Principiante: cómo mantener, archivar y realizar una copia de seguridad de sus datos en Outlook 2013

Hoy estamos cubriendo las cosas aburridas de Outlook. Mantenimiento y seguridad, como en, mantenimiento y seguridad de su archivo de datos de Outlook 2013 - lleno de todos sus datos importantes - haciendo una copia de seguridad y archivándolo.

A partir de ahora, si ha estado usando Outlook para redactar y enviar correos electrónicos, y se ha tomado el tiempo de importar sus contactos de G-mail en su libreta de direcciones, o el hecho de que incluso está usando unaLibreta de direcciones de Outlook, significa que tiene una gran cantidad de datos que necesita protección.

De manera similar, probablemente también haya dedicado mucho tiempo y haya trabajado creando sus calendarios, agregando tareas y listas de tareas pendientes, y tal vez incluso tenga un montón de notas que desea guardar.

Todo esto se reduce a asegurarse de que al menos ocasionalmente copias de seguridad de tu archivo de datos porque, como cualquiera de nosotros puede dar fe, es bastante frustrante y deprimente perder todos tus datos y tener que empezar de nuevo.

Mail Control Panel

Para comenzar, echemos un vistazo rápido al panel de control de Mail en Windows.

Como muestra la imagen, tiene acceso a tres áreas clave de su configuración de Outlook. Dicho esto, al hacer clic en los botones "Cuentas de correo electrónico. .." o "Archivos de datos. .." se abrirá la misma ventana, en sus pestañas correspondientes.

En la siguiente captura de pantalla, vemos la pestaña Correo electrónico, que le permitirá realizar acciones en su( s) cuenta( s) de correo electrónico, como repararlas o cambiarlas. También puede ver dónde se almacenan los datos para cada cuenta.

Si desea afectar estos archivos de datos directamente, deberá hacer clic en la pestaña "Archivos de datos".Hay algunas cosas útiles que puedes hacer aquí.

Por ejemplo, puede hacer clic en el botón "Abrir ubicación de archivo" para ver dónde se encuentran sus archivos de datos. Esto es útil, porque querrá saber dónde están en caso de que necesite escanear y repararlos( se trata en la siguiente sección).

Hay otra característica interesante que puede usar desde la ventana Configuración de la cuenta. Si su( s) archivo( s) de datos se han vuelto enormes y están ocupando toneladas de espacio en disco( algunas personas recopilan gigabytes con gigabytes de correo electrónico antiguo), entonces puede comprimirlo.

Haga clic en el botón "Configuración" en la pestaña Archivos de datos y luego haga clic en "Compactar ahora" para reducir el tamaño de su archivo de datos de Outlook.

El panel de control de Mail es una manera confiable de mantener sus archivos de datos y perfiles, pero no es la única manera, y la aplicación de Outlook también le permitirá administrar sus buzones de correo. Le mostraremos estos controles justo después de que demostremos cómo reparar sus archivos de datos.

Ejecución de la herramienta de mantenimiento PST

Si no lo había notado, los datos de Outlook se almacenan en un archivo. PST o. OST, y la mayoría de las veces, no hay nada de malo en eso.

Desafortunadamente, a veces sus datos se corrompen, lo cual no es lo mismo que decir que es malo o irremediablemente más allá de la recuperación, solo necesita ejecutar la herramienta de reparación de la Bandeja de entrada incluida. La herramienta de reparación de la Bandeja de entrada o "ScanPST" escaneará y reparará su archivo de carpetas personales, validando y corrigiendo cualquier error al hacer una copia de seguridad de su archivo corrupto. PST o. OST en caso de que algo salga mal durante la recuperación.

La herramienta ScanPST se puede encontrar en la carpeta de instalación de Outlook, normalmente C: \ Archivos de programa \ Microsoft Office \ Office15.Cuando lo localice, haga doble clic en la utilidad ScanPST para iniciarlo.

Lo primero que debe hacer es buscar dónde se encuentran sus archivos. PST o. OST.En la siguiente captura de pantalla, verá dónde están ubicados en nuestra computadora. Elegimos uno y hacemos clic en "Abrir".

Si la herramienta ScanPST encuentra algún error, le informará tanto y se ofrecerá a repararlo. Haga clic en el botón apropiado para iniciar dicha reparación.

Una vez finalizado, la herramienta ScanPST le informará que su archivo de Outlook se ha reparado con éxito.

Puede cerrar la herramienta o repetir el proceso en cualquier otro archivo de datos según sea necesario.

archivando automáticamente sus datos

Concluyamos con información importante sobre cómo archivar y hacer una copia de seguridad de sus datos. Lo primero que queremos analizar son sus opciones de Autoarchivar. Para comenzar, haga clic en la pestaña "Archivo" en la cinta para que vea la siguiente pantalla.

Anote inmediatamente, puede elegir a qué cuenta desea asistir( si corresponde) haciendo clic en el menú desplegable que se encuentra sobre el botón Agregar cuenta.

Hagamos clic en el botón "Herramientas de limpieza" y luego seleccione "Limpieza del buzón" en las opciones. Debajo están las elecciones que verás. Todo aquí está dedicado a recortar la grasa de su bandeja de entrada y archivar mensajes antiguos.

Al hacer clic en el botón "Autoarchivar", significa que Outlook archivará automáticamente cualquier carpeta de correo que se haya configurado como tal. Para establecer sus opciones de autoarchivo, debe hacer clic derecho en una carpeta de correo y seleccionar la pestaña "Autoarchivar".

Aquí vemos una típica ventana de propiedades de la carpeta de correo. La pestaña Autoarchivar le permitirá ajustar cómo se autoarchiva la carpeta. Tenga en cuenta que en esta captura de pantalla, tenemos la carpeta configurada para Autoarchivar según su propio cronograma y acciones.

También puede asignar la carpeta al autoarchivo de acuerdo con la configuración autoarchiva predeterminada general de Outlook. Si configura la carpeta con la configuración predeterminada y luego hace clic en "Configuración de archivo predeterminada. ..", verá el siguiente cuadro de diálogo( porque son "predeterminados", los cambios que establezca aquí se aplicarán a todas las carpetas configuradas para autoarchivo predeterminado).

No olvide, también puede encontrar estas configuraciones abriendo las Opciones y haciendo clic en el encabezado "Avanzado".

Pasemos ahora a archivar manualmente sus datos.

Archivado manual de sus datos

Simplemente, si no desea usar el autoarchivo, o si desea facilitar un procedimiento de archivo por su cuenta, regrese a las Herramientas de limpieza que se encuentran en la pantalla Información de cuenta, y haga clic y elija "Archivar" paraabra el siguiente cuadro de diálogo.

Es bastante fácil, simplemente desea elegir la carpeta que desea archivar, seleccionar la fecha para sus elementos de archivo y luego elegir una carpeta donde desea que se guarde su archivo. Eso es todo, ¡listo!

Copia de seguridad y restauración de su archivo de datos de Outlook

Copia de seguridad de los archivos de datos de Outlook es tan fácil como copiar sus archivos. OST o. PST en otro disco duro, servidor de nube, memoria USB u otro medio de almacenamiento.¿Recuerdas cómo ubicar tus archivos de datos?

Abra el panel de control de Correo y haga clic en el botón "Archivos de datos".Haga clic en "Abrir ubicación de archivo. .." y podrá hacer una copia de seguridad de sus archivos de datos.

En una nota lateral, podría reubicar permanentemente sus archivos de datos a una ubicación en la nube, como una carpeta OneDrive o Dropbox, asegurando así que sus datos de Outlook siempre estén respaldados técnicamente.

Para restaurar el archivo de datos respaldado, regresemos a la pestaña Archivo y seleccione "Abrir archivo de datos de Outlook".

En la siguiente captura de pantalla, el Explorador de archivos se abre automáticamente en nuestros archivos, pero puede navegar hasta donde estén sus archivos de datosEstán localizados.

Seleccione el archivo que desea y haga clic en "Abrir" para que pueda acceder a los datos guardados en el archivo. Una vez restaurado, podrá navegar y ver elementos como lo haría normalmente.

Si ya no necesita acceder al archivo de datos respaldado, puede hacer clic derecho en la carpeta superior y seleccionar la opción cerrar.

Copia de seguridad y restauración de archivos de datos es en gran medida una actividad manual, pero si configura sus carpetas para autoarchivar con frecuencia, y están archivados en una ubicación como una carpeta en la nube, entonces tiene un poco de seguridad allí.

Sin embargo, la mejor manera de asegurarse de no perder datos es hacer una copia de seguridad rutinaria de sus archivos de datos.¿Tienes algo que quieras agregar? Por favor, háganos saber en nuestro foro de discusión. Como siempre, esperamos sus comentarios.