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Wenn Sie zu denen gehören, die ein Whiteboard oder einen Notizblock mit einer sich ständig weiterentwickelnden To-Do-Liste haben oder Ihr Schreibtisch und Ihre Monitore mit versehen sind, die Sie an wichtige Ereignisse erinnern, dann ist dies der Artikel fürSie.
Mit Outlook können Sie aus Aufgaben bestehende Aufgabenlisten erstellen, mit denen Sie alle möglichen Dinge erledigen können, z. B. Fälligkeitsdaten, Erinnerungen, Kategorien und vieles mehr. Der springende Punkt ist, eine aktivere Art von Aufgabenliste zu erstellen, mit der Sie interagieren können und die Sie ehrlich halten.
Arbeiten in der Aufgabenansicht
Wir haben kürzlich die verschiedenen Feinheiten von Outlook 2013 besprochen. Wenn Sie also neu sind, empfehlen wir Ihnen, unsere Einführung zu lesen.
Andernfalls öffnen Sie Outlook bis zur Aufgabenansicht und sehen sich um. Auf den ersten Blick werden Sie feststellen, dass es ziemlich leer und unfruchtbar ist. Das ist, weil wir es noch mit der Menge von Sachen füllen müssen, die wir tun müssen, und Besorgungen zu laufen.
Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie Sie Aufgaben wie ein Profi nutzen und Ihr Leben mit Outlook weiter organisieren können. Mit ein wenig Zeit und Arbeit haben Sie eine umfassende Reihe von Aufgaben, die Sie einrichten können, um Sie daran zu erinnern, wann sie fällig sind, oder Sie können sie sogar einer anderen Person zuweisen!
Hinzufügen von Aufgaben
Um zu beginnen, werden Sie Aufgaben hinzufügen wollen. Sie werden bemerken, dass sich auf der linken Seite das bekannte Ordnerfenster befindet. Sie können dieser Ansicht neue Ordner hinzufügen und Ihre Aufgaben anschließend effektiv in Kategorien organisieren. Sie können sogar eine neue Ordnergruppe erstellen, damit Sie Ihre Aufgaben bei Bedarf wieder zwischen Ihrem beruflichen und persönlichen Leben aufteilen können.
Zu Beginn werden Sie bemerken, dass es einen Aufgabenordner-Gruppenaufruf Meine Aufgaben und zwei Unteraufgabenordner gibt: Aufgabenliste und Aufgaben. Wenn wir mit der rechten Maustaste auf den obersten Ordner klicken, können wir eine neue Ordnergruppe erstellen, die wir Arbeitsaufgaben nennen.
Sie können eine Schnellaufgabe hinzufügen, indem Sie auf "Klicken Sie hier, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen" klicken oder Sie können auf "Neue Aufgabe" auf der Multifunktionsleiste klicken. Sehen Sie sich die folgende unbenannte Aufgabe an, auf die Sie eine Reihe von Optionen anwenden, die Aufgabe und ihre Details anzeigen und verwalten können.
Lassen Sie uns unsere Aufgabe ein wenig mit einigen grundlegenden Details ausfüllen und klicken Sie dann auf "Speichern &Schließen. "Sie können Ihr Startdatum, das Enddatum( falls zutreffend), den Status, die Priorität und den Fertigstellungsprozentsatz auswählen. Sie können auch das Feld "Erinnerung" aktivieren und in Outlook wissen lassen, wann Ihre Aufgabe fällig wird.
Anzeigen, Ändern und Aktualisieren von Tasks
Nachdem Sie einige Tasks erstellt haben, können diese in der Ansicht Tasks angezeigt werden. Sie können hier ein paar grundlegende Einstellungen vornehmen, z. B. das Fälligkeitsdatum ändern oder eine Kategorie zuweisen. Wenn Sie jedoch wirklich sehen und bearbeiten möchten, müssen Sie zum Öffnen doppelklicken.
Hier ist unsere Aufgabe noch einmal. Wir können Änderungen daran vornehmen, wie den Status oder die Priorität, oder wir können auf die Schaltfläche "Details" klicken.
Wenn der Aufgabe weitere Details zugeordnet sind, können Sie sie hier eingeben. Während dies für die meisten Menschen nicht relevant ist, wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern oder Beratern arbeiten, ist dies ein großartiger Ort, um zu verfolgen, wie viel sie Sie kosten.
Es gibt ein paar andere Dinge, die wir erwähnen können, bevor wir zu Wiederholungen übergehen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und beachten Sie, dass Sie die Aufgabe löschen oder weiterleiten können, wenn Sie entscheiden, dass es sich nicht lohnt, verfolgt zu werden, oder dass Sie eine Eingabe von einer anderen Person benötigen.
Sie können die Aufgabe auch verwalten, indem Sie sie beispielsweise als abgeschlossen markieren, zuweisen und einen Statusbericht senden. Wir werden in Kürze mehr darüber reden. Lassen Sie uns zunächst kurz herausfinden, wie Sie wiederkehrende Aufgaben einrichten.
Arbeiten mit wiederkehrenden Aufgaben
Das Erstellen einer wiederkehrenden Aufgabe entspricht dem Erstellen eines wiederkehrenden Termins oder einer wiederkehrenden Besprechung. Der Dialog, den Sie sehen, wenn Sie auf die Schaltfläche "Wiederholung" klicken, wird Ihnen wahrscheinlich vertraut vorkommen.
Also hier ist unsere "Rede über Arbeitskram" Aufgabe, die jede Woche am Mittwoch wiederholt wird, ohne dass ein Ende in Sicht ist. Beachten Sie außerdem, dass auch dann, wenn Sie die Aufgabe nicht bis zum Zeitpunkt wiederholen, zu dem die Aufgabe erneut auftritt, eine andere Aufgabe generiert wird.
Sie können dies überschreiben, indem Sie die Option "neue Aufgabe regenerieren" wählen, die, anstatt sich automatisch am x Tag zu wiederholen, die Aufgabe erst regeneriert, wenn die aktuelle Aufgabe als abgeschlossen markiert ist.
Zuweisung einer Aufgabe an jemand anderen
Wir haben unsere Aufgabe "über Arbeitskram reden!", Die wir jetzt eingerichtet haben, jetzt müssen wir sie nur noch auf jemand anderen verpfänden! Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufgabe zuweisen" im Abschnitt "Aufgabe verwalten" der Multifunktionsleiste.
Dies öffnet die Aufgabe als eine E-Mail, die Sie dann an andere richten können. In diesem Fall werden wir nur die Aufgabe zuweisen, über Arbeitsmaterial zu jemand anderem zu sprechen, also schicken wir es ihnen per E-Mail.
Wenn Sie die Adresse in das Feld "An" eingeben möchten, können Sie den Namen aus Ihrem Adressbuch übernehmen. Haben Sie kein Adressbuch eingerichtet? Erfahren Sie, wie Sie Kontakte erstellen und verwalten und wie Sie Ihre Kontakte aus Google Mail direkt in Outlook importieren.
Dieser Empfänger erhält dann eine E-Mail mit der Option "Akzeptieren" oder "Ablehnen". Wir möchten den Chef nicht verärgern, also nehmen wir einfach die Aufgabe an. Außerdem ist es nie eine schlechte Idee, über Arbeitskram zu sprechen!
Schließlich, wenn die Machthaber den Fortschritt( oder das Fehlen davon) Ihrer aktuell zugewiesenen Aufgabe wissen wollen. Sie können ihnen einen Statusbericht senden.
Insgesamt verwendet der durchschnittliche Outlook-Benutzer von zu Hause eher Aufgaben, um Besorgungen zu erledigen oder Aufgaben zu Hause zu erledigen, aber es ist nützlich, die gesamte Bandbreite der Fähigkeiten zur Aufgabenerstellung zu kennen. Lassen Sie uns nun zum Rest der Home-Schleife gehen und darüber sprechen, was Sie tun können, um die Aufgabe von dort zu lösen.
Verwalten von Aufgaben und Sortieren nach Ansicht
Im Laufe der Woche werden einige Aufgaben ausgeführt, andere nicht. Diejenigen, die Sie vervollständigen, können Sie als vollständig markieren und vergessen. Aber die, zu denen du nicht kommst, müssen irgendwie gemanagt werden, oder du wirst nur eine ständig wachsende Liste von Aufgaben haben.
Es gibt ein paar Möglichkeiten, sie zu verwalten. Sehen wir uns diesen Bereich der Multifunktionsleiste an und zeigen Ihnen dann, wie Sie diese Werkzeuge optimal nutzen können.
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Aus Liste entfernen" klicken, wird sie als abgeschlossen markiert und aus der Liste entfernt. Wenn Outlook ein Problem feststellt, z. B. wenn die Aufgabe wiederholt oder unvollständig ist, werden Sie gefragt, was Sie dagegen tun möchten.
Sie können auch direkt mit den Aufgaben arbeiten, die Sie in Ihrer Aufgabenliste sehen. Weitere Details finden Sie im folgenden Screenshot. Sie können sehen, dass Sie einfach auf das Flaggensymbol klicken können, um es als abgeschlossen zu markieren, oder Sie können mit der rechten Maustaste klicken, um Ihre Nachverfolgungsoptionen anzuzeigen.
Sie sehen hier im nächsten Screenshot, dass unsere Aufgabe "rumzusitzen und Fußball mit den Füßen zu gucken" morgen fällig ist, aber wir haben sie auch nächste Woche zur Nachverfolgung markiert. Erstellen Sie eine Follow-up-Aufgabe im Grunde dupliziert es für die Zeit, die am besten zu Ihnen passt, um es möglicherweise zu vervollständigen. In diesem Fall könnten wir die Aufgabe von morgen als abgeschlossen markieren oder sie entfernen, aber diese doppelte Aufgabe wäre noch in der nächsten Woche fällig.
Hinweis: Sie können Aufgaben aus einem der fünf voreingestellten Intervalle nachverfolgen oder eine benutzerdefinierte Folge erstellen.
Schließlich kann das Ändern Ihrer Ansicht dazu beitragen, eine große Anzahl von Aufgaben zu durchforsten. Wenn es nicht auf der Multifunktionsleiste angezeigt wird, können Sie auf die Schaltfläche "Ansicht ändern" klicken, und Sie sehen diese Optionen.
So könnte eine einfache Liste aussehen. Die Sicht unterscheidet nicht zwischen Komplettierungszuständen oder Kategorien oder irgendetwas anderem. Es zeigt alle Ihre vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Aufgaben in einer einfachen Ansicht.
Auf der anderen Seite, wenn wir unsere Sichtweise nach aktiven Aufgaben sortieren, sehen wir, dass die Dinge für uns sehr eng werden.
Denken Sie immer daran, Ihre Aufgabenansicht zu ändern, damit Sie sie schnell durchsehen oder verbergen können, um ein maximales Produktivitätspotenzial zu erreichen!
Aufgaben Optionen
Zuletzt, machen wir uns mit den Aufgabenoptionen vertraut oder machen Sie sich mit ihnen vertraut. Mit den Aufgabenoptionen können Sie Einstellungen ändern und deren Verhalten und Erscheinungsbild ändern. Sie können sie über das Menü Datei erreichen, indem Sie auf "Optionen - & gt;Aufgaben. "
Sie können Optionen für Erinnerungen an Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, überfälligen und abgeschlossenen Aufgabenfarben, Arbeitszeiten und anderen einfachen Optimierungen festlegen. Wenn Sie also möchten, dass überfällige Aufgaben hellblau sind oder wenn Sie am Ende des Tages standardmäßig Erinnerungen anstelle von Beginn möchten, können Sie die Änderungen hier vornehmen.
Wie Sie sehen können, enthüllt sich Outlook als eine sehr runde Anwendung und wir haben noch nicht einmal über Kalender und Notizen gesprochen! Wir hoffen, dass Sie Tasks nutzen können, um Ihre Organisationsfähigkeiten ein paar Mal zu verbessern. Sie lassen sich sehr einfach einstellen und zuweisen, und es ist schön, diese Erinnerungen zu haben und all die Dinge auf Ihrer Liste langsam abzuhaken.
In der Zwischenzeit sind wir daran interessiert, von Ihnen zu hören. Haben Sie eine Frage oder einen Kommentar, den Sie gerne mit uns hinterlassen möchten? Komm in unser Diskussionsforum und feuere ab.
