31Jul
Ein Index gibt Lesern eine Möglichkeit, wichtige Wörter in unserem Dokument leicht zu finden, aber das Erstellen eines Index von Hand ist sehr mühsam und zeitaufwendig. Zum Glück können Sie automatisch eine Indextabelle in Word erstellen.
Bild von Ifijay
Der übliche Ansatz zum Erstellen einer Indextabelle in Word besteht darin, jedes Wort, das wir indizieren möchten, manuell zu markieren, die andere Alternative besteht darin, ein Konkordanzdokument zu verwenden, um unser Hauptdokument automatisch zu indexierenim heutigen Artikel.
Generierung des Index
Beginnen wir mit der Erstellung einer zweispaltigen Tabelle in unserer Konkordanzdatei. Schreiben Sie die Wörter, die Sie in der linken Spalte zur Indexierung markieren möchten. Schreiben Sie den Text, den Sie in der Indextabelle des Master-Dokuments verwenden möchten, in die rechte Spalte.
Schließen Sie die Konkordanzdatei und öffnen Sie das Referenzregister Ihres Master-Dokuments, um unser Master-Dokument zu indizieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "AutoMark" und wählen Sie das Konkordanzdokument, wenn Word Sie auffordert, die AutoMark-Datei anzugeben.
Direkt nachdem Sie auf die Schaltfläche OK geklickt haben, sehen Sie, dass Word in unserem Dokument einige Indexeingabefelder erstellt.
Wir können diese Felder ausblenden, indem Sie auf der Registerkarte "Start" auf die Schaltfläche "Absatz anzeigen / ausblenden" klicken.
Gehen Sie zum Ende des Master-Dokuments und klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche "Index einfügen" und klicken Sie dieses Mal auf die Schaltfläche OK, um den Index zu erstellen.
Das ist alles, was wir haben, um eine Indextabelle mit einer Konkordanzdatei zu erstellen. Schauen wir uns genauer an, wie wir den Indexstil anpassen können.
Erstellen von Querverweisen im Index
Mit Word können Sie verschiedene Arten von Indizes erstellen. Hier haben wir einen Index mit Untereintrag, der besonders nützlich ist, wenn wir in unserem Dokument eine Menge eng verwandter Konzepte zusammenfassen wollen.
Der Trick beim Erstellen eines Untereintrags besteht darin, den Text in der rechten Spalte unserer Konkordanztabelle durch einen Doppelpunkt( :) zu trennen. Word behandelt alle Wörter, die nach dem Doppelpunkt als einen Untereintrag in dem Index kommen.
Ein weiterer nützlicher Indextyp ist ein Querverweisindex, der normalerweise in Form von "Siehe auch. .." angezeigt wird.
Leider können wir in unserer Indextabelle keine Querverweise mit einer Konkordanzdatei erstellen, daher müssen wir das Indexfeld manuell bearbeitendurch Hinzufügen von "\ t" nach dem indizierten Wort, gefolgt von dem Wort mit dem Querverweis.
Verwalten des Indexes
Eine der Herausforderungen bei der Verwaltung eines Indexes in Word besteht darin, dass Word keine Schaltfläche oder kein Menü enthält, auf die wir einfach klicken können, um die Indexfelder zu löschen, wenn wir unsere Konkordanzdatei wiederherstellen.
Wir müssen ein Visual Basic-Skript verwenden, um die Indexfelder in unserem Dokument zu löschen. Die meisten von euch müssen denken "Visual Basic Script, ich bin kein Programmierer! Was ist das? ".Mach dir keine Sorgen, es ist nicht so schlimm wie es klingt. Kopieren Sie einfach dieses einfache Skript, das von den ehrfürchtigen Typen bei TechRepublic geschrieben wurde, in den Visual Basic-Editor von Word und führen Sie es aus, um die Indexfelder Ihres Masterdokuments zu bereinigen.
Sub DeleteIndexEntries()
Dim Dokument As Dokument
Dim Feld als Feld
Set doc = ActiveDocument
Für jedes Feld In doc. Fields
fld. Wählen Sie
Wenn fld. Type = wdFieldIndexEntry Dann
fld. Delete
Beenden Wenn
Weiter
Set fld = Nothing
Set doc = Nichts
End Sub
Öffnen Sie den Visual Basic-Editor durch Drücken von Alt + F11 und platzieren Sie dieses Skript im Editor. Führen Sie das Skript aus, indem Sie auf die Schaltfläche "Ausführen" klicken, um die Indexfelder des Masterdokuments zu bereinigen.
Ihr Masterdokument sollte keine Indexfelder mehr haben. Wir können nun das Master-Dokument neu indizieren und die Indextabelle über das Menü "Index einfügen" neu erstellen.
Anwenden verschiedener Indextabellenformate
Ja-Index ist definitiv nützlich für Ihren Leser, aber wahrscheinlich denken einige von Ihnen: "Warum sieht die Indextabelle so langweilig aus? Kann ich das Aussehen ändern, um es ansprechender zu gestalten? ".Die Antwort ist ja, Indextabelle muss nicht einfach aussehen.
Wir können den Stil der Indextabelle anpassen, indem Sie das verfügbare Format auswählen, um das Erscheinungsbild der Indextabelle anzupassen.
Hier ist ein Beispiel, wie das Classic Indexformat aussieht.
Wir können sogar einen eigenen Stil auf die Indextabelle anwenden, indem wir "From Template" auswählen und auf "Modify" klicken.
Wählen Sie einen der verfügbaren Indexstile und klicken Sie auf "Ändern", um einen eigenen Stil zu erstellen.
Wir können den Schriftstil der Indextabelle anpassen.
Gibt der Indextabelle einige Grenzen oder Nummerierungen;
. .. um der Indextabelle ein spezifisches Aussehen zu geben.
Das ist alles, was wir haben, um eine Indextabelle mit Microsoft Word zu erstellen. Haben Sie noch bessere Tipps für den Dokumentenbau? Teilen Sie Ihre Expertise in den Kommentaren mit.