5Aug
Este artículo invitado fue escrito por Askar, el geek detrás del sitio de tecnología DemoGeek.
Si trabaja en un equipo o cuando trata con sus clientes, es posible que desee asegurarse de distribuir sus documentos de la manera correcta para que la información del documento llegue a la audiencia correcta y se respete la confidencialidad de la información.
Word 2007 tiene una función con la que puede preparar formalmente su documento de Word para su distribución adecuada a un grupo de personas o incluso a cualquier persona con cierto factor de credibilidad.
Preparación
Inicie Word 2007 y cree el documento de la forma que desee.
Una vez que esté satisfecho con el documento y esté listo para distribuirlo, haga una pausa por un momento antes de presionar la aplicación de correo electrónico y siga estos sencillos pasos para que el documento esté listo para su distribución. Tenga en cuenta que estos pasos están aislados y que eso significa que puede elegir los pasos que desea seguir.
Haga clic en Office Button y haga clic en la opción de menú " Prepare ".Hay 7 opciones diferentes que debería poder ver. Explicaré cada una de esas opciones para que pueda escoger y elegir la combinación correcta de opciones para sus requisitos de distribución.
Propiedades del documento
La primera en la lista es la opción " Properties ' con la que puede ingresar información de metadatos sobre el documento.
Puede ingresar el nombre del autor del documento, título, tema, palabras clave, categoría, estado y comentarios.
Algunos de estos se pueden ver a través del archivo & gt; & gt; Propiedades Diálogo .
Tenga en cuenta que una vez que finalice el documento, no podrá ver estas propiedades, pero hasta entonces podrá asociar propiedades con su documento para que otros puedan tener una idea del documento antes de abrirlo.
Inspeccionar documento
La segunda opción en la lista es la opción " Examinar documento ".Como parte de la preparación para distribuir su documento, puede inspeccionar el documento en busca de comentarios, revisiones, marcas de revisión, anotación de tinta. Puede inspeccionar los metadatos ocultos o cualquier información personal que se haya guardado con el documento. Puede inspeccionar cualquier dato XML personalizado que se haya almacenado con el documento. También puede inspeccionar cualquier información en los encabezados, pies de página y cualquier marca de agua. Finalmente, también puede inspeccionar si hay textos ocultos en el documento.
Elija las opciones de inspección que quería asegurarse antes de distribuir el documento y cuando presione el botón " Inspeccionar " Word inspeccionará el documento y le notificará sobre cualquier elemento que encuentre en su inspección.
Los elementos que necesitan su atención se marcarán con un signo de exclamación y puede elegir volver a inspeccionar si lo desea.
Encrypt Document
El tercero en la lista es la opción " Encrypt Document ".Elija esta opción si desea que el documento solo sea visto por ciertas personas de su confianza. Le permite encriptar el documento con una contraseña de su elección y los usuarios tienen que ingresar esta contraseña para ver el documento.
Elija una contraseña que pueda distribuir al grupo. Mi consejo es que no elijas una contraseña que utilizas personalmente, sino una contraseña que nadie puede usar para rastrear tus cuentas en línea o cuentas confidenciales que usas personalmente.
Confirme la contraseña una vez más. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y asegúrese de conservar / recordar la contraseña, ya que no hay manera de recuperarla si la olvida y no hay forma de abrirla si olvida la contraseña.
Una vez encriptado, debería poder ver que la opción de menú tiene un pequeño color de fondo para indicar que este documento está encriptado.
Cuando las personas de su grupo de distribución intenten abrir un documento cifrado, se les pedirá que ingresen una contraseña.
Sin una contraseña, no podrán abrir el documento en absoluto.
Restringir permiso
Cuarto en la lista es la opción " Restringir permiso ".Puede usar la opción "Restringir permiso" para restringir lo que las personas pueden hacer con el documento. Si el documento es confidencial, puede usar "Restringir permisos" para restringir la edición, copia e impresión del documento.
Restrict Permission usa el cliente de Windows Rights Management para implementar las restricciones.
Es posible que se le pida que instale la herramienta de Windows Rights Management .No se preocupe, siga adelante e instálelo, es de la fuente confiable. Una vez instalado, debe poder configurar lo que las personas pueden hacer con el documento.
Agregue una firma digital
Quinto en la lista es la opción " Agregar una firma digital ".Las firmas digitales garantizan la integridad del documento. Piense en las firmas digitales como una firma en papel, pero hechas electrónicamente por conveniencia. Cuando un documento tiene firma digital, significa la integridad y confianza del documento. Esto sería útil si está distribuyendo el documento a un gran grupo de público.
Haga clic en la opción " Agregar una firma digital " y Word le solicitará el cuadro de diálogo anterior para buscar proveedores de firma digital en Office Marketplace.
En su Office Online Marketplace, debería poder encontrar un proveedor de firma digital que pueda usar para firmar el documento.
Ejecute el verificador de compatibilidad
Pasemos primero a la última opción " Ejecutar comprobador de compatibilidad ".Si ha utilizado funciones específicas de Word 2007 y sospecha que su audiencia podría estar usando versiones anteriores de Word, entonces puede ejecutar el Comprobador de compatibilidad para asegurarse de que su documento pueda ser leído por todo el público.
Word 2007 ejecutará un conjunto de comprobaciones de compatibilidad predefinidas y, si encuentra algún problema de compatibilidad, las mostrará en el cuadro de diálogo anterior, de lo contrario, es bueno pasar al último paso antes de distribuir el documento.
Marcar como
final Este debería ser el último paso que quería seguir antes de distribuir el documento al grupo. Como el nombre indica, esta acción marcará el documento como todo listo para la distribución.
Como esto realiza cambios significativos en el documento, se le pedirá que se asegure de que desea marcar el documento como definitivo.
Una vez que un documento está marcado como Final, el documento no puede editarse y se eliminarán las lecturas de prueba, comentarios, etc.
Los documentos finalizados obtienen un nuevo icono en la barra de estado que se parece más a un sello de goma en un papel.
Obtener un documento preparado para su distribución puede ayudarlo a evitar ciertos errores obvios que comete al distribuir un documento a un grupo grande de personas. No tienes que seguir todos los pasos;más bien puedes escoger y elegir cuál quieres / prefieres. Word 2007 es lo suficientemente flexible como para hacer lo que le pide que haga al preparar un documento para su distribución.
Espero que esto le resulte útil y espero que aproveche la capacidad de Word 2007 para finalizar un documento de manera adecuada antes de la distribución. Si tiene alguna pregunta o comentario, por favor avíseme en los comentarios.