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Heute decken wir das "langweilige" Outlook-Zeug ab. Wartung und Sicherheit, wie bei der Pflege und Sicherung Ihrer Outlook 2013-Datendatei - voll mit all Ihren wichtigen Daten - durch Sicherung und Archivierung.
Bis jetzt, wenn Sie Outlook zum Verfassen und Versenden von E-Mails verwendet haben und Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Gmail-Kontakte in Ihr Adressbuch zu importieren, oder die Tatsache, dass Sie sogar einOutlook-Adressbuch bedeutet, dass Sie viele Daten haben, die geschützt werden müssen.
In ähnlicher Weise haben Sie vermutlich auch viel Zeit und Arbeit damit verbracht, Ihre Kalender zu erstellen, Aufgaben und Aufgabenlisten hinzuzufügen und vielleicht sogar eine Menge Notizen zu speichern.
Das alles läuft darauf hinaus, dass Sie zumindest gelegentlich Ihre Datendatei sichern, denn wie jeder von uns bestätigen kann, ist es ziemlich frustrierend und deprimierend, alle Ihre Daten zu verlieren und neu zu beginnen.
E-Mail-Systemsteuerung
Beginnen wir mit einem kurzen Blick auf die E-Mail-Systemsteuerung in Windows.
Wie das Bild zeigt, haben Sie Zugriff auf drei Schlüsselbereiche Ihres Outlook-Setups. Wenn Sie jedoch auf die Schaltfläche "E-Mail-Konten. .." oder "Datendateien. .." klicken, wird das gleiche Fenster auf den entsprechenden Registerkarten geöffnet.
Im folgenden Screenshot sehen Sie die Registerkarte E-Mail, mit der Sie Aktionen für Ihre E-Mail-Konten ausführen können, z. B. Reparieren oder Ändern. Sie können auch sehen, wo Daten für jedes Konto gespeichert sind.
Wenn Sie diese Datendateien direkt beeinflussen möchten, müssen Sie auf die Registerkarte "Datendateien" klicken. Es gibt einige nützliche Dinge, die Sie hier tun können.
Zum Beispiel können Sie auf die Schaltfläche "Dateipfad öffnen" klicken, um zu sehen, wo sich Ihre Datendateien befinden. Dies ist praktisch, weil Sie wissen möchten, wo sie sich befinden, falls Sie sie jemals scannen und reparieren müssen( siehe nächsten Abschnitt).
Es gibt noch eine andere coole Funktion, die Sie im Fenster Kontoeinstellungen verwenden können. Wenn Ihre Datendatei( en) sehr umfangreich geworden sind und viel Speicherplatz belegen( einige Leute sammeln Gigabytes nach Gigabyte alter E-Mails), können Sie sie komprimieren.
Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf die Schaltfläche "Einstellungen" und dann auf "Jetzt komprimieren", um die Größe Ihrer Outlook-Datendatei zu verringern.
Das E-Mail-Kontrollfeld ist eine zuverlässige Möglichkeit, Ihre Datendateien und Profile zu verwalten. Dies ist jedoch nicht der einzige Weg, und mit der Outlook-Anwendung können Sie auch Ihre Postfächer verwalten. Wir zeigen Ihnen diese Steuerelemente, nachdem wir gezeigt haben, wie Sie Ihre Datendateien reparieren können.
Ausführen des PST-Wartungstools
Wenn Sie es bis jetzt nicht bemerkt haben, werden Outlook-Daten in einer. PST- oder. OST-Datei gespeichert. In den meisten Fällen ist daran nichts falsch.
Leider werden Ihre Daten manchmal beschädigt, was nicht heißt, dass es schlecht oder hoffnungslos über die Wiederherstellung hinaus geht. Sie müssen nur das mitgelieferte Tool zum Reparieren von Posteingängen ausführen. Das Posteingangsreparatur-Tool oder "ScanPST" scannt und repariert Ihre Datei mit persönlichen Ordnern, überprüft und korrigiert Fehler und erstellt eine Sicherungskopie Ihrer beschädigten. PST- oder. OST-Datei, für den Fall, dass während der Wiederherstellung ein Fehler auftritt.
Das ScanPST-Tool befindet sich im Installationsordner von Outlook, normalerweise C: \ Programme \ Microsoft Office \ Office15.Wenn Sie es gefunden haben, doppelklicken Sie auf das Dienstprogramm ScanPST, um es zu starten.
Als Erstes müssen Sie nach Orten suchen, an denen sich Ihre. PST- oder. OST-Dateien befinden. Im folgenden Screenshot sehen Sie, wo sie sich auf unserem Computer befinden. Wir wählen eine aus und klicken auf "Öffnen".
Wenn das ScanPST-Tool Fehler findet, wird es Sie informieren und Ihnen eine Reparatur anbieten. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem passenden Titel, um die Reparatur zu starten.
Sobald das ScanPST-Tool beendet ist, werden Sie wissen, dass Ihre Outlook-Datei erfolgreich repariert wurde.
Sie können das Tool schließen oder den Vorgang bei anderen Datendateien nach Bedarf wiederholen.
Automatisches Archivieren Ihrer Daten
Lassen Sie uns einige wichtige Informationen zur optimalen Archivierung und Sicherung Ihrer Daten geben. Das erste, was wir besprechen möchten, sind Ihre AutoArchivierungsoptionen. Um zu beginnen, klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" auf der Multifunktionsleiste, so dass Sie den folgenden Bildschirm sehen.
Sie können sofort auswählen, welches Konto Sie besuchen möchten( falls zutreffend), indem Sie auf das Drop-down-Menü oberhalb der Schaltfläche Konto hinzufügen klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bereinigungswerkzeuge" und wählen Sie dann "Postfachbereinigung" aus den Optionen aus. Unten sind die Möglichkeiten, die Sie sehen werden. Alles hier ist gewidmet, um das Fett aus Ihrem Posteingang zu trimmen und alte Nachrichten zu archivieren.
Wenn Sie auf die Schaltfläche "AutoArchivierung" klicken, archiviert Outlook automatisch alle Mail-Ordner, die als solche konfiguriert wurden. Um Ihre Auto-Archivierungsoptionen festzulegen, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf einen E-Mail-Ordner klicken und die Registerkarte "AutoArchivierung" auswählen.
Hier sehen Sie ein typisches Eigenschaftenfenster des Mail-Ordners. Auf der Registerkarte AutoArchiv können Sie einstellen, wie der Ordner automatisch archiviert wird. Beachten Sie, dass wir in diesem Screenshot den Ordner für AutoArchivierung nach eigenem Zeitplan und eigenen Aktionen konfiguriert haben.
Sie können den Ordner auch der automatischen Archivierung gemäß den standardmäßigen Autoarchive-Einstellungen von Outlook zuweisen. Wenn Sie den Ordner auf die Standardeinstellungen setzen und dann auf "Standard-Archiveinstellungen. .." klicken, sehen Sie den folgenden Dialog( da sie "Standard" sind), werden alle hier vorgenommenen Änderungen auf jeden Ordner angewendet, der für die automatische Standardarchivierung konfiguriert wurde.
Vergessen Sie nicht, Sie können diese Einstellungen auch finden, indem Sie die Optionen öffnen und auf die Überschrift "Erweitert" klicken.
Gehen wir nun weiter, um Ihre Daten manuell zu archivieren.
Manuelles Archivieren Ihrer Daten
Wenn Sie die automatische Archivierung nicht verwenden möchten oder selbst eine Archivierungsprozedur durchführen möchten, kehren Sie zu den Bereinigungswerkzeugen zurück, die Sie auf dem Bildschirm mit den Kontoinformationen finden. Klicken Sie auf und wählen Sie "Archivieren"Öffnen Sie den folgenden Dialog.
Einfach gesagt, Sie möchten einfach den Ordner auswählen, den Sie archivieren möchten, das Datum für Ihre Archivelemente auswählen und dann einen Ordner auswählen, in dem Ihr Archiv gespeichert werden soll. Das ist es, du bist fertig!
Sichern und Wiederherstellen Ihrer Outlook-Datendatei
Das Sichern Ihrer Outlook-Datendatei( en) ist so einfach wie das Kopieren Ihrer. OST- oder. PST-Dateien auf eine andere Festplatte, einen Cloud-Server, ein USB-Stick oder ein anderes Speichermedium. Sie erinnern sich, wie Sie Ihre Datendateien finden?
Öffnen Sie das Mail-Kontrollfeld und klicken Sie auf die Schaltfläche "Datendateien".Klicken Sie auf "Dateispeicherort öffnen. .." und Sie können Ihre Datendateien sichern.
Als Nebenbemerkung könnten Sie Ihre Datendateien dauerhaft an einen Cloud-Speicherort verschieben, z. B. an einen OneDrive- oder Dropbox-Ordner, um sicherzustellen, dass Ihre Outlook-Daten immer technisch gesichert werden.
Um Ihre gesicherte Datendatei wiederherzustellen, gehen Sie zurück zur Registerkarte Datei und wählen Sie "Outlook-Datendatei öffnen".
Im folgenden Screenshot öffnet sich der Datei-Explorer automatisch zu unseren Archiven, aber Sie können natürlich zu den Dateien navigierenbefinden sich.
Wählen Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf "Öffnen", um auf die in der Datei gespeicherten Daten zuzugreifen. Nach der Wiederherstellung können Sie Elemente wie gewohnt durchsuchen und anzeigen.
Wenn Sie nicht mehr auf Ihre gesicherte Datendatei zugreifen müssen, können Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den obersten Ordner klicken und die Option zum Schließen auswählen.
Das Sichern und Wiederherstellen von Datendateien ist größtenteils eine manuelle Aktivität. Wenn Sie jedoch Ihre Ordner häufig für die automatische Archivierung einrichten und sie an einem Speicherort wie einem Cloud-Ordner archivieren, haben Sie dort ein Mindestmaß an Sicherheit.
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie keine Daten verlieren, ist die routinemäßige Sicherung Ihrer Datendateien im Großhandel. Haben Sie etwas, das Sie hinzufügen möchten? Bitte lassen Sie es uns in unserem Diskussionsforum wissen. Wie immer freuen wir uns auf Ihr Feedback.
