9Aug
Einige sich langsam bewegende Unternehmen und Behörden akzeptieren möglicherweise keine Dokumente per E-Mail und zwingen Sie dazu, sie zu faxen. Wenn Sie gezwungen sind, ein Fax zu senden, können Sie es kostenlos von Ihrem Computer aus tun.
Wir haben bereits Möglichkeiten gefunden, Dokumente elektronisch zu signieren, ohne sie zu drucken und zu scannen. Mit diesem Prozess können Sie ein Dokument digital signieren und es an ein Unternehmen faxen - alles auf Ihrem Computer und ohne dass ein Ausdruck erforderlich ist.
Wie Faxgeräte funktionieren( und warum sie so unbequem sind)
Dies ist nicht so einfach wie es sein sollte. Faxgeräte sind alle an die alten Telefonleitungen angeschlossen. Wenn Sie ein Standardfaxgerät verwenden, tätigt das Faxgerät einen Anruf an die von Ihnen angegebene Nummer. Das Faxgerät an der Zielnummer antwortet und das Dokument wird über einen Telefonanruf übertragen.
Dieser Prozess wurde vor dem Internet erfunden und erscheint an dieser Stelle lachhaft archaisch. Um ein Fax auszuführen, kann eine Person ein Dokument eingeben, es ausdrucken und es in das Faxgerät scannen, das es über die Telefonleitung sendet. Die Person, die das Fax empfängt, kann dann das gefaxte Dokument scannen und es in eine digitale Datei zurückschreiben. Sie haben den Kreis geschlossen - das Dokument wurde von einem Computer an einen anderen Computer mit viel zusätzlicher Arbeit und verlorener Bildqualität gesendet.
Idealerweise können Sie ein Dokument per E-Mail oder über eine sicherere Online-Methode einreichen. Viele Unternehmen betrachten Fax eine sichere Methode der Übertragung von Dokumenten, aber es ist wirklich nicht - wenn jemand auf der Telefonleitung snooping war, konnten sie alle gefaxten Dokumente leicht abfangen.
Es gibt keine Möglichkeit, eine Verbindung zu einem Faxgerät direkt über das Internet herzustellen, da das Faxgerät nur an Telefonleitungen angeschlossen ist. Um ein Fax online zu senden, benötigen wir eine Art Gateway, der Dokumente über das Internet akzeptiert und das Dokument an ein Faxgerät überträgt. Hier kommen die folgenden Dienste ins Spiel. Geben Sie ihnen ein Dokument, und sie erledigen die lästige Arbeit, das Faxgerät anzurufen und Ihr Dokument über die Telefonleitung zu senden.
Sie könnten nur mit Ihrem Computer faxen, aber. ..
Sie können natürlich die folgenden Dienste überspringen. Microsoft Windows enthält sogar eine Fax- und Scananwendung, mit der Sie Faxe senden können. Der Clou ist, dass Sie Ihren Computer an die Telefonleitung angeschlossen haben müssten - ja, das bedeutet, dass Sie ein Modem für die Einwahl benötigen würden. Sie benötigen auch eine Festnetz-Telefonverbindung, und Sie müssen den Leuten sagen, dass sie beim Senden von Faxen vom Telefon fernbleiben sollen, genau wie in den alten Dial-Up-Internet-Tagen. Natürlich, wenn Sie viel faxen, können Sie für eine dedizierte Fax-Telefonleitung bezahlen - das könnte sogar notwendig sein, wenn Sie viele Faxe empfangen.
Das ist offensichtlich nicht ideal. Sicher, wenn Sie einige Faxe senden müssen, kaufen Sie ein Faxgerät oder Modem und verbinden Sie es mit Ihrem Festnetz. Aber Sie müssen wahrscheinlich nicht so oft Faxe senden und empfangen - Sie müssen hoffentlich nur gelegentlich ein Fax senden, wenn Sie in eine Organisation geraten, die in der Vergangenheit stecken geblieben ist.
Scannen Sie das Dokument oder verwenden Sie eine vorhandene digitale Datei
Der grundlegende Prozess ist einfach. Zuerst müssen Sie das Dokument scannen, das Sie faxen möchten, als ob Sie das Dokument per E-Mail versenden würden. Wenn Sie keinen Scanner herumliegen haben, können Sie versuchen, es mit Ihrem Smartphone zu scannen. Wenn das Dokument bereits eine Datei auf Ihrem Computer ist, herzlichen Glückwunsch - Sie müssen nichts scannen.
Da das Dokument jetzt in digitaler Form vorliegt, können Sie es an einen Dienst senden, der die lästige Faxarbeit für Sie erledigt.
Senden Sie Faxe online, Free
Es gibt so viele Online-Fax-Dienste, dass es schwer ist, eine informierte Entscheidung darüber zu treffen, welche zu wählen. Das erste, was Sie beachten müssen, ist, welche Art von Benutzer Sie sind, wie oft Sie faxen und welche Funktionen Sie benötigen.
Hauptbenutzer: RingCentral Fax
Wenn Sie ständig sensible Faxe senden oder wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten und einen Dienst auswählen möchten, ist RingCentral Fax, das teilweise im Besitz von Cisco und AT & T ist,ist wahrscheinlich die beste Wahl für Ihre Bedürfnisse, vor allem, da sie viele großartige Sicherheitsfunktionen und Unterstützung für mehrere Benutzer mit separaten Faxleitungen haben.
Es hat alle Funktionen, die Sie sich vorstellen können, einschließlich der Integration mit Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, und Sie können sogar eine gebührenfreie Nummer erhalten. Es hat auch viele Sicherheitsfunktionen, die für Unternehmen oder Personen nützlich sind, die sichere Informationen übertragen.
Natürlich, wenn Sie nur ein paar Faxe senden möchten, können Sie sich für einen ihrer günstigen Pläne anmelden, die unter $ 7 pro Monat starten. .. und dann einfach nach ein oder zwei Monaten abbrechen.
Gelegentlicher Benutzer
Wenn Sie gelegentlich Faxe senden müssen, empfehlen wir MyFax, mit dem Sie bis zu 10 kostenlose Seiten senden können, ohne dafür bezahlen zu müssen. Das hört sich nicht nach viel an, aber es sind mehr Seiten pro Monat als die meisten Leute pro Jahr faxen müssen. Wenn Sie jeden Monat mehr Seiten senden müssen, können Sie auf einen regulären Plan aktualisieren.
Sie müssen Ihre E-Mail-Adresse bestätigen, um das kostenlose Fax zu senden.
Empfangen von Faxen
Wenn Sie Faxe empfangen müssen, müssen Sie sich für einen kostenpflichtigen Dienst anmelden. Der Dienst muss eine eigene Telefonnummer für Ihre Faxleitung einrichten, und das kostet Geld. RingCentral, MyFax und viele andere Dienste werden dies tun, wenn Sie zahlen.
Glücklicherweise sollten Sie zumindest eine kostenlose Testversion erhalten - RingCentral bietet zum Beispiel 30 Tage kostenlosen Faxempfang.
Es gibt viele Fax-Dienste zu verwenden, und wenn Sie nur die gelegentliche Fax senden müssen, können Sie das kostenlos tun, aber wenn Sie ein Fax erhalten möchten, müssen Sie sich am Ende für eine Testversion anmeldenKonto. Sie können jederzeit abbrechen, wenn Sie möchten.
Bildquelle: Matt Jiggins auf Flickr, David Voegtle auf Flickr