Olvida los trucos: esta es la mejor forma de organizar tu bandeja de entrada de Gmail

Los trucos de la bandeja de entrada de correo electrónico siguen apareciendo. Primero, Google introdujo Priority Inbox, y ahora usa pestañas de categoría. Dropbox compró Mailbox, que convierte su bandeja de entrada en más de una lista de tareas pendientes. Outlook.com de Microsoft tiene una función de barrido que limpia automáticamente su bandeja de entrada.

Todos estos son intentos de administrar su bandeja de entrada de correo electrónico por usted. Estos trucos nunca son tan inteligentes como usted mismo, por lo que puede hacer que su correo electrónico sea mucho más inteligente si toma un rol más activo.

Usaremos Gmail aquí, pero los principios deberían ser similares para cualquier cliente de correo electrónico.

Use una bandeja de entrada clásica

Primero, nos desharemos de la bandeja de entrada que Gmail está utilizando hoy en día. Estas bandejas de entrada nunca obtienen las categorías y la priorización perfectamente correctas. Te obligan a leer todo tu correo electrónico para asegurarte de que no te pierdas nada y te alientan a que sigas recibiendo correos electrónicos inútiles con spam barriéndolos debajo de la alfombra.

Para usar una bandeja de entrada más clásica en Gmail, haga clic en el ícono de ajustes y seleccione Configuración. Haga clic en la pestaña Bandeja de entrada, haga clic en el cuadro de tipo Bandeja de entrada y seleccione Primero no leídos. Todas las pestañas y opciones de prioridad desaparecerán.

Cancelación de suscripción del correo electrónico No le importa

Con las categorías tabuladas y las prioridades desactivadas, todos sus correos electrónicos se clasificarán en una gran pila. Todos esos correos electrónicos de notificación de redes sociales inútiles y boletines informativos que no le interesan estarán en su bandeja de entrada junto con sus correos electrónicos importantes.

Esto es bueno: en lugar de simplemente barrer correos electrónicos que no desea ver debajo de la alfombra, debe evitar que lleguen por completo.

Considere el tipo de correos electrónicos que no desea ver. Los tipos comunes de correos electrónicos inútiles incluyen notificaciones de Facebook y Google+, correos electrónicos promocionales y boletines informativos para los que puede haberse suscrito inadvertidamente. Siempre que llegue un correo electrónico que no desea ver, ábralo y use el enlace Anular suscripción, que generalmente encontrará en la parte inferior del correo electrónico, para darse de baja del correo electrónico y evitar que llegue en el futuro.

( Tenga en cuenta que no debe usar el enlace Anular suscripción si un correo electrónico es en realidad correo no deseado, ya que el remitente lo tomará como una señal de que alguien está leyendo el correo electrónico y enviará aún más correo no deseado. Haga clic en el botón Spam si es un correo no deseado realcorreo electrónico y haga clic en Anular suscripción si se trata de una organización legítima).

Claro, la cancelación de la suscripción es un poco más laboriosa, pero hace que su correo electrónico sea mucho más manejable a largo plazo. Siempre que llegue un correo electrónico que no le interese, use el enlace Cancelar suscripción e inmediatamente evite que lleguen correos electrónicos futuros.

Enviar correos electrónicos inútiles a los que no se puede dar de baja en la Papelera

Según la ley estadounidense( específicamente, la Ley CAN-SPAM), es ilegal que una empresa no proporcione un enlace de cancelación de suscripción en sus correos electrónicos para que pueda optar por correos electrónicos futuros. Sin embargo, algunas compañías no han recibido la nota o no les importa. En lugar de buscar acciones legales para salir de sus listas de correo electrónico, simplemente puede crear un filtro que envíe todos los correos electrónicos futuros a la papelera, donde no tiene que verlos.

Cuando se trata de un correo electrónico de este tipo en Gmail, ábralo, haga clic en el enlace Más y seleccione Filtrar mensajes como estos. Ajuste su filtro para bloquear los correos electrónicos, por ejemplo, si nunca le preocupa recibir otros correos electrónicos de ese remitente, puede filtrar según su dirección de correo electrónico. Use su filtro para enviar todos esos correos electrónicos a la papelera.

Archiva automáticamente correos electrónicos que no desea ver

Algunos correos electrónicos son importantes, pero es posible que no desee verlos de todos modos. Por ejemplo, las tiendas en línea pueden enviarle un recibo de confirmación cada vez que compre algo de ellos. Es bueno tener dichos recibos en caso de que los necesite, pero si compra productos con frecuencia y nunca quiere verlos, puede evitar que lleguen a su bandeja de entrada en primer lugar.

Esto se aplica a muchos tipos diferentes de correo electrónico, por ejemplo, PayPal le envía un correo electrónico "Estamos transfiriendo dinero a su banco" cada vez que retira dinero. Es posible que desee este correo electrónico para sus registros, pero es posible que no desee verlo en su bandeja de entrada.

Si archiva automáticamente dichos correos electrónicos a medida que ingresan, puede poner este proceso en piloto automático. Simplemente abra dicho correo electrónico, haga clic en el botón Más en Gmail y seleccione Filtrar mensajes como estos. Ajuste su filtro para abarcar los correos electrónicos que desea capturar, probablemente en función del Asunto, si es siempre el mismo. Dile a Gmail que archive automáticamente los correos electrónicos y los marque como leídos para que no te molesten.

También puede hacer que Gmail les aplique automáticamente una etiqueta, como "Archivado automáticamente" o una etiqueta más específica. Esto le permitirá encontrar rápidamente los correos electrónicos en el futuro si realmente los necesita.

Configurar etiquetas automáticas

Si siguió este proceso, debería haber podido reducir el volumen de correos electrónicos entrantes. Ahora te ayudaremos a ordenar los correos que te importan.

Esta parte es opcional, pero puede ser útil si recibe muchos correos electrónicos, especialmente para diferentes propósitos. Por ejemplo, puede haber combinado varias cuentas de Gmail en una bandeja de entrada y obtener todos sus correos electrónicos personales y de trabajo en el mismo lugar.

Intente crear filtros que clasifiquen automáticamente su correo electrónico entrante en etiquetas específicas. Por ejemplo, puede hacer que los correos electrónicos de su banco obtengan automáticamente una etiqueta de "Banco".Podría hacer que los correos electrónicos personales reciban una etiqueta "Personal" y que los correos electrónicos laborales reciban una etiqueta de "Trabajo".Los recibos por los productos comprados podrían recibir una etiqueta de "Recibos".No es necesario que hagas esta parte manualmente, simplemente configura Gmail para que clasifique automáticamente tu correo electrónico en categorías.

Color-code todas estas etiquetas y puede hacer que su cliente de correo clasifique automáticamente sus correos electrónicos y le muestre de un vistazo de dónde son. Para codificar por color una etiqueta en Gmail, haga clic en su cuadro de color en el panel izquierdo y seleccione un nuevo color.

Con un sistema de etiquetas de este tipo, incluso puede tener la aplicación Gmail en Android y los notificadores de correo electrónico en otras plataformas le notificarán solo cuando lleguen nuevos mensajes en etiquetas importantes, lo que evitará la sobrecarga de notificaciones.

Si hay ciertos correos electrónicos que desea resaltar, quizás los correos electrónicos de su jefe o cónyuge, puede configurar un filtro para que automáticamente aparezcan los mensajes de ese remitente cuando lleguen. Puede seleccionar un tipo de bandeja de entrada "Starred first" en la configuración de la bandeja de entrada de Gmail, para que esos correos electrónicos importantes suban automáticamente a la parte superior de su bandeja de entrada. Esto sucedería exactamente de acuerdo con la configuración de Gmail; no tendría que pelear con el sistema de prioridad de la bandeja de entrada y tratar de enseñarle a Gmail lo que realmente es importante.

Este no es un proceso de "configúralo y olvídate".Claro, después de darse de baja del correo electrónico o configurar un filtro, su cliente de correo electrónico continuará tomando medidas en todos los correos electrónicos entrantes, pero siempre habrá nuevos tipos de correos electrónicos llegando. Deberá tomar medidas para darse de baja y filtrarlos correctamente, evitando que la bandeja de entrada de su correo se desorganice de nuevo.

Los trucos de correo electrónico intentan automatizar este proceso: intentan ocultar automáticamente los correos electrónicos que no desea ver, resaltar lo que es importante y categorizar su correo electrónico por usted. Pero, con un poco más de trabajo inicial, puede configurar la bandeja de entrada de su correo electrónico para que funcione exactamente como lo desea, eliminando la necesidad de todos estos trucos.