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Erstellen Sie wirklich lange Dokumente in Word? Wenn ja, wissen Sie wahrscheinlich, dass Word nicht immer gut mit ihnen spielt. Es ist normalerweise schlauer, Ihre langen Dokumente in mehrere Word-Dateien aufzuteilen.
Aber wie stellen Sie sicher, dass die Seiten korrekt nummeriert sind, und erstellen Sie mühelos ein Inhaltsverzeichnis und einen Index für das gesamte Dokument? Hier hilft die Word-Master-Dokument-Funktion. Es ermöglicht Ihnen, mehrere Word-Dateien in einer einzigen Word-Datei zu kombinieren.
Ein Master-Dokument ist eine Word-Datei, die Verknüpfungen zu einer Reihe anderer, separater Word-Dateien enthält, die Filialdokumente genannt werden. Der Inhalt der Filialdokumente wird nicht in das Masterdokument eingefügt. Das Master-Dokument enthält nur Links zu den Filialdokumenten. Auf diese Weise können Sie die Filialdokumente separat bearbeiten.Änderungen an Filialdokumenten werden automatisch in das Zentraldokument übernommen. Wenn mehrere Personen an einem einzelnen Dokument arbeiten, können Sie mit einem Masterdokument verschiedene Teile des Dokuments an verschiedene Personen senden, an denen Sie arbeiten können.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Grundlagen zum Erstellen eines Masterdokuments und von Filialdokumenten von Grund auf und zum Erstellen eines Masterdokuments aus vorhandenen Filialdokumenten. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie am Anfang des Master-Dokuments einfach ein Inhaltsverzeichnis einfügen.
Erstellen eines Master-Dokuments aus Scratch
Wenn Sie ein neues Master-Dokument ohne vorhandene Filialdokumente starten, können Sie eines von Grund auf neu erstellen. Erstellen Sie dazu ein neues, leeres Word-Dokument und speichern Sie es. Geben Sie im Dateinamen an, dass es sich um ein Masterdokument handelt.
Nachdem Sie Ihre Masterdokumentdatei gespeichert haben, klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und im Bereich Dokumentansichten auf der Registerkarte auf Gliederung.
Beginnen Sie mit der Eingabe der Überschriften für Ihr Dokument in Umrissform. Verwenden Sie dazu die Dropdown-Liste der Ebenenstile und die grünen Pfeile rechts und links im Abschnitt Umrisswerkzeuge auf der Registerkarte Umriss, um die Überschriftenebenen zu ändern.
Wenn Sie alle gewünschten Überschriften eingegeben haben, klicken Sie auf der Registerkarte Gliederung im Abschnitt Hauptdokument auf Dokument anzeigen.
Weitere Optionen werden im Abschnitt "Master-Dokument" auf der Registerkarte "Gliederung" verfügbar. Wählen Sie die gesamte Gliederung im Dokument aus und klicken Sie auf Erstellen.
Wenn Sie auf Erstellen klicken, wird jedes Dokument in eine eigene Box eingeschlossen. Speichern Sie die Master-Dokumentdatei erneut an diesem Punkt.
Jede Box im Master-Dokument wird zu einer separaten Datei, wie unten gezeigt. Der Name der ersten Überschrift in jedem Feld im Masterdokument wird als Dateiname für jede Filialdokumentdatei verwendet.
Um zur vorherigen Ansicht zurückzukehren, z. B. Drucklayout, klicken Sie auf der Registerkarte Gliederung im Bereich Schließen auf Konturansicht schließen.
Wenn Sie Ihrem Master-Dokument ein Inhaltsverzeichnis hinzufügen möchten, setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments und klicken Sie auf die Registerkarte Referenzen. Klicken Sie im Abschnitt Inhaltsverzeichnis auf die Dropdown-Liste Inhaltsverzeichnis. Wählen Sie eine der Optionen für die automatische Tabelle, um ein automatisch generiertes Inhaltsverzeichnis am Einfügepunkt einzufügen.
Um die von Word bei der Erstellung der Filialdokumente eingefügten Abschnittspausen zu sehen, klicken Sie auf die Registerkarte Start, und klicken Sie im Abschnitt Absatz auf die Schaltfläche Absatzsymbol.
Word zeigt die Abschnittswechsel und welche Typen sie sind.
ANMERKUNG: Wenn Sie ein Hauptdokument von Grund auf neu erstellen, fügt Word vor und nach jedem von Ihnen erstellten Unterdokument einen fortlaufenden Abschnittswechsel ein. Das bedeutet, dass in Ihrem Dokument keine Seitenumbrüche vorhanden sind. Sie können den Typ jeder Abschnittsunterbrechung einfach ändern.
Das folgende Bild zeigt, wie Ihr Dokument im Gliederungsmodus aussieht, wobei die Filialdokumente erweitert angezeigt werden.
Erstellen eines Masterdokuments mithilfe vorhandener Word-Dateien
Wenn Sie über einige vorhandene Dokumente verfügen, die Sie in ein Masterdokument aufnehmen möchten, können Sie eine neue Masterdokumentdatei erstellen und die vorhandenen Dokumente als Filialdokumente einfügen. Erstellen Sie dazu ein neues, leeres Word-Dokument und speichern Sie es wie zuvor erwähnt, wenn Sie ein Master-Dokument von Grund auf neu erstellen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und dann im Bereich Dokumentansichten auf Gliederung. Die Registerkarte Gliederung wird verfügbar und aktiv. Klicken Sie im Hauptdokument auf Dokument anzeigen, um zusätzliche Optionen zu aktivieren. Klicken Sie auf Einfügen, um dem Masterdokument ein Filialdokument hinzuzufügen.
Navigieren Sie im Dialogfeld "Unterdokument einfügen" zum Speicherort der Dokumente, die Sie einfügen möchten. Wählen Sie die erste Datei und klicken Sie auf Öffnen.
HINWEIS: Es ist möglicherweise einfacher, wenn Sie Ihre Filialdokumentdateien in demselben Verzeichnis wie Ihre Masterdokumentdatei speichern.
Wenn das folgende Dialogfeld angezeigt wird, in dem Sie über einen Stil informiert werden, der sowohl im Filialdokument als auch im Masterdokument vorhanden ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Ja für alle. Dadurch werden alle Stile im Filialdokument mit den Stilen im Masterdokument konsistent.
Wiederholen Sie die Schritte zum Einfügen von Filialdokumenten für jedes Dokument, das Sie in Ihr Masterdokument aufnehmen möchten. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Filialdokumente, falls gewünscht, reduzieren. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Gliederung im Abschnitt Hauptdokument auf Unterdokumente komprimieren.
Sie müssen Ihr Dokument speichern, um die Filialdokumente zu reduzieren. Daher wird das folgende Dialogfeld angezeigt, wenn Sie dies noch nicht getan haben. Klicken Sie auf OK, um das Dokument zu speichern.
Beachten Sie, dass der vollständige Pfad zu jeder Ihrer Filialdokumentdateien in jedem Filialdokumentfeld angezeigt wird. Um ein Filialdokument zum Bearbeiten zu öffnen, können Sie entweder auf das Dokumentsymbol in der oberen linken Ecke des Filialdokuments doppelklicken oder auf Strg + Klicken Sie auf den Link zu der Datei.
HINWEIS: Wenn Sie vorhandene Word-Dateien in eine Master-Dokumentdatei importieren, fügt Word eine Unterbrechung der nächsten Seitengruppe vor und eine fortlaufende Abschnittsunterbrechung nach jedem Filialdokument ein. Auch hier können Sie bei Bedarf den Typ jedes Abschnittswechsels ändern.
Um das Masterdokument in einer nicht umrissenen Ansicht anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und dann im Bereich Dokumentansichten auf Drucklayout oder einen anderen Ansichtstyp.
Sie können eine Tabelle von Inhalten auf die gleiche Weise wie oben erwähnt hinzufügen, wenn Sie ein Masterdokument und Filialdokumente von Grund auf neu erstellen.
Wenn Sie alle Unterdokumente in das Hauptdokument eingefügt haben, können Sie Kopf- und Fußzeilen hinzufügen oder bearbeiten, das Inhaltsverzeichnis erstellen( wie abgebildet), einen Index erstellen und an anderen Teilen des Dokuments arbeiten, die für das Dokument geltenganzes Dokument.
Für beide in diesem Artikel beschriebenen Methoden zum Erstellen von Masterdokumenten wird beim Bearbeiten eines in einem Masterdokument enthaltenen Dokuments der Inhalt dieses Filialdokuments im Masterdokument aktualisiert.
Master-Dokumente in früheren Versionen von Word beschädigten manchmal die Dokumente. Dieses Problem tritt möglicherweise in Word 2010 auf. Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft Answers-Website.
