5Aug
Dieser Gastbeitrag wurde von Askar, dem Geek hinter der DemoGeek-Tech-Site, geschrieben.
Wenn Sie in einem Team arbeiten oder mit Ihren Kunden arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Dokumente richtig verteilen, damit die Informationen im Dokument die richtige Zielgruppe erreichen und die Vertraulichkeit der Informationen gewahrt wird.
Word 2007 verfügt über eine Funktion, mit der Sie Ihr Word-Dokument formell vorbereiten können, um es an eine Gruppe von Personen oder sogar an Personen mit einem bestimmten Glaubwürdigkeitsfaktor zu verteilen.
Vorbereitung
Starten Sie Word 2007 und erstellen Sie das Dokument so, wie Sie es möchten.
Sobald Sie mit dem Dokument zufrieden sind und bereit sind, es zu verteilen, halten Sie einen Moment inne, bevor Sie die E-Mail-Anwendung aufrufen und befolgen Sie diese einfachen Schritte, um das Dokument für die Verteilung bereit zu machen. Beachten Sie, dass diese Schritte isoliert sind und dass Sie die Schritte auswählen können, die Sie befolgen möchten.
Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und klicken Sie auf die Menüoption " Bereiten ".Es gibt 7 verschiedene Optionen, die Sie sehen können. Ich erkläre jede dieser Optionen, damit Sie die richtige Kombination von Optionen für Ihre Vertriebsanforderungen auswählen können.
Dokumenteigenschaften
Der erste Eintrag in der Liste ist die -Option " Properties", mit der Sie Metadateninformationen zum Dokument eingeben können.
Sie können den Namen des Dokumentautors, Titels, Betreffs, Schlüsselwörter, Kategorie, Status und Kommentare eingeben.
Einige davon können über die -Datei & gt; & gt; Eigenschaften Dialog.
Beachten Sie, dass Sie nach dem Finalisieren des Dokuments diese Eigenschaften nicht mehr sehen können, aber bis dahin können Sie Eigenschaften für andere mit Ihrem Dokument verknüpfen, um vor dem Öffnen eine Vorstellung vom Dokument zu erhalten.
Dokument prüfen
Die zweite Option in der Liste ist die Option " Inspect Document ".Im Rahmen der Vorbereitung für die Verteilung Ihres Dokuments können Sie das Dokument auf Kommentare, Revisionen, Überarbeitungsmarkierungen und Anmerkungen zur Druckfarbe prüfen. Sie können nach versteckten Metadaten oder persönlichen Informationen suchen, die mit dem Dokument gespeichert wurden. Sie können nach benutzerdefinierten XML-Daten suchen, die mit dem Dokument gespeichert wurden. Sie können auch nach Informationen zu Kopf- und Fußzeilen sowie nach Wasserzeichen suchen. Schließlich können Sie auch nach versteckten Texten im Dokument suchen.
Wählen Sie die Inspektionsoptionen, die Sie sicherstellen möchten, bevor Sie das Dokument verteilen, und wenn Sie die Schaltfläche " Inspect " drücken, überprüft Word das Dokument und benachrichtigt Sie über alle Elemente, die es bei seiner Inspektion findet.
Die Elemente, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, sind mit einem Ausrufezeichen markiert. Sie können dann auswählen, ob Sie erneut prüfen möchten.
Dokument verschlüsseln
Drittens in der Liste ist die Option " Encrypt Document ".Wählen Sie diese Option, wenn das Dokument nur von bestimmten Personen angezeigt werden soll, denen Sie vertrauen. Sie können das Dokument mit einem Passwort Ihrer Wahl verschlüsseln und die Benutzer müssen dieses Passwort eingeben, um das Dokument anzuzeigen.
Wählen Sie ein Passwort, das Sie an die Gruppe verteilen können. Ich rate Ihnen, kein Passwort zu wählen, das Sie persönlich verwenden, sondern ein Passwort, mit dem niemand Ihre Online-Konten oder sensible Konten, die Sie persönlich verwenden, zurückverfolgen kann.
Bestätigen Sie das Passwort noch einmal. Bei Passwörtern wird die Groß- / Kleinschreibung beachtet. Achten Sie darauf, dass Sie das Passwort behalten / sich merken, da es keine Möglichkeit gibt, das Passwort wiederherzustellen, wenn Sie es vergessen und es keine Möglichkeit gibt, die Datei zu öffnen, wenn Sie das Passwort vergessen.
Nach der Verschlüsselung sollten Sie sehen, dass die Menüoption eine kleine Hintergrundfarbe hat, um anzuzeigen, dass dieses Dokument verschlüsselt ist.
Wenn Personen in Ihrer Verteilergruppe versuchen, ein verschlüsseltes Dokument zu öffnen, werden sie zur Eingabe eines Kennworts aufgefordert.
Ohne Passwort können sie das Dokument überhaupt nicht öffnen.
Beschränkungsberechtigung
Viertens in der Liste ist die Option " Restriction Permission ".Sie können die Option "Berechtigung einschränken" verwenden, um einzuschränken, was Personen mit dem Dokument tun können. Wenn das Dokument vertraulich ist, können Sie "Berechtigungen beschränken" verwenden, um das Bearbeiten, Kopieren und Drucken des Dokuments einzuschränken.
Restriction Permission verwendet den Windows Rights Management-Client, um die Einschränkungen zu implementieren.
Sie werden möglicherweise aufgefordert, das Windows-Rechteverwaltungs--Tool zu installieren. Mach dir keine Sorgen, mach weiter und installiere es, es stammt von der vertrauenswürdigen Quelle. Nach der Installation sollten Sie in der Lage sein zu konfigurieren, was Personen mit dem Dokument machen können.
Hinzufügen einer digitalen Signatur
Fünftens in der Liste ist die Option " Hinzufügen einer digitalen Signatur ".Digitale Signaturen gewährleisten die Integrität des Dokuments. Stellen Sie sich digitale Signaturen als Papiersignatur vor, die jedoch aus praktischen Gründen elektronisch erfolgen. Wenn ein Dokument eine digitale Signatur hat, bedeutet dies die Integrität und das Vertrauen des Dokuments. Dies würde sich als nützlich erweisen, wenn Sie das Dokument an eine sehr große Gruppe von Zuhörern verteilen.
Klicken Sie auf die Option " Hinzufügen einer digitalen Signatur ", und Word wird Sie mit dem obigen Dialogfeld auffordern, nach digitalen Signaturanbietern auf Office Marketplace zu suchen.
Auf seinem Office Online Marketplace sollten Sie einen Anbieter für digitale Signaturen finden, mit dem Sie das Dokument signieren können.
Run Compatibility Checker
Lassen Sie uns zuerst die letzte Option " Run Compatibility Checker " überspringen. Wenn Sie für Word 2007 bestimmte Funktionen verwendet haben und vermuten, dass Ihre Zielgruppe möglicherweise ältere Versionen von Word verwendet, sollten Sie die Kompatibilitätsprüfung ausführen, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument von der gesamten Zielgruppe gelesen werden kann.
Word 2007 führt eine Reihe vordefinierter Kompatibilitätsüberprüfungen aus. Wenn Kompatibilitätsprobleme festgestellt werden, werden sie im obigen Dialogfeld aufgelistet. Wenn nicht, empfiehlt es sich, vor dem Verteilen des Dokuments zum letzten Schritt überzugehen.
Als endgültig markieren
Dies sollte der letzte Schritt sein, dem Sie folgen wollten, bevor Sie das Dokument an die Gruppe verteilen. Wie der Name angibt, markiert diese Aktion das Dokument als für die Verteilung festgelegt.
Da dies zu wesentlichen Änderungen am Dokument führt, werden Sie aufgefordert, sicherzustellen, dass Sie das Dokument als endgültig markieren möchten.
Sobald ein Dokument als "Final" markiert ist, kann das Dokument nicht bearbeitet werden und wird von allen Korrekturlesungen, Kommentaren usw. bereinigt.
Abgeschlossene Dokumente erhalten ein neues Symbol in der Statusleiste, das mehr wie ein Stempel auf einem Papier aussieht.
Wenn ein Dokument für die Verteilung vorbereitet wird, können Sie bestimmte offensichtliche Fehler vermeiden, die Sie beim Verteilen eines Dokuments an eine große Gruppe von Personen machen. Sie müssen nicht alle Schritte befolgen;Sie können wählen, welche Sie bevorzugen / bevorzugen. Word 2007 ist flexibel genug, um das zu tun, was Sie beim Erstellen eines Dokuments für die Verteilung tun.
Ich hoffe, Sie finden das nützlich und ich hoffe, dass Sie die Möglichkeiten von Word 2007 nutzen, ein Dokument vor der Verteilung ordnungsgemäß zu finalisieren. Wenn Sie irgendwelche Fragen oder Kommentare haben, lassen Sie es mich in Kommentaren wissen.