10Sep
Microsoft Office guarda metadatos ocultos en sus documentos de Office, incluido cuánto tiempo lleva trabajando en ellos, el nombre de todos los que trabajaron en el documento, cuándo se creó el documento e incluso versiones anteriores del documento.
Antes de publicar documentos de Office públicamente o de enviarlos a alguien, probablemente desee verificar qué información oculta contiene el documento y eliminar los datos confidenciales. Estos metadatos pueden infringir su privacidad o ser potencialmente embarazosos.
Ver y eliminar datos ocultos
En Office 2013 u Office 2010, haga clic en el menú Archivo, haga clic en Información y la herramienta Inspeccionar documento estará en primer plano, informándole sobre la información potencialmente confidencial que contiene el documento. Esta información es más obvia que en versiones anteriores de Office, pero aún es fácil pasar por alto si no está al tanto de que Office agrega estos datos confidenciales a sus documentos.
En Office 2007, haga clic en el botón de orb de Office en la cinta, señale Preparar y haga clic en Inspeccionar documento.
Para ver los metadatos ocultos en el documento, haga clic en el botón Comprobar problemas, haga clic en Inspeccionar documento y elija los tipos de metadatos para los que desea examinar el documento. Puede dejar todas las opciones seleccionadas para examinar el documento para todos los tipos de metadatos.
Haga clic en Inspeccionar y Office examinará el documento en busca de metadatos. Haga clic en el botón Eliminar todo junto a un tipo de metadato para eliminarlo.
Tenga en cuenta que no podrá recuperar la mayoría de estos metadatos después de eliminarlos. Por este motivo, Microsoft recomienda crear una nueva copia del documento( use la función Guardar como) antes de eliminar los metadatos y publicar el documento. A continuación, tendrá una copia del documento con los metadatos. Por supuesto, si no desea estos metadatos, simplemente puede eliminarlos sin preocuparse de conservar una copia.
¿Qué tipo de metadatos guarda Office?
Office guarda las propiedades del documento, incluidos detalles como el autor, el tema, el título, la fecha en que creó un documento, la última vez que lo modificó y cuánto tiempo estuvo trabajando en el documento. Estas propiedades también contendrán el nombre de cualquier plantilla que haya utilizado al crear el documento, los encabezados de correo electrónico y otra información relacionada. Esto puede ser potencialmente vergonzoso; por ejemplo, puede enviar un informe de TPS a su jefe y decir que estuvo todo el día trabajando solo en eso. Pero los metadatos podrían revelar que solo trabajó en el informe de TPS durante unos minutos, colaboró con otras personas y que utilizó una plantilla llamada "Plantilla de informe de TPS inútil" al crearla. Peor aún, hay otras implicaciones de privacidad aquí; es posible que desee publicar un documento en la web sin su nombre asociado, pero su nombre aparecerá en las propiedades del documento de forma predeterminada.
También se pueden incluir encabezados, pies de página, marca de agua y texto formateados como texto oculto, pero no aparecerán si realiza una revisión superficial del documento. La herramienta le dice si su documento contiene esta información.
Si colaboraste con otras personas mientras escribías el documento, este contendrá aún más datos. Los metadatos mostrarán los nombres de todas las personas que trabajaron en el documento, así como también cualquier comentario, marca de revisión, anotación de tinta y versiones anteriores del documento. Si está publicando un documento en el que trabajó, probablemente quiera eliminar toda esta información en lugar de compartirla.
Cómo evitar que Office guarde los metadatos
Desafortunadamente, deberá usar la herramienta Inspector de documentos para eliminar los datos confidenciales de cada documento individual antes de publicarlos o compartirlos con alguien. No hay una forma incorporada de eliminar esta información de múltiples documentos a la vez, ni existe una configuración de Office para evitar que Office aplique estos datos a los documentos.
Sin embargo, puede hacer que Office elimine automáticamente los metadatos cada vez que guarde un archivo. Debe aplicar esta configuración a cada documento que use; es una configuración específica del documento, no una configuración de todo el sistema.
Para evitar que Office guarde los metadatos junto con sus documentos, haga clic en el menú Archivo, haga clic en Opciones y seleccione la categoría Centro de confianza. Haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza y seleccione Opciones de privacidad. Active la opción "Eliminar información personal de las propiedades del archivo al guardar".Si aparece atenuado, haga clic en el botón Inspector de documentos a continuación, ejecute el Inspector de documentos y elimine toda la información personal del documento. Debería poder hacer clic en la casilla de verificación.
Recuerde, deberá cambiar esta opción por cada documento por separado.
Esta información puede ser útil, y parte de ella es incluso crucial para la colaboración o para las empresas para realizar un seguimiento de quién trabajó en un documento. Pero cuando sea el momento de publicar el documento, es probable que desee eliminar estos metadatos.