2Aug
Si usted es una de esas personas que tiene una pizarra o un bloc de notas con una lista de cosas por hacer en constante evolución, o su escritorio y monitores están adornados con Post-its ® que le recuerda eventos importantes, entonces este es el artículo paratú.
Outlook le permitirá hacer listas de tareas que consisten en tareas, en las que puede hacer todo tipo de cosas, como establecer fechas de vencimiento, recordatorios, categorías y más. El objetivo es crear un tipo de lista de tareas más activa con la que pueda interactuar y que lo mantenga honesto.
Trabajar en la vista de tareas
Hemos estado discutiendo las diversas complejidades de Outlook 2013 recientemente, por lo que si es nuevo en ella, le recomendamos que lea nuestra introducción.
De lo contrario, abra Outlook hasta la vista Tareas y eche un vistazo. A primera vista, notarás que está bastante vacío y estéril. Eso es porque todavía tenemos que llenarlo con la multitud de cosas que necesitamos hacer y los mandados para ejecutar.
Repasemos y le mostraremos cómo usar Tasks como un profesional y organizar su vida con Outlook. Con un poco de tiempo y trabajo, tendrá un conjunto completo de tareas, que puede configurar para recordarle cuándo vencen, ¡o incluso puede asignarlas a otra persona!
Agregar tareas
Para empezar, querrá agregar tareas. Notarás que está el panel de carpetas familiar en el lado izquierdo. Puede agregar nuevas carpetas a esta vista, de manera efectiva luego organizando sus tareas en categorías. Incluso puede crear un nuevo grupo de carpetas para que pueda volver a separar sus tareas entre su vida profesional y personal, si es necesario.
Para comenzar, observará que hay un grupo de carpetas de tareas que llama a Mis tareas y dos carpetas de tareas secundarias: Lista de tareas pendientes y Tareas. Si hacemos clic derecho en la carpeta superior, podemos crear un "Nuevo grupo de carpetas" que denominaremos Tareas de trabajo.
Puede agregar una tarea rápida haciendo clic en "Haga clic aquí para agregar una nueva tarea" o puede hacer clic en "Tarea nueva" en la cinta Inicio. Consulte la siguiente tarea sin título, a la que puede aplicar una serie de opciones, mostrar la Tarea, sus Detalles, así como también administrarla.
Llenemos un poco nuestra tarea con algunos detalles básicos y luego haga clic en "Guardar y amp;Cerrar ". Puede elegir la fecha de inicio, la fecha de finalización( si corresponde), el estado, la prioridad y el porcentaje de finalización. También puede marcar el recuadro de "Recordatorio" y hacer que Outlook le avise cuándo vence su tarea.
Visualización, modificación y actualización de tareas
Después de crear algunas tareas, podemos verlas enumeradas en nuestra vista Tareas. Puede hacer algunas modificaciones básicas aquí, como cambiar la fecha de vencimiento o asignar una categoría, pero si realmente desea ver y editar, debe hacer doble clic para abrirlo.
Aquí está nuestra tarea una vez más. Podemos hacer cambios, como el estado o la prioridad, o podemos hacer clic en el botón "Detalles".
Si hay otros detalles asociados con la tarea, puede completarlos aquí.Si bien esto puede no ser pertinente para la mayoría de las personas, si se trata de contratistas o consultores independientes, este es un gran lugar para realizar un seguimiento de cuánto le están costando aproximadamente.
Hay algunas otras cosas que podemos mencionar antes de pasar a recurrencias. Mientras está husmeando en la interfaz de la tarea, tómese un momento para observar que puede eliminar o reenviar la tarea si decide que no vale la pena seguirla, o si necesita información de otra persona, respectivamente.
También puede administrar la tarea, como marcarla completa, asignarla y enviar un informe de estado. Hablaremos más sobre eso en breve. Por ahora, veamos brevemente cómo configurar tareas recurrentes.
Trabajar con tareas recurrentes
Crear una tarea recurrente es lo mismo que crear una cita recurrente o una reunión recurrente. El cuadro de diálogo que ve cuando hace clic en el botón "Recurrencia" probablemente se vea bastante familiar.
Así que aquí está nuestra tarea de "hablar sobre cosas de trabajo", que se repite todas las semanas del miércoles, sin final a la vista. Tenga en cuenta también que, incluso si no completa la tarea para el momento en que la tarea se repita, aún se generará otra.
Puede anular esto seleccionando la opción "regenerar nueva tarea", que en lugar de recurrir automáticamente el día x, no regenerará la tarea hasta que la actual esté marcada como completa.
Asignación de una tarea a alguien
¡Tenemos toda nuestra tarea de "hablar sobre el trabajo!", ¡Ahora solo tenemos que empeñarla con otra persona! Haga clic en el botón "Asignar tarea" en la sección Administrar tarea de la cinta de opciones.
Esto abrirá la tarea como un correo electrónico, que luego puede dirigir a los demás. En este caso, vamos a asignar la tarea para hablar sobre el trabajo a otra persona, por lo que se lo enviaremos por correo electrónico.
Si desea escribir la dirección en el campo "Para", puede, o puede extraer el nombre de la suerte de su libreta de direcciones.¿No tienes una libreta de direcciones configurada? Lea sobre cómo crear y administrar contactos, incluyendo cómo importar sus contactos desde Gmail directamente en Outlook.
Ese destinatario recibirá un correo electrónico con la opción de "Aceptar" o "Rechazar". No queremos que el jefe se moleste, así que simplemente aceptaremos la tarea. Además, hablar de cosas de trabajo nunca es una mala idea.
Finalmente, si los poderes futuros quieren saber el progreso( o la falta de eso) en su tarea actualmente asignada. Puede enviarles un informe de estado.
En general, es más probable que el usuario hogareño promedio de Outlook use las tareas como un medio para realizar diligencias o hacer las tareas en casa, pero es útil conocer todo el rango de sus habilidades para hacer tareas. Pasemos ahora al resto de la cinta Inicio y hablemos sobre lo que puede hacer para administrar la tarea desde allí.
Administración de tareas y clasificación por vista
Durante el transcurso de su semana, algunas tareas se realizarán y otras no. Los que completes, puedes marcarlos como completos y olvidarte. Pero los que no llegues necesitarán ser gestionados de alguna manera o tendrás una lista cada vez mayor de tareas explotadas.
Hay algunas maneras de administrarlos. Miremos esa área de la cinta de opciones y luego le mostraremos cómo aprovechar al máximo estas herramientas.
Al hacer clic en el botón "Eliminar de la lista", se marcará como completo y se eliminará de la lista. Si Outlook encuentra un problema, como si la tarea es recurrente o está incompleta, le preguntará qué desea hacer al respecto.
También puede trabajar directamente con las tareas que ve en su lista de tareas. Mira la siguiente captura de pantalla para más detalles. Verá que puede simplemente hacer clic en el icono de la bandera para marcarlo como completo, o puede hacer clic con el botón derecho para ver sus opciones de seguimiento.
Vemos aquí en la siguiente captura de pantalla, que nuestra tarea "sentarse a mirar fútbol con los pies en alto" vence mañana, pero también la hemos marcado para el seguimiento la próxima semana también. La creación de una tarea de seguimiento básicamente la duplica para el tiempo que más le convenga para posiblemente completarla. En este caso, podríamos marcar la tarea de mañana como completa o eliminarla, pero esa tarea duplicada aún debería ser entregada la semana próxima.
Tenga en cuenta que puede realizar tareas de seguimiento desde uno de los cinco intervalos preestablecidos, o puede crear un seguimiento personalizado.
Finalmente, cambiar su vista puede ayudar a cortar a través de un gran conjunto de tareas. Si no se muestra en la cinta de opciones, puede hacer clic en el botón "Cambiar vista" y verá estas opciones.
Esto es lo que podría parecer una simple lista. La vista no discrimina entre estados de finalización o categorías, o cualquier otra cosa. Simplemente presenta todas sus tareas pasadas, presentes y futuras en una vista simple.
Por otro lado, si clasificamos nuestra vista por tareas activas, vemos que las cosas se reducen mucho para nosotros.
¡Recuerde siempre cambiar su vista de tareas para que pueda ordenarlas u ocultarlas rápidamente para obtener el máximo potencial de productividad!
Opciones de tareas
Por último, vamos a familiarizarnos o volver a familiarizarnos con las opciones de tareas. Las opciones de tareas le permitirán cambiar la configuración y modificar su comportamiento y apariencia. Puede acceder a ellos desde el menú Archivo, haciendo clic en "Opciones - & gt;Tareas. "
Puede establecer opciones para recordatorios en tareas con fechas de vencimiento, colores de tareas vencidas y completadas, horas de trabajo y otros ajustes simples. Entonces, si desea que las tareas vencidas sean de color azul brillante o si desea recordatorios predeterminados al final del día en lugar de comenzar, puede hacer los cambios aquí.
Como puede ver, Outlook se revela como una aplicación muy completa, ¡y aún no hemos hablado todavía sobre el calendario y las notas! Esperamos que pueda usar Tareas para acelerar las habilidades de su organización un par de niveles. Son realmente fáciles de configurar y asignar, y es bueno tener esos recordatorios y observar todo lo que se encuentra en su lista que se verifica lentamente.
Mientras tanto, estamos interesados en saber de usted.¿Tiene alguna pregunta o comentario que le gustaría dejar con nosotros? Visita nuestro foro de discusión y dispara.