9Jul
Al tratar de administrar un negocio en estos días, es muy importante tener un Organigrama para mantener todo manejable. Aquí le mostraremos cómo crear uno en Visio 2010.
Este artículo de invitado fue escrito por nuestros amigos en Office 2010 Club .
Necesidad de organigramas
La necesidad de crear organigramas se está volviendo indispensable hoy en día, ya que las empresas comienzan a centrarse en la contratación extensiva de gran alcance, aumentar la productividad y apuntar a diversos mercados. Teniendo en cuenta este cambio riguroso, la creación de un organigrama puede ayudar a los interesados a comprender la estructura de la organización cada vez mayor &jerarquía con facilidad. Muestra la estructura básica de la organización junto con la definición de las relaciones entre los empleados que trabajan en diferentes departamentos.
Oportuno, Microsoft Visio 2010 ofrece una forma fácil de crear un organigrama. Como antes, las formas ortodoxas de enumerar la jerarquía de la organización se han utilizado para definir la estructura de los departamentos junto con la comunicación posible, incluida;comunicaciones horizontales y verticales. Para transformar estas listas, que definen la estructura de la organización, en un gráfico detallado, Visio 2010 incluye un complemento para importar hojas de cálculo de Excel, que resulta útil para extraer datos de la hoja de cálculo y crear un organigrama.
Es importante destacar que no necesita darse un capricho en la definición de las jerarquías de la organización y la estructura de tiza, ya que solo necesita especificar la columna &encabezados de fila, junto con los datos que necesita importar y creará automáticamente la definición de gráfico;jerarquías organizacionales con credenciales específicas de cada empleado, categorizadas en sus departamentos correspondientes.
Creación de gráficos de organización en Visio 2010
Para comenzar, hemos creado una hoja de cálculo de Excel con campos, Name, Supervisor, Designation, Department y Phone .El campo Nombre contiene el nombre de todos los empleados que trabajan en diferentes departamentos, mientras que el campo Supervisor contiene el nombre de los supervisores o los líderes del equipo. Este campo es vital para crear Organigrama, ya que define la estructura básica &jerarquía en el gráfico.
Ahora inicie Visio 2010, diríjase a la pestaña Ver, en el menú Complementos, desde Opciones de negocios, haga clic en el Asistente para organigramas.
Esto iniciará el Asistente de organigrama, en el primer paso, habilite la información que ya está almacenada en una opción de archivo o base de datos, y haga clic en Siguiente.
Al importar hojas de Excel, seleccione la segunda opción para importar hojas de cálculo de Excel.
Especifique la ruta del archivo de Excel y haga clic en Siguiente para continuar.
En este paso, debe especificar los campos que realmente definen la estructura de una organización. En nuestro caso, estos son Nombre y amp; Supervisor campos. Después de especificar los campos, haga clic en Siguiente para continuar.
Como organigrama es principalmente para mostrar la jerarquía de departamentos / empleados que trabajan en la organización junto con la forma en que están vinculados entre sí, y quién supervisa a quién. Teniendo esto en cuenta, en este paso dejaremos fuera el campo Supervisor, porque su inclusión no sería necesaria ya que Visio marca automáticamente la estructura básica definida en la hoja de Excel. Agregue el resto de los campos en Campos mostrados categoría y haga clic en Siguiente.
Ahora elija los campos que desea incluir en las formas del Organigrama y haga clic en Siguiente.
Este paso consiste en dividir el cuadro en varias páginas, si se trata de más de 100 empleados, es posible que desee especificar el número de páginas en las que se mostrará el organigrama. Pero en nuestro caso, estamos tratando con mucha menos cantidad de datos, por lo que habilitaremos . Quiero que el asistente rompa automáticamente mi organigrama en todas las páginas de la opción .Especifique el nombre que necesita para mostrar en la parte superior de la página. Si tiene menos de 20 jerarquías, ingrese el nombre del empleado mejor calificado en la organización y haga clic en Finalizar para finalizar el asistente.
Al instante creará un organigrama de una hoja de cálculo Excel especificada. El empleado mejor calificado se mostrará en la parte superior del organigrama, supervisando a varios empleados de diferentes departamentos. Como se muestra a continuación, sus subordinados inmediatos administran más a otros empleados, etc.
Para las personalizaciones avanzadas, diríjase a la pestaña Org Chart , aquí encontrará diferentes grupos para configurar la jerarquía de Org Chart y gestionar las posiciones de otros empleados. En Organizar grupo , las disposiciones de formas se pueden cambiar y proporciona una navegación fácil a través del gráfico. También puede cambiar el tipo de posición y ocultar subordinados del empleado seleccionado.
Desde el grupo Imagen , puede insertar una imagen de los empleados, departamentos, etc. Desde el grupo de sincronización, tiene la opción de crear una copia sincronizada y expandir los subordinados del empleado seleccionado. En el grupo de datos de la organización, puede cambiar todo el diseño del organigrama de Opciones de visualización , incluido;pantalla de forma, mostrar divisor, habilitar / deshabilitar campos importados, cambiar posición de bloque y colores de relleno, etc.
Si en algún punto del tiempo necesita insertar una nueva posición o anunciar una vacante, la galería de símbolos de Organización está siempre disponible en la barra lateral izquierda. Arrastre la forma de gráfico de organización deseada a la página principal del diagrama, para mantener la integridad de la estructura, es decir, para insertar subordinados para un empleado específico, arrastre la forma de posición sobre la casilla de forma de empleado existente.
Por ejemplo, hemos agregado un consultor en la organización, que está directamente bajo el CEO, por mantener esto, hemos arrastrado Consultant box y simplemente lo dejamos caer sobre el cuadro de CEO para hacer la posición subordinada inmediata.
Agregar detalles a la nueva posición es muy fácil, simplemente haga clic con el botón derecho en el cuadro de nueva posición y haga clic en Propiedades.
Esto abrirá el cuadro de diálogo Datos de forma, comenzará a completar toda la información relevante y hará clic en Aceptar.
Aquí puede ver que la posición recién creada se rellena fácilmente con toda la información especificada. Ahora expandir un Organigrama ya no requiere mantenimiento de listas largas. En la pestaña Diseño, también puedes probar diferentes diseños y amp;diseños sobre el organigrama para que se vea más extravagante y profesional.
Conclusión
Un organigrama es una excelente manera de mostrar jerarquías organizacionales detalladas;con credenciales definidas de empleados, estructura de departamentos, nuevas vacantes, empleados recientemente contratados, departamentos recientemente agregados y, lo que es más importante, muestra la forma más conveniente de interacción entre los diferentes departamentos &empleados, etc.