13Aug

Wie man ein Dokument nie wieder faxt

Faxgeräte werden immer noch in Büros auf der ganzen Welt transportiert. Regierungsbehörden, Anwälte, Ärzte und andere sich langsam bewegende Organisationen benötigen oft noch Faxe - im besten Fall ist es ein notwendiges Übel.

Fax wird oft als sicherer als E-Mail angesehen, obwohl es nicht wirklich ist. Faxgeräte kommunizieren über Telefonleitungen ohne jegliche Verschlüsselung, und Faxgeräte werden oft in stark frequentierten Bereichen aufbewahrt, in denen Dokumente von jedermann leicht erfasst werden können.

Alternativen zum Faxen

Es gibt viele Alternativen zum Faxen. Wenn Sie nicht durch Gesetze eingeschränkt sind oder die Person am anderen Ende verlangt, dass Sie ein Fax verwenden, versuchen Sie eine der folgenden Alternativen:

  • E-Mail-Dokumente : Ja, die bescheidene E-Mail kann viele Faxe ersetzen. Wahrscheinlich faxen Sie ein Dokument, das von einem Computer aus eingegeben wurde. Warum sollten Sie also ein Faxgerät benutzen? Hängen Sie die Datei an eine E-Mail an oder fügen Sie einfach den wichtigen Text in eine E-Mail ein.
  • Scannen und E-Mail : Wenn Sie ein Faxgerät haben, das auch als Scanner fungiert, können Sie damit Papierdokumente als PDF-Dateien in Ihren Computer scannen. Hängen Sie diese PDF-Dateien an eine E-Mail an, um sie zu senden. Sie könnten sogar versuchen, Ihr Telefon zu verwenden, um das Dokument zu scannen - sicher, es wird nicht die beste Qualität sein, aber wir haben einige ziemlich schlechte Faxe gesehen.
  • Dokumente hochladen: Einige Organisationen erlauben Ihnen möglicherweise, diese gescannten Dokumentdateien im Internet hochzuladen, anstatt sie einfach per E-Mail zu versenden.
  • Verwenden Sie Snail Mail : Snail Mail ist eine langsamere Alternative zum Faxen, die in vielerlei Hinsicht schlechter ist, aber es ist nicht immer schlecht. Wenn Sie kein Faxgerät haben und das Dokument nicht dringend ist, können Sie ein Dokument im Allgemeinen an die meisten Organisationen senden, anstatt es zu faxen. Sicher, Sie müssen sich mit dem Postsystem auseinandersetzen, aber Sie müssen zumindest nichts faxen.

Dokumente signieren, ohne sie zu drucken

Möglicherweise müssen Sie Dokumente unterschreiben und an jemanden senden, und wenn sie ausgedruckt sind, könnten Sie versucht sein, sie zu faxen. Die Alternative wäre, das Dokument zu drucken, zu unterschreiben, es zurück auf den Computer zu scannen und per E-Mail zu versenden. Anstatt Ihre Zeit damit zu verschwenden, können Sie Software verwenden, um Ihre echte Unterschrift auf ein Dokument auf Ihrem Computer anzuwenden. Erfassen Sie Ihre Unterschrift einfach einmal und sie wird als Bild gespeichert, das Sie auf Dokumente anwenden können. Sie können zukünftige Dokumente problemlos signieren, ohne sie zu drucken.

Wenn Sie ein Tablet mit einem Stift besitzen, können Sie mit dem Stift sogar ein Dokument direkt auf dem Bildschirm signieren.

Faxen eines Dokuments Online

Mit den Online-Faxdiensten können Sie ein Dokument faxen, ohne ein eigenes Faxgerät oder sogar eine Telefonleitung zu benötigen. Sie verwenden eine webbasierte Oberfläche, um ein Dokument hochzuladen und die Telefonnummer des Empfängers einzugeben. Der Dienst kümmert sich selbst um die letzten Meilen und faxt Ihr Dokument über seine eigenen Telefonleitungen an das entfernte Faxgerät.

Wenn Sie nur selten Faxe senden müssen, können Sie mit diesen Diensten hier und da ein paar Seiten senden, ohne einen Cent auszugeben. Wenn Sie Dokumente öfter faxen müssen, müssen Sie möglicherweise etwas bezahlen - aber Sie müssten sowieso für ein Faxgerät und eine Telefonleitung bezahlen.

Bei diesen Diensten handelt es sich technisch um das Faxen, aber zumindest haben sie nicht das Gefühl, ein klobiges altes Faxgerät zu benutzen und benötigen kein Festnetztelefon.

Empfangen Sie ein Fax Online

Empfangen eines Faxes kann Kopfschmerzen, wenn Sie ein Home-Office haben. Ihr Faxgerät muss eingeschaltet sein und ständig auf Faxe warten. Sie benötigen eine Standleitung, um Faxe zu empfangen, damit Sie keine Faxe verpassen, wenn Sie telefonieren. Sie könnten versuchen, Personen zu bitten, Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Dokument zu faxen, wenn Sie sicher sind, dass Ihr Festnetztelefon nicht verbunden ist.

Anstatt mit all dem Unsinn umzugehen, bitten Sie die Leute, Dokumente zu scannen und per E-Mail an Sie zu senden. Sie können auch andere Tools verwenden, wenn Sie sich nicht auf E-Mails verlassen möchten. Beispielsweise können Sie JotForm zusammen mit Dropbox verwenden, um eine Webseite zu erstellen, auf der Personen PDF-Dateien hochladen können und in einem Ordner in Ihrer Dropbox angezeigt werden.

Sie könnten auch versuchen, einen Dienst zu verwenden, der Ihnen eine dedizierte Faxnummer zur Verfügung stellt und Ihnen ermöglicht, Faxe dort zu empfangen. Diese kosten in der Regel Geld - schließlich muss der Faxdienst für eine dedizierte Festnetznummer bezahlen und diese für Sie überwachen.eFax bietet 10 kostenlose eingehende Seiten pro Monat an, obwohl sie keine kostenlosen ausgehenden Seiten bieten. HelloFax können Sie fünf kostenlose Seiten senden, aber das ist es. Jeder kostenlose Online-Faxdienst hat so einen Haken - das kostenlose Angebot besteht, um Sie einzubinden, während Sie für die wichtigsten Funktionen zahlen müssen. Das Faxen umfasst die Verbindung mit Faxgeräten und Festnetznummern, und das ist nicht kostenlos. Es wird auch oft für geschäftliche Zwecke verwendet, und Unternehmen sind bereit, Geld für diese Art von Dingen auszugeben.

Der letzte Ausweg: Verwenden Sie ein tatsächliches Faxgerät, ohne ein

zu besitzen Wenn Sie nicht mit Online-Diensten oder Postsendungen arbeiten möchten und Ihnen absolut nichts anderes übriglassen, als gelegentlich Dokumente als Fax zu senden, gibt es immer noch eine Alternative zum KaufIhr eigenes Faxgerät und ein Festnetztelefon. Sie können wahrscheinlich einen lokalen Laden besuchen, der das Kopieren anbietet, und sie können Sie ein paar Cent zahlen, um ein Fax zu senden. Dies ist nicht ideal, wenn Sie häufig Faxe senden, aber wenn Sie einmal pro Jahr etwas faxen müssen, kann dies eine gute Option sein.

Natürlich beinhaltet dies immer noch ein Faxgerät. Einige Unternehmen verlangen lediglich Faxe, und möglicherweise ist es nicht angebracht, äußerst vertrauliche Dokumente auf einen webbasierten Faxdienst hochzuladen. Es gibt nicht viel, was Sie tun können, wenn Sie mit einer Organisation zu tun haben, die Faxe verlangt.

Fax wird noch eine Weile noch bei uns sein, schon allein wegen der Vorschriften, die das Gesundheitswesen und juristische Organisationen ermutigen, das ältere Faxsystem anstelle von modernen Alternativen zu benutzen.

Bildkredit: Abhisek Sarda auf Flickr, Geschichten eines wandernden youkai auf Flickr, AuthenticEccentric auf Flickr