Bereich "Teilen" auf "Get Sharing Link" klicken.
Im Bereich "Freigabe" werden zwei Schaltflächen angezeigt. Wenn Sie einen Link senden möchten, mit dem ein Benutzer das Dokument anzeigen und bearbeiten kann, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Erstellen eines Bearbeitungslinks. Um einen Link zu senden, mit dem ein Benutzer das Dokument nur anzeigen und nicht bearbeiten kann, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nur Ansichtsverknüpfung erstellen".
Im Feld "Link bearbeiten" wird die URL angezeigt, über die mit den entsprechenden Berechtigungen auf das Dokument zugegriffen werden kann. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kopieren" rechts neben dem Feld, um die URL zu kopieren, damit Sie den Link zum Beispiel in einer E-Mail teilen können.
Durch Klicken auf den Link, den der Benutzer in einer E-Mail erhält, wird das Dokument in der Online-Version der entsprechenden Office 2016 App geöffnet.
Wenn der Benutzer mit der Bearbeitung des Dokuments beginnt, wird in einem Popup angezeigt, dass ein Gast dieses Dokument bearbeitet.
Änderungen, die von der anderen Person vorgenommen wurden, werden in der Instanz des Dokuments als hervorgehobener Text angezeigt.
Wenn Sie einem Benutzer das Bearbeiten eines Dokuments erlaubt haben und Sie Ihre Meinung geändert haben, können Sie die Berechtigungen für diesen Benutzer problemlos ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Benutzers in der Liste und wählen Sie "Berechtigung ändern zu: Kann anzeigen".Sie können auch anders herum vorgehen, indem Sie einem Benutzer die Berechtigung erteilen, das Dokument zu bearbeiten, nachdem Sie ihm nur erlaubt haben, es anzuzeigen.
Wenn Sie das Dokument für einen Benutzer freigegeben haben, können Sie nicht mehr zulassen, dass der Benutzer das Dokument anzeigen oder bearbeiten kann. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Benutzers in der Liste und wählen Sie "Benutzer entfernen" aus dem Popup-Menü.
Um den Bereich "Teilen" zu schließen, klicken Sie auf das "X" in der oberen rechten Ecke des Fensters.
Ob Sie an einem großen oder kleinen Projekt arbeiten, diese neue Funktion für die Zusammenarbeit in Office 2016 mit Echtzeit-Bearbeitung und Cloud-Integration mit OneDrive ist leistungsstark.
