9Jul
Cuando sabe que va a estar fuera de la oficina por unos días, puede configurar el Asistente de fuera de la oficina para que responda automáticamente, para que la gente sepa que está disfrutando de sus vacaciones mientras está atrapado en el trabajo.
Para crear una respuesta fuera de la oficina en Outlook, crearemos una plantilla de correo electrónico con el mensaje que queremos usar y luego crearemos una regla que enviará una respuesta con ese mensaje a todos los correos electrónicos que recibamos durante un período de tiempo específico.
NOTA: Outlook debe estar abierto para que la regla se ejecute y se envíe su respuesta fuera de la oficina. Por lo tanto, asegúrese de dejar la computadora encendida y ejecutar Outlook mientras está fuera de la oficina.
Paso uno: cree una plantilla de mensaje
Para crear una plantilla de mensaje en Outlook, asegúrese de que la pestaña "Inicio" esté activa y haga clic en el botón "Nuevo correo electrónico" en la sección Nueva.
Ingrese el mensaje que desea que se envíe como una respuesta automática en el cuadro de mensaje. No ingrese una dirección de correo electrónico A o un Asunto. Luego, haz clic en la pestaña "Archivo".
Haga clic en "Guardar como" en la lista de opciones en el lado izquierdo de la pantalla de backstage.
En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione "Plantilla de Outlook( *. oft)" en el menú desplegable "Guardar como tipo".
Se lo lleva a la carpeta de plantillas de usuario. Ingrese un nombre para la plantilla en el cuadro "Nombre de archivo", manteniendo la extensión ".oft" y haga clic en "Guardar".
Si desea copiar su plantilla de correo electrónico de respuesta fuera de la oficina a otra PC o realizar una copia de seguridad, la ruta completa a la carpeta de plantillas del usuario es C: \ Users \ & lt; username & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Reemplazar & lt; nombre de usuario & gt;con su nombre de usuario de Windows.
Cierre la ventana del mensaje haciendo clic en el botón "X" en la esquina superior derecha.
Aparece un cuadro de diálogo que le pregunta si desea guardar un borrador del mensaje. No es necesario porque lo guardó como plantilla, pero puede hacerlo si lo desea. Haga clic en "Sí" si desea guardar el borrador, o "No" si no lo hace.
Paso dos: cree una regla para responder automáticamente a nuevos mensajes de correo electrónico
Ahora que tenemos nuestra plantilla de correo electrónico de respuesta fuera de la oficina, crearemos una regla para usar esa plantilla para responder a todos los mensajes que ingresen durante un intervalo de fechas específico. Asegúrese de que la pestaña "Inicio" esté activa.
En la sección Mover, haga clic en el botón "Reglas" y seleccione "Administrar reglas &Alertas "del menú desplegable.
También puede hacer clic en la pestaña "Archivo" para acceder a la pantalla de backstage. Asegúrese de que la pantalla de "Información" esté activa( haga clic en "Información" a la izquierda si es necesario) y luego haga clic en "Administrar Reglas &Botón de Alertas.
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, asegúrese de que la dirección de correo electrónico a la que desea aplicar esta regla esté seleccionada en el menú desplegable "Aplicar cambios a esta carpeta".Si desea que esta regla se aplique a todas sus cuentas en Outlook, le mostraremos cómo hacerlo más adelante en este artículo. Haga clic en la pestaña "Reglas de correo electrónico" si aún no está activo, y luego haga clic en el botón "Nueva regla".
En la primera pantalla del cuadro de diálogo Asistente de reglas, haga clic en "Aplicar regla en los mensajes que reciba" en la sección "Comenzar a partir de una regla en blanco".La opción se agrega al cuadro "Paso 2: Editar la descripción de la regla( haga clic en un valor subrayado)".No hay nada que editar para esta parte de la regla, por lo tanto, haga clic en el botón "Siguiente" para continuar.
La segunda pantalla en el cuadro de diálogo Asistente de reglas le permite seleccionar las condiciones para verificar cuando recibe correos electrónicos. Para que la respuesta fuera de la oficina se envíe durante un intervalo de fechas específico, marque la casilla "recibido en un intervalo de fechas específico" en el cuadro "Paso 1: Seleccionar condiciones".La condición se agrega al cuadro "Paso 2: Edite la descripción de la regla( haga clic en un valor subrayado)", como antes, pero esta vez, hay una parte de la descripción para editar. Para agregar un intervalo de fechas, haga clic en el enlace "en un intervalo de fechas específico" en el cuadro Paso 2.
En el cuadro de diálogo Fecha de recepción, marque la casilla "Después", haga clic en el menú desplegable y haga clic en la fecha después de la cual desea que se envíe la respuesta automática fuera de la oficina. Por ejemplo, si desea que su respuesta fuera de la oficina comience a enviarse el 8 de febrero, seleccione 7 de febrero para la fecha posterior.
Luego, marque la casilla "Antes", seleccione una fecha del menú desplegable de fecha a la derecha de la casilla de verificación Antes. La fecha que seleccione debe ser el día posterior a la fecha en que desea que la respuesta fuera de la oficina deje de enviarse. Por ejemplo, si desea que el 15 de febrero sea el último día en que se envíe su respuesta fuera de la oficina, seleccione 16 de febrero como fecha anterior.
Las fechas que seleccionó se agregan a la condición en el cuadro Paso 2.Haga clic en el botón "Siguiente" en el cuadro de diálogo Asistente de reglas para continuar.
En la tercera pantalla del cuadro de diálogo Asistente de reglas, usted elige qué desea hacer con los correos electrónicos entrantes durante el intervalo de fechas. Queremos responder a todos los correos electrónicos usando la plantilla que creamos en la primera sección, por lo que verificamos el cuadro "responder usando una plantilla específica" en el cuadro "Paso 1: Seleccionar acción( es)".Para seleccionar la plantilla que creamos, haga clic en el enlace "una plantilla específica" en el cuadro "Paso 2: Edite la descripción de la regla( haga clic en un valor subrayado)".
En el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta, seleccione "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" en el menú desplegable "Buscar en".
Seleccione la plantilla que creó( en nuestro caso, la plantilla "Respuesta fuera de la oficina") y haga clic en el botón "Abrir".
La ruta completa a la plantilla seleccionada se agrega a la acción seleccionada. Haga click en el siguiente botón para continuar.
En la cuarta pantalla del Asistente de reglas, puede seleccionar las excepciones que desee aplicar a la regla, como por ejemplo si desea excluir a ciertas personas o grupos( "excepto si provienen de personas o grupos públicos").No vamos a agregar ninguna excepción a nuestra regla, por lo tanto, haga clic en el botón "Siguiente" para continuar.
Introduzca un nombre para la regla en el cuadro "Paso 1: especifique un nombre para esta regla".La casilla "Activar esta regla" está marcada de manera predeterminada, por lo que la regla se activará automáticamente. No te preocupes, sin embargo. No se ejecutará hasta después de la fecha posterior especificada.
No queremos ejecutar la regla sobre los mensajes que ya están en nuestra bandeja de entrada, por lo tanto, deje la casilla "Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la bandeja de entrada" desmarcada. Si desea ejecutar esta regla en todas sus cuentas de correo electrónico en Outlook, marque la casilla "Crear esta regla en todas las cuentas".Haga clic en el botón "Finalizar".
La regla se agrega a la lista. Haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas.
Ahora, cuando alguien le envíe un correo electrónico durante la fecha especificada, recibirá automáticamente el mensaje en la plantilla de correo electrónico que haya creado.
A pesar de que el remitente recibe una respuesta automática diciendo que está fuera de la oficina, aún recibe su correo electrónico con un ícono que indica que se envió una respuesta automática. Sin embargo, puede sentirse justificado al ignorarlo hasta que regrese.
Una vez que ha pasado el rango de fechas en la regla, la regla no se aplicará a los correos electrónicos entrantes. Sin embargo, aún puedes desactivar la regla. Para hacerlo, abra de nuevo el cuadro de diálogo Reglas y alertas como se describe anteriormente y desmarque la casilla a la izquierda de la regla en la lista. Haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo.
Cuando usa esta regla para enviar una respuesta automática fuera de la oficina, la respuesta se envía una vez a cada remitente durante una sola sesión de Outlook. Una sesión es cuando abre Outlook hasta que sale de la aplicación. Esto evita que se envíen respuestas duplicadas al mismo remitente que le envía varios mensajes. Outlook rastrea quién recibió una respuesta automática durante cada sesión pero esta lista se restablece cuando sale de Outlook. Por lo tanto, deje Outlook abierto( no salga y vuelva a abrir) para que se ejecute la regla y se envíe la respuesta automática fuera de la oficina a todos los que le envíen correos electrónicos para que los remitentes no reciban múltiples respuestas fuera de la oficina.
